Zeiterfassung für KMU 2026: Die besten Tools im Vergleich

Spätestens seit dem BAG-Urteil von 2022 ist Arbeitszeiterfassung für Unternehmen mit Mitarbeitenden keine Kür mehr, sondern Pflicht — unabhängig davon, ob 5 oder 50 Personen auf der Gehaltsliste stehen. Dieser Vergleich richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen, die Team-Zeiterfassung, Anwesenheit und Arbeitszeitkonten sauber abbilden wollen: von DACH-Spezialisten wie clockodo, TimeTac und askDANTE bis zu internationalen Tools wie Clockify und Toggl Track.

* Einige Links in diesem Artikel sind Affiliate-Links. Wenn du über diese Links ein Produkt abonnierst, erhalten wir eine kleine Provision — für dich entstehen keine Mehrkosten. Wir empfehlen nur Tools, die wir selbst geprüft haben.

Solo unterwegs? Wenn du als Freelancer nur deine eigenen Stunden für Kundenprojekte trackst, ist unser Vergleich Beste Time-Tracking-Tools für Freelancer der bessere Startpunkt — dort geht es um abrechenbare Stunden statt um Anwesenheitspflicht. Und führst du eine Agentur mit Projektabrechnung, ist der Agentur-Zeiterfassungs-Vergleich die präzisere Auswahl.

Arbeitszeiterfassungspflicht 2026: Was für KMU wirklich gilt

Die Rechtslage in drei Sätzen. Erstens: Der Europäische Gerichtshof hat im sogenannten Stechuhr-Urteil vom 14. Mai 2019 (C-55/18) entschieden, dass Arbeitgeber in der EU ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einrichten müssen. Zweitens: Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) klargestellt, dass diese Pflicht in Deutschland schon heute gilt — abgeleitet aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz. Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, und zwar für alle Arbeitgeber, auch für KMU mit einer Handvoll Mitarbeitenden.

Drittens: Die Reform des Arbeitszeitgesetzes, die die Details regeln soll, ist Stand Juli 2026 noch nicht verabschiedet. Der Diskussionsstand aus dem BMAS-Entwurf und den Ankündigungen der Bundesregierung: elektronische, taggleiche Erfassung als Standard, eine Ausnahme von der elektronischen Pflicht für Betriebe unter 10 Mitarbeitenden, gestaffelte Übergangsfristen für kleinere Unternehmen (der Referentenentwurf von 2023 sah bis zu fünf Jahre für Betriebe mit weniger als 50 Mitarbeitenden vor, zwei Jahre unter 250) — und parallel der Wechsel von der täglichen zur wöchentlichen Höchstarbeitszeit. Bis das Gesetz in Kraft ist, bleibt die Form der Erfassung frei; wer heute ein digitales System einführt, erfüllt aber sowohl die aktuelle BAG-Pflicht als auch die absehbaren elektronischen Anforderungen. Für die Auswahl heißt das: Anwesenheitserfassung mit Pausen und Arbeitszeitkonto ist die Pflicht, Projektzeiterfassung die Kür — und eine Schnittstelle zur Lohnabrechnung (DATEV Lodas, DATEV Lohn und Gehalt) spart jeden Monat Handarbeit.

Zeiterfassung im Handwerk: was auf der Baustelle anders ist

Zeiterfassung im Handwerk findet nicht am Schreibtisch statt, sondern auf wechselnden Baustellen — und genau daran scheitern reine Bürolösungen. Vier Dinge sind hier anders als im klassischen Büro-KMU: Es gilt eine zusätzliche Aufzeichnungspflicht, erfasst wird unterwegs statt am Arbeitsplatz, die Stunden gehören auf den Auftrag statt auf den Kunden, und am Monatsende müssen sie in die Lohnabrechnung.

Die zusätzliche Pflicht. Neben der allgemeinen Erfassungspflicht aus dem BAG-Beschluss greift im Baugewerbe eine zweite, ältere Vorschrift: § 17 Abs. 1 MiLoG verlangt, „Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit … spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen”, und diese Aufzeichnungen „mindestens zwei Jahre” aufzubewahren. Welche Branchen betroffen sind, steht in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes — das Baugewerbe wird dort an erster Stelle genannt, ebenso das Gebäudereinigungsgewerbe und das Friseur- und Kosmetikgewerbe. Erfasst werden außerdem geringfügig Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 SGB IV; ob für einzelne Beschäftigte eine Ausnahme greift, klärt die Lohnbuchhaltung. Der praktisch entscheidende Unterschied zur allgemeinen Pflicht ist die Sieben-Tage-Frist: Ein Stundenzettel, der zwei Wochen im Firmenwagen liegt, erfüllt sie nicht mehr.

Erfassen ohne Empfang. Im Rohbau, im Keller, im Funkloch auf dem Land — die Erfassung muss auch dann funktionieren, wenn das Handy kein Netz hat. Von den acht Tools oben dokumentiert clockodo den Offline-Betrieb am klarsten: erfasst wird auch ohne Internet, synchronisiert wird beim nächsten Online-Gang. Wer zusätzlich einen Standortnachweis braucht, weil mehrere Kolonnen parallel auf verschiedenen Objekten arbeiten, findet ihn bei Clockify ab dem Pro-Tarif (7,99 $/Nutzer/Monat) sowie bei zwei Tools außerhalb dieses Vergleichs: Hubstaff bietet GPS und Geofencing — also automatisches Ein- und Auschecken beim Betreten eines definierten Standorts — im Team-Tarif ab 10 $/Sitz/Monat, Jibble hat GPS und einen Kiosk-Modus bereits im dauerhaft kostenlosen Kern. Wichtig dabei: Standortdaten sind Mitarbeiterdaten. Gibt es einen Betriebsrat, ist die Einführung nach § 87 BetrVG mitbestimmungspflichtig.

Stunden gehören auf den Auftrag. Im Büro-KMU wird auf Kunden und Projekte gebucht, im Handwerksbetrieb auf den einzelnen Auftrag — die Wohnung in der Musterstraße, nicht pauschal die Hausverwaltung dahinter. Nur so lässt sich hinterher nachrechnen, ob der Festpreis gereicht hat. Der Soll-Ist-Vergleich von clockodo und das Projektcontrolling von ZEP (ab 7 €/Nutzer/Monat) leisten genau das, actiTIME ebenfalls über Budgets und Projektkosten; askDANTE und absence.io sind auf der Projektseite deutlich schwächer.

Der Weg in die Lohnabrechnung. Handwerk heißt Stundenlöhne, Zuschläge und wechselnde Einsatzzeiten — also genau die Zahlen, die jeden Monat ins Lohnprogramm müssen. Zertifizierte Schnittstellen zu DATEV Lodas und DATEV Lohn und Gehalt hat TimeTac; askDANTE liefert vorkonfigurierte Exporte inklusive Lohnarten und Fehlzeiten-Schlüsseln, clockodo den DATEV-Export. Kommen Schichten und mehrere Standorte dazu, lohnt der Blick auf Papershift (ebenfalls nicht Teil der acht Tools oben): Dienstplanung mit automatischer Schichtzuweisung ab 6 €, Lohnvorbereitung mit DATEV/LODAS-Export im Professional-Tarif ab 9 € pro Mitarbeiter und Monat — erfasst wird per App, Browser oder Tablet-Stempeluhr im Betrieb.

Hubstaff, Jibble und Papershift gehören nicht zu den acht oben verglichenen Tools — sie stehen hier, weil sie Baustellen-Anforderungen abdecken, die der Standardvergleich nicht bedient. Stand: August 2026, maßgeblich ist die jeweilige Anbieter-Seite.

Vergleichstabelle: Zeiterfassung für KMU auf einen Blick

Legende: ✓ = vorhanden, basic = Grundfunktionen, Export = CSV-/Datei-Export ohne zertifizierte DATEV-Schnittstelle, AVV = Auftragsverarbeitungsvertrag verfügbar, – = nicht vorhanden. L&G = DATEV Lohn und Gehalt. Preise pro Nutzer/Monat, teils modular. Stand: Juli 2026, maßgeblich ist die jeweilige Anbieter-Seite.

clockodo

Am besten für: KMU, die Anwesenheit und abrechenbare Projektzeit in einem deutschen Tool wollen

clockodo ist der DACH-Klassiker, der beide Welten abdeckt: Anwesenheitserfassung mit Pausen und Arbeitszeitkonto für die gesetzliche Pflicht plus Projektzeiterfassung mit Soll-Ist-Vergleich für die Abrechnung. Die Daten laufen DSGVO-konform über Server in Deutschland, Exporte gehen an DATEV, Lexware Office und sevdesk. Preise: Solo-Nutzung dauerhaft kostenlos, Basic ab 4 €/Nutzer/Monat, der beliebteste Pro-Tarif mit Budgets, Stundensätzen und DATEV-Schnittstellen liegt bei 10 €. Für ein 15-Personen-Team also 60–150 €/Monat. Schwäche: keine integrierte Rechnungsstellung — die erfassten Stunden wandern per Export in die Buchhaltungs-Software. Für die meisten deutschen KMU ist clockodo der sichere Standard. Zum ausführlichen clockodo-Test.

clockodo kostenlos testen

TimeTac

Am besten für: KMU mit Anwesenheitspflicht, Arbeitszeitkonten und DATEV-Lohnabrechnung

TimeTac aus Graz ist die Compliance-Maschine in diesem Vergleich: minutengenaue Anwesenheitserfassung per Web, App oder Hardware-Terminal, Arbeitszeitkonten mit Überstunden- und Zuschlagslogik, Urlaubsverwaltung — und als einziges Tool hier zertifizierte Schnittstellen zu DATEV Lodas und DATEV Lohn und Gehalt, über die Arbeits- und Fehlzeiten direkt ins Lohnprogramm des Steuerberaters laufen. Projektzeiterfassung ist als eigenes Modul ebenfalls an Bord. Das Pricing ist modular ab ca. 5 €/Nutzer/Monat, je nach gebuchten Modulen; Hosting in der EU. Schwäche: Für Solo-Nutzer oder Kleinstteams ist TimeTac überdimensioniert, der Einstieg lohnt ab etwa 10 Mitarbeitenden mit echter Lohn-Weiterverarbeitung.

TimeTac ansehen

askDANTE

Am besten für: KMU mit Schichtbetrieb, die Zeiterfassung, Urlaubsplanung und Lohn-Export kombinieren

askDANTE ist ein deutscher Anbieter, der Zeiterfassung, Schichtplanung und Urlaubsverwaltung in einer Oberfläche bündelt — erfasst wird per Browser, App oder Terminal. Die Stärke liegt in der Lohn-Anbindung: vorkonfigurierte Exporte für DATEV Lodas, DATEV Lohn und Gehalt, Addison und weitere Lohnprogramme, inklusive Lohnarten und Fehlzeiten-Schlüsseln. Damit ist askDANTE besonders für Betriebe interessant, in denen Stundenlöhne, Zuschläge und wechselnde Schichten abgerechnet werden — etwa Handwerk, Einzelhandel oder Pflege. Preislich startet askDANTE beim Starter-Tarif ab 2,65 €/Nutzer/Monat; der Professional-Tarif mit dem vollen HR-Umfang liegt bei 4,50 €. Projektzeiterfassung ist vorhanden, aber schlanker als bei clockodo oder actiTIME — wer primär abrechenbare Projektstunden trackt, ist dort besser aufgehoben.

ZEP

Am besten für: KMU im Projektgeschäft, die Zeiterfassung modular zu Projektcontrolling ausbauen wollen

clockodo deckt Anwesenheit und Projektzeit ab, TimeTac und askDANTE die Lohnseite. ZEP aus Baden-Württemberg setzt eine Ebene darüber an: Was hat das Projekt gekostet, was hat es eingebracht, wer ist nächsten Monat frei? Der Einstieg ist ZEP Compact ab 7 €/Nutzer/Monat — gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung mit Pausen- und Höchstarbeitszeit-Regeln inklusive, dazu Projektzeiterfassung, Ressourcenplanung, Soll-Ist-Vergleich sowie Stunden- und Tagessätze. ZEP Professional ab 18 € ergänzt Angebots- und Rechnungswesen. Abwesenheiten, Reisekosten, Zuschläge und die DATEV-Schnittstellen sind zubuchbar, Umfang und Nutzerzahl monatlich anpassbar — ein Systemwechsel bei Wachstum entfällt. Nach Anbieterangaben über 3.000 Kunden im DACH-Raum, Hosting und Entwicklung in Deutschland, ISO 27001, 14 Tage Test. Schwäche: keine Schichtplanung — für Betriebe mit Schichten und Zuschlagslogik sind askDANTE oder TimeTac die passenderen Systeme.

ZEP ansehen

absence.io

Am besten für: KMU, die Abwesenheiten, Urlaub und Anwesenheit günstig digitalisieren wollen

absence.io aus München kommt aus dem Abwesenheitsmanagement — Urlaub, Krankheit, Homeoffice-Tage — und hat die Zeiterfassung als Modul ergänzt. Für viele kleine Unternehmen ist genau das die richtige Reihenfolge: Erst die Urlaubs-Zettelwirtschaft abschaffen, dann die Anwesenheitszeiten digital erfassen. Mit ab 2,99 €/Nutzer/Monat (Starter; das Pro-Paket inkl. Zeiterfassung kostet 4,99 €, Complete mit Spesen und DATEV-Anbindung 7,99 €) ist absence.io der günstigste DACH-Anbieter im Vergleich, DSGVO-konform mit Hosting in Deutschland. Kalender-Integrationen (Outlook, Google) und Genehmigungsworkflows sind an Bord. Schwäche: keine Projektzeiterfassung, und die DATEV-Anbindung gibt es erst im Complete-Paket — darunter verlassen Auswertungen das Tool als Export. Wer abrechenbare Stunden oder tiefe Lohn-Integration braucht, kombiniert absence.io besser mit clockodo oder wählt gleich TimeTac.

actiTIME

Am besten für: Projektorientierte Teams mit Budget-Kontrolle, ohne Anwesenheits-Anspruch

actiTIME ist ein Projektzeit-Spezialist: Stunden auf Aufgaben und Projekte buchen, Budgets und Projektkosten überwachen, Auslastung pro Person auswerten. Für Software-Teams, Ingenieurbüros oder Beratungen, die wissen wollen, welches Projekt Geld verdient, ist das ein solides Werkzeug — inklusive Free-Tarif für bis zu 3 Nutzer und Preisen ab 6 $/Nutzer/Monat (jährlich) in der Cloud-Version. Für die deutsche Anwesenheitspflicht ist actiTIME dagegen nicht gebaut: Es gibt keinen Kommen/Gehen-Modus mit Pausenregeln und keine DATEV- oder Lohn-Schnittstelle, EU-Datenhaltung nur über den Standard-AVV. Unser Fazit für KMU: als Projekt-Controlling-Ergänzung brauchbar, als alleinige Compliance-Lösung ungeeignet.

Clockify

Am besten für: Preisbewusste Teams, die mit 0 € starten und später upgraden wollen

Clockify hat den großzügigsten Free-Tarif am Markt: unbegrenzt viele Nutzer, Projekte und Zeiteinträge für 0 €. Für ein 20-Personen-Team, das erst einmal überhaupt anfangen will, Zeiten digital zu erfassen, ist das unschlagbar. Die Bezahltarife ab 3,99 $/Nutzer/Monat ergänzen Freigabe-Workflows, Planung und feinere Rechte. Technisch läuft Clockify auf AWS; ab dem Pro-Tarif (7,99 $/Nutzer/Monat) lässt sich eine EU-Datenregion (Deutschland) für die Workspace-Daten wählen, einzelne Profildaten liegen laut Anbieter weiterhin global. Grenzen für deutsche KMU: kein Anwesenheitsmodus mit Pausen-/Arbeitszeitkonto-Logik im deutschen Rechtssinn und keine DATEV-Anbindung. Als Projektzeit-Tool mit Team-Modus aber erste Wahl in der Kategorie kostenlos. Zum ausführlichen Clockify-Test.

Toggl Track

Am besten für: Teams mit Fokus auf schnelle, reibungslose Projektzeit-Erfassung

Toggl Track ist der internationale Klassiker für unkompliziertes Time-Tracking: Timer starten dauert einen Klick, die Wochenansicht zeigt sofort, wohin die Zeit fließt, und über 100 Integrationen (Asana, Jira, Notion, Slack) holen die Erfassung dorthin, wo gearbeitet wird. Der Free-Tarif deckt bis zu 5 Nutzer ab, bezahlte Pläne starten bei 9 $/Nutzer/Monat und ergänzen Budgets, Soll-Ist-Vergleiche und Team-Reports. Für deutsche Compliance-Anforderungen gilt dasselbe wie bei Clockify: keine Anwesenheitserfassung mit Pausenregeln, kein Arbeitszeitkonto, kein DATEV — Toggl ist ein Produktivitäts- und Abrechnungs-Tool, kein Pflicht-Erfüller. Ideal für Agentur-artige KMU, deren Stunden vor allem in Kundenprojekte fließen. Zum ausführlichen Toggl-Track-Test.

So wählst du die richtige Zeiterfassung für dein KMU

• Pflicht zuerst: Brauchst du Anwesenheitserfassung mit Pausen und Arbeitszeitkonto (BAG-Pflicht), oder geht es um abrechenbare Projektstunden? Für Ersteres kommen nur clockodo, TimeTac, askDANTE, ZEP und absence.io infrage.

• Lohn-Schnittstelle: Rechnet ein Steuerberater mit DATEV ab, spart eine Lodas-/Lohn-und-Gehalt-Schnittstelle (TimeTac, askDANTE) jeden Monat manuelle Überträge. clockodo deckt den Export-Weg ab.

• DSGVO und Hosting: Zeiterfassung verarbeitet Mitarbeiterdaten. DACH-Anbieter mit Hosting in Deutschland oder Österreich sind die konfliktfreie Wahl; bei internationalen Tools mindestens AVV prüfen und — wie bei Clockify ab dem Pro-Tarif möglich — die EU-Datenregion aktivieren.

• Mitbestimmung nicht vergessen: Gibt es einen Betriebsrat, ist die Einführung eines Zeiterfassungssystems nach § 87 BetrVG mitbestimmungspflichtig — den früh einbinden statt am Ende nachverhandeln.

• Skalierbare Kosten: Bei 5 Nutzern wirken 10 €/Nutzer harmlos, bei 50 Nutzern sind es 6.000 €/Jahr. Modulare Anbieter (TimeTac, absence.io) und Free-Tarife (Clockify) rechnen sich unterschiedlich — einmal für die Ziel-Teamgröße durchkalkulieren.

• Akzeptanz schlägt Funktionsumfang: Das beste System ist wertlos, wenn das Team es nicht nutzt. Mobile App, Browser-Erfassung und maximal 30 Sekunden pro Buchung sind Pflichtkriterien für jede Auswahl.

Fazit

Für die meisten deutschen KMU zwischen 5 und 50 Mitarbeitenden ist clockodo der ausgewogenste Einstieg: Anwesenheit plus Projektzeit, deutsches Hosting, DATEV-Export, fairer Preis. Wer Lohnabrechnung, Schichten und Arbeitszeitkonten in den Mittelpunkt stellt, fährt mit TimeTac oder askDANTE besser. Für den kostenlosen Start in die Projektzeit-Erfassung bleibt Clockify unschlagbar — mit dem Wissen, dass die deutsche Anwesenheitspflicht damit nicht abgedeckt ist.

Alle Anbieter mit Filtern und Preisen findest du in unserem Zeiterfassungs-Tools-Vergleich. Weitere für kleine Unternehmen empfohlene Software haben wir im Hub Top Tools für KMU gesammelt — und wenn du solo arbeitest, findest du im Guide Beste Time-Tracking-Tools für Freelancer die passende Auswahl für Einzelkämpfer.