Zeiterfassung für Agenturen 2026: 8 Tools für abrechenbare Stunden im Vergleich

Fastlancer Team · Aktualisiert: 6. Aug. 2026

Zeit ist in Agenturen die wichtigste Ressource — und ohne saubere Erfassung fehlt die Basis für Abrechnung, Profitabilität und Kapazitätsplanung. Dieser Vergleich nimmt die 8 wichtigsten Zeiterfassungs-Tools für Agenturen unter die Lupe — von DACH-Spezialisten wie clockodo, mite und ZEP bis zu internationalen Klassikern wie Toggl Track und Harvest.

Schnellempfehlung

Bester DACH-Klassiker mit DATEV: clockodo — Soll-Ist-Vergleich, native DATEV-Schnittstelle, Mitarbeiter-Stundenabrechnung. Ab ca. 7 €/Nutzer/Monat.
Bestes minimalistisches DE-Tool: mite — schlank, einfach, in Minuten eingerichtet. 5 €/Nutzer/Monat ohne Tarifstaffel.
Beste Zeiterfassung mit Projekt-Controlling: moco — Zeit + Projekte + Profitabilität + Rechnungen. Ab 15 €/Nutzer/Monat.
Bestes modulares System mit nativer DATEV-Anbindung: ZEP — Projektzeiterfassung mit Ressourcenplanung, Soll-Ist-Vergleich und DATEV-Schnittstellen (Rechnungs- und Belegdaten, Lohn & Gehalt, Lodas). Ab 7 €/Nutzer/Monat.
Beste PM-Integrierte Zeiterfassung: awork — modernes PM mit nativer Zeit + Kapazitätsplanung. Ab 5 €/Nutzer/Monat.
Bester internationaler Klassiker: Toggl Track — Free Forever bis 5 Nutzer, breite Integrationen. Ab $9/Nutzer/Monat im Bezahltarif.
Bestes Tool für Anwesenheits-Tracking + Schichten: Papershift — Workforce-Management mit Pause, Urlaub, Überstunden. Ab 3 €/Nutzer/Monat.

Alle Zeiterfassungs-Tools im Überblick

Projekt-Zeit oder Anwesenheits-Zeit — was brauchst du?

Projekt-Zeiterfassung (clockodo, mite, moco, awork, Toggl, Harvest) zielt auf abrechenbare Stunden pro Projekt und Kunde — die Basis für Rechnungen und Profitabilität. Anwesenheits-Zeiterfassung (Papershift, Timebutler) erfüllt die gesetzliche Aufzeichnungspflicht mit Kommen/Gehen, Pausen, Urlaub. Viele Agenturen brauchen beides — Projekt-Zeit für Abrechnung, Anwesenheits-Zeit für Compliance. Manche Tools wie moco oder Papershift decken beide Welten ab; andere fokussieren auf eine Seite. Für Teams jenseits des Agentur-Alltags — Handwerk, Praxis, klassisches KMU — haben wir einen eigenen KMU-Zeiterfassungs-Vergleich.

Worauf kommt es bei Zeiterfassung für Agenturen an?

Schnelles Eintragen: Stunden müssen in unter 30 Sekunden gebucht sein — sonst wird sie keiner pflegen. Timer-Funktion und Bulk-Eintrag am Wochenende sind Pflicht.
Projekt- und Kundenstruktur: Zeit gegen Projekt → Kunde → Phase buchen, idealerweise mit abrechenbar/nicht-abrechenbar-Toggle.
Soll-Ist-Vergleich: Wie viele Stunden hat das Projekt verkauft, wie viele wurden bereits gebucht, wo stehen wir vs. Plan?
Mitarbeiter-Reports: Auslastung pro Person, Über-/Unterstunden, abrechenbare Quote — Daten, die Agentur-Steuerung ermöglichen.
Rechnungs-Anbindung: Stunden direkt in Rechnungen umwandeln (entweder im selben Tool oder via Export an Lexware Office, sevdesk).
DATEV-Schnittstelle: Für Agenturen mit Steuerberater oder Lohnbuchhaltung im Haus — direkter Export in DATEV-konforme Formate spart Wochen pro Jahr.
Mobile App: Wer auch unterwegs Stunden tracken will (Außeneinsätze, Workshops), braucht eine ordentliche iOS- und Android-App.
DSGVO-Konformität: EU- oder DACH-Hosting für Mitarbeiter-Daten. Bei internationalen Tools mindestens valider AVV.

Vergleichstabelle: Zeiterfassung für Agenturen auf einen Blick

Tool	Preis ab	Free / Test	Projekt-Zeit	Soll-Ist	DATEV	Rechnungen	EU-Hosting
clockodo	~7 €/User	14 Tage	✓	✓	✓ nativ	–	DE
mite	5 €/User	30 Tage	✓	basic	Export	–	DE
moco	15 €/User	30 Tage	✓	✓ stark	✓ nativ	✓	CH
ZEP	7 €/User*	14 Tage	✓	✓	✓ nativ*	ab Professional	DE
awork	5 €/User	Unbegrenzt	✓	✓ Std+	Export	–	DE
Toggl Track	$9/User	✓ Free (5)	✓	Premium	–	–	EU AVV
Harvest	$12/User	✓ Free (1)	✓	✓	–	✓	EU AVV
Papershift	3 €/User	14 Tage	basic	–	✓ Lohn	–	DE

Legende: ✓ = vollständig vorhanden, basic = Grundfunktionen, Premium/Std+ = ab dem genannten Plan, Export = nur CSV-Export, kein direkter DATEV-Anschluss, AVV = Auftragsverarbeitungsvertrag verfügbar, – = nicht vorhanden. Preise jährliche Abrechnung. * ZEP nach Produktlinie gestaffelt: Compact ab 7 €/Nutzer/Monat mit Projektzeiterfassung und Projektcontrolling, Professional ab 18 € zusätzlich mit Angebots- und Rechnungswesen; native DATEV-Schnittstellen (Rechnungsdaten, Belegdaten, Lohn & Gehalt, Lodas) zubuchbar. Stand: August 2026. Maßgeblich ist die jeweilige Anbieter-Seite.

clockodo

Am besten für: DACH-Agenturen mit DATEV-Schnittstelle und Bedarf an Soll-Ist-Vergleich

clockodo (made in Aachen) ist der klassische DACH-Standard für Agentur-Zeiterfassung — und einer der wenigen Anbieter mit echter, ausgereifter DATEV-Integration. Stunden, Projekte, Mitarbeiter-Stunden, Pausen — alles direkt in DATEV-konforme Formate exportierbar. Drei Pläne: Solo ab ca. 7 €/Nutzer/Monat, Team mit Projektzeiterfassung ab ca. 9 €, Enterprise ca. 13 € (alle Preise jährlich). 14 Tage Test ohne Kreditkarte. Stark: Soll-Ist-Vergleich auf Projekt- und Mitarbeiterebene, Reports für Lohnbuchhaltung, App für Außendienst. Schwäche: keine integrierte Rechnungsstellung — du brauchst Lexware Office oder sevdesk daneben.

Stimmen aus dem Netz: „Bester DACH-Standard für Zeiterfassung mit DATEV-Anbindung. Einrichtung in 30 Minuten” (OMR Reviews). Die Reporting-Tiefe und der Support werden besonders gelobt. Kritik: Oberfläche wirkt etwas altbacken.

clockodo ausprobieren

mite

Am besten für: Kleine Agenturen, die ein minimalistisches, schnell adoptierbares Tool wollen

mite ist seit Jahren der minimalistische Klassiker im deutschen Markt — pauschaler Preis von 5 €/Nutzer/Monat, keine verwirrenden Tarifstufen, Einrichtung in 10 Minuten. Stunden auf Projekte buchen, abrechenbar/nicht-abrechenbar markieren, Reports exportieren — das war's. Genau diese Schlankheit ist die Stärke: das Team adoptiert es ohne Schulung, weil es nichts zu lernen gibt. Schwäche: keine Mitarbeiter-Lohnbuchhaltung, keine native DATEV-Integration (nur CSV-Export), eingeschränkte Reports. Für Agenturen über 15 Mitarbeitende und komplexere Workflows wird clockodo oder moco zur besseren Wahl.

Stimmen aus dem Netz: „Das einzige Zeiterfassungs-Tool, das mein ganzes Team wirklich pflegt — weil es einfach funktioniert” (Trustpilot). Schlankheit und Transparenz beim Preis werden gelobt. Kritik: zu wenig Funktionsumfang für wachsende Agenturen.

mite ausprobieren

moco

Am besten für: Agenturen, die Zeiterfassung mit Projekt-Profitabilität und Rechnungen kombinieren wollen

moco (Swiss made) ist mehr als nur Zeiterfassung — es ist eine komplette Agentursoftware mit Zeit, Projekten, Rechnungen, Lead-Management und Ressourcenplanung. Wenn Zeiterfassung also nur ein Baustein in einem größeren Workflow ist, ist moco oft die effizientere Wahl als clockodo + separates Rechnungstool. Pricing: Core 15 €/Nutzer/Monat, Pro 21 € (ab 25 Nutzern), Unlimited 24 €. 30 Tage Test. Native DATEV-Integration, Soll-Ist-Vergleich auf Projektebene, Rechnungen direkt aus erfassten Stunden generieren. Schwäche: für reine Zeiterfassung ist moco überdimensioniert und teurer als spezialisierte Tools.

Stimmen aus dem Netz: „Bestes Tool im DACH-Raum, wenn Zeit nur ein Teil des Agentur-Workflows ist” (Capterra). Die Integration zwischen Zeit, Projekt und Rechnung wird besonders gelobt. Kritik: Lernkurve am Anfang, viele Module gleichzeitig zu konfigurieren.

moco ausprobieren

ZEP

ZEP – Projektzeiterfassung mit Ressourcenplanung und Controlling Screenshot — ZEP verbindet Projektzeiterfassung mit Ressourcenplanung, Soll-Ist-Vergleich und nativen DATEV-Schnittstellen (Bild: zep.de)

Am besten für: Agenturen mit Beratungsgeschäft, die Auslastung und Projektmarge steuern und modular mitwachsen wollen

ZEP (made in Baden-Württemberg) wird nach Anbieterangaben von über 3.000 Unternehmen im DACH-Raum genutzt und ist modular aufgebaut. Für Agenturen ist ZEP Compact ab 7 €/Nutzer/Monat der Einstieg: Projektzeiterfassung auf Kunden, Projekte und Tätigkeiten, dazu Ressourcenplanung und Projektcontrolling mit Soll-Ist-Vergleich auf Projekt- und Personenebene. ZEP Professional ab 18 € ergänzt Angebots- und Rechnungswesen zur Professional Services Automation. 14 Tage Test ohne Kreditkarte. Stark: Auslastungs- und Margensteuerung, Schnittstellen zu DATEV, Personio, Jira und Linear, Hosting und Entwicklung in Deutschland, ISO 27001. Schwäche: Abwesenheiten, Reisekosten, Zuschläge und die DATEV-Anbindung sind zubuchbar statt inklusive — und für rein kreatives Aufgabenmanagement ohne Controlling-Bedarf ist ZEP überdimensioniert.

Stimmen aus dem Netz: „Ich sehe auf einen Blick, wie viele Stunden schon erfasst wurden und wie viel Budget noch übrig ist” (OMR Reviews, 675 Bewertungen). Budgetkontrolle pro Kunde und der Support werden besonders gelobt. Kritik: Software komplex, Untermenüs brauchen Einarbeitung.

ZEP ausprobieren

awork

Am besten für: Agenturen mit PM-Fokus, die Zeiterfassung als Teil des Projekt-Workflows haben wollen

awork (made in Hamburg) ist primär Projektmanagement, aber mit nativer Zeiterfassung in jedem Plan integriert. Wer ohnehin awork für Projekte nutzt, hat Zeiterfassung quasi geschenkt. Pricing: Basic 5 €/Nutzer/Monat (1-5 Nutzer), Standard 12 € (bis 20), Professional 22 € (bis 100). ISO-27001-zertifizierte Microsoft-Server in Deutschland. Stark: Zeit direkt auf Aufgaben buchen, Kapazitätsplanung mit Auslastungs-View ab Standard. Schwäche: keine DATEV-Integration (CSV-Export), keine Mitarbeiter-Lohnbuchhaltung, Reports weniger tief als bei clockodo.

Stimmen aus dem Netz: „Wir haben clockodo durch awork ersetzt, weil PM und Zeit jetzt in einem Tool sind” (G2). Die Integration zwischen Aufgaben und Zeit wird gelobt. Kritik: für reine Zeiterfassung allein zu überdimensioniert.

awork ausprobieren

Toggl Track

Am besten für: Agenturen mit internationalem Team und Schwerpunkt auf simpler, schneller Zeit-Erfassung

Toggl Track ist der internationale Klassiker für Solo-Freelancer und kleine Teams. Free Forever-Tarif für bis zu 5 Nutzer mit unbegrenzten Projekten und Reports — einer der großzügigsten Free-Tarife im Vergleich. Bezahlte Pläne: Starter $9/Nutzer/Monat, Premium $18 (mit Projekt-Budgets, Soll-Ist, Mitarbeiter-Stundensätzen), Enterprise Custom. Breiteste Integrationen (Slack, Asana, Jira, Trello, GitHub etc.). Schwäche: keine DATEV-Schnittstelle, keine native Rechnungsstellung, EU-Hosting nur via Standard-AVV, nicht explizit. Für deutsche Agenturen mit Steuerberater-Anbindung sind clockodo oder moco oft die bessere Wahl.

Stimmen aus dem Netz: „Beste Free-Tier am Markt, schnellste Adoption im Team. Verlässlich” (Capterra). Die Schlichtheit und Integrationen werden gelobt. Kritik: Reports tief, aber DACH-spezifische Compliance fehlt.

Toggl Track ausprobieren

Harvest

Am besten für: Agenturen mit US-/UK-Kunden, die Zeiterfassung und Rechnungen in einem Tool wollen

Harvest ist seit über 15 Jahren US-Marktführer für Zeiterfassung mit integrierter Rechnungsstellung. Free-Tarif für 1 Nutzer und 2 Projekte, danach Pro $12/Nutzer/Monat (im 11/9-Plan günstiger bei Jahresabo). 30 Tage Test. Stark: Stunden direkt in Rechnungen umwandeln, Online-Bezahlung via Stripe oder PayPal, ausgereifte Reports mit Projekt-Budgets, breite Integrationen (Asana, Trello, GitHub, Slack). Schwäche: keine DATEV-Schnittstelle, US-fokussierte Rechnungs-Templates, keine EU-Hosting-Garantie unter Enterprise. Für DACH-Agenturen mit deutschen Kunden ist Lexware Office oder sevdesk plus clockodo meist sinnvoller.

Stimmen aus dem Netz: „Beste Kombi aus Zeit und Rechnung für internationale Beratungs-Agenturen” (G2). Die Workflow-Effizienz wird gelobt. Kritik: weniger DACH-tauglich, fehlende deutsche Rechnungs-Pflichtangaben.

Harvest ausprobieren

Papershift

Am besten für: Agenturen mit Mitarbeitenden, die gesetzliche Anwesenheitsaufzeichnung + Schicht-Planung brauchen

Papershift (made in Karlsruhe) ist kein Projekt-Zeiterfassungs-Tool, sondern Workforce-Management — Arbeitszeit-Erfassung mit Pausen, Schicht-Planung, Urlaubsverwaltung, Überstunden. Genau das brauchen Agenturen mit Mitarbeitenden, um die gesetzliche Aufzeichnungspflicht (BAG-Urteil 2022) zu erfüllen. Pricing: Modular ab 3 €/Nutzer/Monat (Basis: Zeiterfassung), Module für Schichtplanung, Urlaubsplanung, Lohn-Vorbereitung einzeln dazubuchbar. 14 Tage Test. DATEV-Anbindung für Lohnbuchhaltung. DACH-Hosting. Schwäche: keine Projekt-Zeit-Komponente (Soll-Ist auf Projekt-Ebene fehlt), daher meist als Ergänzung zu clockodo oder moco — nicht als Ersatz.

Stimmen aus dem Netz: „Beste Lösung für rechtssichere Anwesenheitsaufzeichnung mit Schicht-Planung” (OMR Reviews). Die Compliance-Sicherheit und der modulare Ausbau werden gelobt. Kritik: für reine Projekt-Zeiterfassung ungeeignet.

Papershift ausprobieren

Fazit & Empfehlung

Für die meisten DACH-Agenturen ist clockodo der sichere Standard — niedriger Einstieg, DATEV-Integration, Soll-Ist-Vergleich. mite passt für sehr kleine Teams mit Schwerpunkt auf Einfachheit. moco lohnt sich, wenn Zeiterfassung nur ein Baustein eines größeren Agentur-Workflows ist.

Solo-Agentur oder 2-3 Personen, kein Budget: Toggl Track Free (bis 5 Nutzer) oder mite (5 €/Nutzer/Monat).
DACH-Agentur mit Steuerberater-Anbindung: clockodo Team — beste DATEV-Integration im Vergleich.
Agentur mit Profitabilitäts-Fokus: moco Core — Zeit + Projekt-Controlling + Rechnungen.
Beratung oder IT-Dienstleister ab ~10 Personen mit Auslastungs- und Margensteuerung: ZEP Compact — modular ausbaubar bis zur Professional Services Automation.
Agentur mit awork als PM-Tool: awork-Zeiterfassung nutzen — keine zusätzliche Software nötig.
Internationale Beratungs-Agentur mit Rechnungen aus dem Tool: Harvest Pro.
Agentur mit Mitarbeitenden und Anwesenheitspflicht: Papershift als Ergänzung zu clockodo oder moco.

Wichtig: Selbst das beste Tool nutzt nichts, wenn das Team es nicht pflegt. Wir empfehlen vor der Auswahl mindestens 14 Tage realer Test mit echten Projekten und einer klaren Team-Regel — z.B. „jede Stunde wird am selben Tag gebucht” oder „freitags um 17 Uhr füllt jeder seine Woche”. Ohne diese Disziplin sind selbst clockodo und moco wertlos.

Brauchst du auch CRM und Rechnungsstellung dazu? Dann ist eine All-in-One-Lösung effizienter — siehe Beste Agentursoftware 2026 für moco, Teamleader Focus und Co. Für reines PM: Projektmanagement für Agenturen 2026. Für reines CRM: CRM für Agenturen 2026.

Häufige Fragen

Warum braucht eine Agentur überhaupt Zeiterfassung?

Drei Gründe. Erstens: Abrechnung. Wer auf Stundenbasis fakturiert oder Retainer-Stunden gegen den Kunden tracken muss, hat ohne saubere Zeiterfassung keine Rechnung. Zweitens: Projekt-Profitabilität. Erst wenn die geleisteten Stunden gegen das verkaufte Budget laufen, sieht man, ob ein Projekt verdient oder verbrennt. Drittens: Kapazitätsplanung. Erfasste Stunden zeigen, wo das Team wirklich Zeit verbringt — und decken Auslastungs-Lücken oder Überlastung auf. Selbst Agenturen mit reinen Festpreisen sollten Zeit erfassen, um Projekt-Kalkulationen zukünftig besser zu machen.

Welches Zeiterfassungs-Tool ist DATEV-konform?

clockodo bietet die ausgereifteste DATEV-Anbindung — Stunden, Projekte und Mitarbeiterzeiten lassen sich direkt in DATEV-konforme Formate exportieren. moco hat ebenfalls native DATEV-Integration und ist die Empfehlung, wenn neben Zeiterfassung auch Projekt-Controlling und Rechnungen mit dabei sein sollen. Papershift hat DATEV-Anbindung für die Lohn-Stunden-Komponente. Die internationalen Tools (Toggl, Harvest) bieten CSV-Export, aber keine direkte DATEV-Schnittstelle — du brauchst dann einen Zwischenschritt über Excel oder eine Buchhaltungs-Software.

clockodo oder mite — was passt besser für meine Agentur?

mite ist der minimalistische Klassiker — extrem einfach, niedrige Lernkurve, schnelle Adoption im Team. Perfekt für kleine Agenturen (bis 10 Personen), die nur Stunden auf Projekte buchen und gegen Kunden abrechnen wollen. clockodo ist deutlich umfangreicher — Projekt-Budgets, Soll-Ist-Vergleich, Mitarbeiter-Abrechnung, native DATEV-Schnittstelle. Wenn die Agentur Stunden nicht nur trackt, sondern auch lohnbuchhalterisch weiterverarbeiten muss, ist clockodo die richtige Wahl. mite kostet pauschal 5 €/Nutzer/Monat ohne Tarifstaffel, clockodo startet bei ca. 7 €/Nutzer/Monat im Solo-Tarif.

Brauche ich eine spezialisierte Zeiterfassung oder reicht die Funktion in meiner Projektmanagement-Software?

Sobald Zeiterfassung ein Kern-Workflow ist — abrechenbare Stunden, Retainer-Tracking, Projekt-Profitabilität — lohnt sich ein spezialisiertes Tool wie clockodo oder mite. Die Zeiterfassungs-Module in PM-Tools (awork, ClickUp, Asana mit Integration) sind oft funktional, aber weniger tief: keine Soll-Ist-Vergleiche auf Mitarbeiter-Ebene, kein direkter DATEV-Export, eingeschränkte Reports. Faustregel: Wenn mehr als 50 % der Agentur-Umsätze stundenbasiert sind, lieber clockodo oder moco. Bei reinen Festpreis-Projekten reicht ein PM-Tool mit Zeit-Modul.

Welche Zeiterfassung passt für Software-Agenturen und Entwicklerteams?

Entscheidend ist, wohin die Stunden fließen. Wer Zeiten direkt an Aufgaben im Sprint buchen will, ist mit awork oder Toggl Track plus Jira-Integration am schnellsten produktiv. Sobald mehrere Projektteams parallel laufen und die Fragen „Welches Projekt verdient?” und „Wer ist wie ausgelastet?” wöchentlich beantwortet werden müssen, reichen Timer-Tools nicht: Dann braucht es Soll-Ist-Vergleich auf Projekt- und Personenebene, Stunden- und Tagessätze und einen sauberen Export in die Buchhaltung. In dieser Klasse spielen clockodo, moco und ZEP — ZEP mit Jira- und Linear-Anbindung und Projektcontrolling ab 7 €/Nutzer/Monat.

Können Agenturen mit Zeiterfassung Arbeitszeit-Gesetze einhalten?

Ja, das ist sogar einer der praktischen Hauptgründe. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 (Az. 1 ABR 22/21) die Pflicht zur Arbeitszeit-Aufzeichnung bestätigt. Papershift, Timebutler und Crewmeister sind speziell für Anwesenheitserfassung mit Pausenregelung und Überstunden-Verwaltung gebaut. Agenturen mit Mitarbeitenden brauchen mindestens diese Komponente — entweder als eigenes Tool oder integriert in eine Lösung wie Papershift. Reine Projekt-Zeiterfassung (clockodo, mite, Toggl) deckt die gesetzliche Aufzeichnung nicht automatisch ab, sondern fokussiert auf abrechenbare Stunden. Für rechtssichere Workforce-Compliance ist Papershift oder ein vergleichbares Tool zusätzlich nötig.