Beste Agentursoftware 2026: 9 Tools für kleine und mittlere Agenturen im Vergleich

Fastlancer Team · Aktualisiert: 16. Juni 2026

Agenturen jonglieren mehrere Kunden, Projekte, Deadlines, Retainer und Rechnungen gleichzeitig — oft mit kleinen Teams von 2-15 Mitarbeitenden. Die richtige Agentursoftware bündelt das in einem Tool: Projektmanagement, Zeiterfassung, CRM, Angebote und Rechnungsstellung in einem Login. Dieser Vergleich nimmt die 9 wichtigsten Optionen unter die Lupe — von DACH-Klassikern wie moco und awork bis zu internationalen PM-Schwergewichten wie monday und ClickUp.

* Einige Links in diesem Artikel sind Affiliate-Links. Wenn du über diese Links ein Produkt abonnierst, erhalten wir eine kleine Provision — für dich entstehen keine Mehrkosten. Wir empfehlen nur Tools, die wir selbst geprüft oder vor Ort bei Agenturen getestet haben.

Brauchst du nur ein CRM für deine Agentur, kein All-in-One? Unser separater Guide CRM für Agenturen 2026 fokussiert auf die Vertriebs- und Kundenseite. Wer nur Projektmanagement ohne CRM/Abrechnung braucht, findet im Projektmanagement-Tools-Überblick klassische PM-Optionen.

Schnellempfehlung

Bestes DACH-All-in-One: moco — Projektmanagement, Zeiterfassung, Rechnungen, DATEV-Integration. Ab 15 €/Nutzer/Monat. 30 Tage Test.
Beste Wahl für 2-10 Mitarbeitende: Teamleader Focus — CRM + Projekte + Angebote + Rechnungen, EU-Hosting. Ab 18 €/Nutzer/Monat.
Bestes PM-Tool mit Agentur-DNA: awork — modernes Projektmanagement, ISO-27001-Hosting in Deutschland. Ab 5 €/Nutzer/Monat.
Bestes Free / Budget All-in-One: Bitrix24 — CRM, PM, Chat, Telefonie in einem Tool. Kostenlos für 1-2 Nutzer, ab 40 €/Monat für 5er-Team.
Beste skalierbare Agentursoftware (15+ Mitarbeitende): monday Work OS — flexible Workspaces, starke Dashboards. Ab 9 €/Sitz/Monat.
Bestes Made-in-Germany PM: factro — Gantt, Kanban, deutsche Oberfläche, kostenlos für bis zu 3 Nutzer.

Alle PM- und Agentur-Tools im Überblick →

Für wen ist welche Software?

Kreativagenturen (Design, Branding, Content) wählen oft moco oder awork plus Figma/Notion. Marketing- und Performance-Agenturen kommen mit monday oder ClickUp und starken Dashboards weit. Beratungsagenturen mit Retainer-Schwerpunkt brauchen moco oder Teamleader Focus wegen abrechenbarer Stunden und Projekt-Profitabilität. Sehr kleine Agenturen (1-3 Personen) starten mit Bitrix24-Free oder factro-Basic — beides ist kostenlos.

Worauf kommt es bei Agentursoftware an?

Projektmanagement mit Profitabilität: Ein Projekt im Tool sollte Budget, Ist-Stunden und Soll-Stunden zeigen — sonst weißt du nie, ob ein Kunde noch profitabel ist.
Zeiterfassung pro Projekt & Kunde: Abrechenbare und nicht-abrechenbare Stunden trennen, idealerweise mit Timer-Funktion und Bulk-Eintrag am Wochenende.
Retainer-Tracking: Wenn du Kunden mit monatlichen Pauschalen hast, muss das Tool die Auslastung gegen den Retainer abgleichen können.
Angebote → Auftrag → Rechnung: Ein durchgängiger Workflow vom Vertriebsangebot bis zur Rechnungsstellung spart pro Kunde mehrere Stunden im Monat.
CRM & Pipeline: Pipeline-Tracking für laufende Verkaufsprozesse, idealerweise mit Aufgaben und E-Mail-Integration.
Team-Funktionen: Rollen und Rechte, Auslastungsplanung (wer hat nächste Woche Kapazität?), interne Kommunikation oder Slack-Integration.
DSGVO & EU-Hosting: Für deutsche Agenturen mit B2B-Kunden ist EU- oder DACH-Hosting kein Nice-to-have, sondern Auftragsdatenverarbeitungs-Pflicht. Internationale Tools bieten EU-Residenz meist nur auf Enterprise-Plänen.
Buchhaltungs-Anbindung: DATEV-Export oder direkte Anbindung an Lexware Office, sevdesk oder Papierkram spart dem Steuerberater Geld und Nerven.

Vergleichstabelle: Agentursoftware auf einen Blick

Tool	Preis ab	Free / Test	PM	CRM	Rechnungen	EU-Hosting	Stärke
moco	15 €/User	30 Tage	✓	basic	✓ DATEV	CH	DACH-All-in-One
awork	5 €/User	Unbegrenzt	✓	–	–	DE	PM + Kapazität
Teamleader Focus	18 €/User	14 Tage	✓	✓	✓	BE	All-in-One 2-10 MA
Bitrix24	0 € (2 User)	✓ Free + 15d	✓	✓	✓	Cloud	Free All-in-One
monday	9 €/Sitz	✓ Free (2) + 14d	✓	Add-on	–	Enterprise	Skalierbar 15+ MA
ClickUp	$7/User	✓ Free Forever	✓	basic	–	Enterprise	Max Flexibilität
Asana	10,99 €/User	✓ Free (2)	✓	–	–	Enterprise	Klassisches PM
factro	19,99 €/User	✓ Free (3 User)	✓ Gantt	–	–	DE	Made in Germany
Notion	9,50 €/Sitz	✓ Free	light	custom	–	Enterprise	Wissens-Hub

Legende: ✓ = vollständig vorhanden, (basic) = Grundfunktionen, (light) = eingeschränkt oder nur über Datenbanken, (Add-on) = separates Produkt buchbar, (Cloud) = Cloud-Hosting ohne explizite EU-Garantie, – = nicht vorhanden, Enterprise = nur auf Enterprise-Plan verfügbar. Preise jährliche Abrechnung. Stand: Juni 2026. Maßgeblich ist die jeweilige Anbieter-Seite.

moco

Am besten für: Kreativ- und Beratungsagenturen im DACH-Raum, die echte All-in-One-Software brauchen

moco (Swiss made von hundertzehn GmbH) ist die wohl klassischste echte Agentursoftware im DACH-Markt. Sechs Kernmodule in einem Tool: Zeiterfassung, Rechnungen, Lead-Management, Ressourcenplanung, Personalverwaltung und Eingangsrechnungen. Plus Angebote, Reports und Ausgaben. Drei Pläne: Core (15 €/Nutzer/Monat), Pro (21 €, ab 25 Nutzern) und Unlimited (24 €) — Core reicht für die meisten Agenturen unter 25 Mitarbeitenden vollkommen aus. Stark: DATEV-Integration, E-Rechnung (XRechnung), API. 30 Tage Test ohne Kreditkarte. Schwächen: CRM ist eher Basic (für reines CRM kombinieren mit HubSpot oder Pipedrive); die Oberfläche ist funktional, nicht hübsch.

Stimmen aus dem Netz: „Eine der besten All-in-One-Agentursoftwares — Zeiterfassung, Projekte und Rechnungen in einem Tool" (Capterra). Nutzer loben den Funktionsumfang und die DACH-Tauglichkeit. Kritik: Lernkurve am Anfang, manche Bereiche (z.B. Ressourcenplanung) wirken etwas tief versteckt.

moco ausprobieren →

awork

Am besten für: Agenturen mit PM-Schwerpunkt und Fokus auf Team-Kollaboration

awork (made in Hamburg) ist klar als modernes Agentur-Projektmanagement positioniert — nicht als All-in-One mit CRM/Rechnungen, sondern als das beste Tool für Projekte und Team-Auslastung. Drei Pläne: Basic (5 €/Nutzer/Monat, 1-5 Nutzer), Standard (12 €, bis 20) und Professional (22 €, bis 100). ISO-27001-zertifizierte Microsoft-Server in Deutschland — eines der wenigen Tools mit echt belastbarer DSGVO-Konformität. Zeiterfassung, Kapazitätsplanung, awork Connect für Freelancer/Kunden-Einbindung und Retainer-Budgets sind integriert. Schwäche: keine Rechnungsstellung — du brauchst Lexware Office oder sevdesk daneben.

Stimmen aus dem Netz: „Modernes Tool, intuitiv zu bedienen, perfekt für Agenturen mit Remote-Teams" (OMR Reviews). Die Kapazitätsplanung und die saubere Oberfläche werden besonders gelobt. Kritik: keine integrierte Rechnungsstellung, weniger Reporting-Tiefe als moco.

awork ausprobieren →

Teamleader Focus

Am besten für: Kompakte Agenturen mit 2-10 Mitarbeitenden, die echte All-in-One-Software wollen

Teamleader Focus ist das All-in-One des belgischen Anbieters Teamleader, klar auf Agenturen mit 2-10 Mitarbeitenden positioniert. CRM, Angebote/Deals, Projekte, Zeiterfassung, Rechnungen und Spesenmanagement in einem Tool — plus Kalender, Aufgaben, Calls und Meetings. Pricing: 18-23 €/Nutzer/Monat (quartalsweise Abrechnung; bis zu 21 % Ersparnis bei jährlicher Buchung). 14 Tage Test ohne Kreditkarte. EU-Hosting in Belgien. Für skalierende Agenturen ab 10 Mitarbeitenden gibt's Teamleader Orbit (Custom-Pricing) mit Skills-basierter Ressourcenplanung, Retainer-Verträgen und Multi-Entity-Setup.

Stimmen aus dem Netz: „Beste Lösung für kleinere Agenturen — alle Geschäftsprozesse in einem Tool, ohne dass es überladen wirkt" (Capterra). Pipeline und Angebots-Workflow werden besonders gelobt. Kritik: Reporting weniger tief als bei moco, und einige Features (z.B. erweiterte Ressourcenplanung) sind nur im Orbit verfügbar.

Teamleader Focus testen →

Bitrix24

Am besten für: Solo-Agenturen und sehr kleine Teams, die ein kostenloses All-in-One brauchen

Bitrix24 ist das einzige Tool im Vergleich mit einem ernsthaft nutzbaren Free-Tarif für 1-2 Nutzer — inklusive CRM, Aufgabenmanagement, Kanban, Gantt, Chat, Videocalls und gemeinsamen Kalendern. Das macht es zur ersten Wahl für Solo-Agenturen oder Zweier-Teams, die nicht direkt 100 €/Monat ausgeben wollen. Kostenpflichtige Pläne: Basic (40 €/Monat jährlich, 5 Nutzer), Standard (87 €, 50 Nutzer), Professional (175 €, 100 Nutzer). 15 Tage Test der Premium-Features ohne Kreditkarte. Stark: integrierte Telefonie, Website-Builder, Social-Media-Tools — viel Funktionsumfang fürs Geld. Schwäche: Oberfläche überladen, Lernkurve steil. Hosting-Ort für DE-Kunden nicht eindeutig dokumentiert (Enterprise nutzt AWS).

Stimmen aus dem Netz: „Unschlagbar im kostenlosen Bereich — und der Funktionsumfang im Basic-Tarif ist enorm" (G2). Nutzer loben den Wert für Mini-Teams. Kritik: Die Bedienung wirkt für viele zu komplex, und Support reagiert nur in höheren Plänen schnell.

Bitrix24 ausprobieren →

monday Work OS

Am besten für: Skalierende Agenturen ab 15 Mitarbeitenden mit komplexen Workflows

monday (vormals dapulse) ist kein klassisches Agentur-All-in-One, sondern eine flexible „Work OS"-Plattform mit anpassbaren Boards und Workflows. Genau das macht es für Agenturen attraktiv, die feste Templates schnell durchbrechen. Pricing: Free (bis 2 Sitze), Basic (9 €/Sitz/Monat), Standard (12 €), Pro (19 €) und Enterprise (Custom). Zeiterfassung ist erst ab Pro freigeschaltet — das macht die effektive Agentur-Konfiguration teurer als die Listenpreise vermuten lassen. monday CRM und monday dev sind separate Produkte mit eigenen Plänen, das treibt die Gesamtkosten weiter. Stark: starke Dashboards, Automatisierungen, Reporting. 14 Tage Pro-Test. EU-Datenresidenz nur Enterprise.

Stimmen aus dem Netz: „Beste Plattform, wenn man die Workflows wirklich an sich anpassen will" (Capterra, 5.000+ Bewertungen). Die Anpassbarkeit und Automatisierungen werden gelobt. Kritik: schnell teuer, sobald man Zeiterfassung und CRM-Add-on braucht.

monday ausprobieren →

ClickUp

Am besten für: Agenturen, die maximale Flexibilität und einen großzügigen Free-Tarif wollen

ClickUp positioniert sich als „eine App für alles" — Aufgaben, Dokumente, Chats, Goals, Mind Maps, Zeiterfassung, Whiteboards. Free-Forever-Tarif ohne Nutzerlimit (nur 60 MB Speicher), Unlimited ab $7/Nutzer/Monat, Business $12. Das macht ClickUp für Agenturen unschlagbar, die viele Features brauchen, aber wenig zahlen wollen. Zeiterfassung ist schon im Unlimited-Tarif drin, Dashboards erst ab Business. Datenresidenz nur Enterprise. Schwäche: gerade durch den Funktionsumfang oft überladen — neue Mitarbeitende brauchen 2-3 Wochen Einarbeitung. UI-Performance kann bei vielen Tasks träge werden.

Stimmen aus dem Netz: „Wahnsinniger Funktionsumfang fürs Geld, aber definitiv overkill für kleine Teams" (G2). Die Custom-Felder und das Reporting werden gelobt. Kritik: Komplexität und manchmal verwirrende UI.

ClickUp ausprobieren →

Asana

Am besten für: Agenturen, die klassisches strukturiertes Projektmanagement brauchen

Asana ist das vielleicht erprobteste klassische PM-Tool mit besonders sauberer Aufgaben- und Projekt-Hierarchie. Pricing: Personal (Free, bis 2 Nutzer), Starter (10,99 €/Nutzer/Monat), Advanced (24,99 €), Enterprise (Custom). Zeitleisten und Custom Rules ab Starter, Portfolios, Workload und Ziele erst ab Advanced. Die Zeiterfassung ist nicht nativ — du musst Harvest, Toggl oder Everhour integrieren. Datenresidenz EU als Opt-in nur auf Enterprise. Stark: ausgereifte Mobile Apps, sehr saubere API, breite Integrations-Bibliothek. Schwäche: für reine Agentur-Workflows (Retainer, Stunden, Rechnungen) zu eng — eher als PM-Komponente in einem Stack.

Stimmen aus dem Netz: „Hat fast alle PM-Funktionen, die man braucht, ohne overkill zu sein" (Trustpilot). Die saubere Struktur und Verlässlichkeit werden gelobt. Kritik: für volle Agentur-Funktionalität braucht es zwingend Integrationen.

Asana ausprobieren →

factro

Am besten für: Deutsche Agenturen, die ein Made-in-Germany PM-Tool mit Gantt brauchen

factro ist deutsches Projektmanagement-SaaS aus Bochum mit Schwerpunkt auf Gantt und strukturierten Projekten. Basic-Tarif kostenlos für bis zu 3 Nutzer und 5 Projekte — das ist einer der großzügigsten Free-Tarife für ein deutsches PM-Tool. Business kostet 19,99 €/Nutzer/Monat, Professional 29,99 € (inklusive Zeiterfassung). Stark: Gantt-Charts mit Abhängigkeiten, Kanban-Boards, Projekt-Templates, deutsche Oberfläche und deutscher Support. Schwächen: kein CRM, keine Rechnungsstellung, Hosting-Ort vom Anbieter nicht explizit dokumentiert. factro ist klassisches PM — eher ein Asana-Alternative auf Deutsch als ein Agentur-All-in-One.

Stimmen aus dem Netz: „Endlich ein PM-Tool auf Deutsch, das nicht klobig ist" (OMR Reviews). Der Gantt-Editor und die deutsche Sprachunterstützung werden gelobt. Kritik: weniger Funktionsumfang als internationale Tools, Integrationen begrenzt.

factro ausprobieren →

Notion

Am besten für: Kleine Kreativagenturen, die einen Wissens-Hub und leichtes PM kombinieren

Notion ist keine klassische Agentursoftware, sondern ein flexibles Wissensmanagement-Tool mit Datenbanken, das man für Projekte, Wikis, Briefings und Kundendokumentation gleichzeitig nutzen kann. Für kreative Mini-Teams (1-5 Personen) eine attraktive Alternative zum klassischen Agentur-Stack — wenn der Schwerpunkt auf Dokumentation und nicht auf Abrechnung liegt. Pricing: Free (unbegrenzte Blöcke für Einzelnutzer, eingeschränkt für 2+), Plus 9,50 €/Sitz/Monat (~7,60 € jährlich), Business 19,50 €. Externe Gäste sind in allen Plänen kostenlos — perfekt für Kunden-Einbindung. Notion AI kostet extra ($10 pro 1.000 Notion-Credits). Schwächen: keine echte Zeiterfassung, keine Rechnungen, keine Pipeline. Für reines Agentur-Geschäft brauchst du daneben mindestens ein Buchhaltungs- und ein PM-Tool.

Stimmen aus dem Netz: „Beste Wahl, wenn man Wissen und Projekte gleichzeitig dokumentieren will" (G2, 5.500+ Bewertungen). Die Flexibilität und die Custom-Datenbanken werden gelobt. Kritik: für komplexe Projektabwicklung zu unstrukturiert.

Notion ausprobieren →

Fazit & Empfehlung

Es gibt nicht die eine beste Agentursoftware — die richtige Wahl hängt von Größe, Spezialisierung und Workflow ab. Für die meisten kleinen und mittleren Agenturen im DACH-Raum empfehlen wir folgende Auswahl:

Solo-Agentur oder Zweier-Team mit kleinem Budget: Bitrix24 Free oder factro Basic — beide kostenlos, mehr als genug für die ersten Monate.
Agentur mit 3-10 Mitarbeitenden, die alles in einem Tool will: Teamleader Focus oder moco — All-in-One ohne Kompromisse, DACH/EU-Hosting.
Agentur mit PM-Fokus, die Buchhaltung separat lassen will: awork plus Lexware Office oder sevdesk — bester PM-Schwerpunkt, dazu solide DACH-Buchhaltung.
Skalierende Agentur ab 15 Mitarbeitenden: monday Work OS oder ClickUp Business — beide skalieren auf hunderte Nutzer.
Kreativ-Studio mit Dokumentations-Schwerpunkt: Notion Plus plus ein klassisches PM-Tool ergänzend.

Wichtig: Eine Agentursoftware ist nur so gut wie ihre Adoption im Team. Selbst das mächtigste Tool wird nicht genutzt, wenn der Onboarding-Aufwand zu hoch ist. Wir empfehlen für jede Auswahl mindestens 14 Tage Test mit echten Projekten — nicht mit Demo-Daten. Wenn nach zwei Wochen niemand mehr darin arbeitet, ist es das falsche Tool.

Brauchst du nur ein CRM für die Vertriebsseite? Schau in unseren separaten Guide CRM für Agenturen 2026. Für reines Projektmanagement ohne Abrechnung ist auch der Projektmanagement-Tools-Überblick ein guter Ausgangspunkt. Und wenn du parallel die Buchhaltung neu aufstellst: Beste Buchhaltungssoftware für Freelancer & kleine Unternehmen 2026.

Häufige Fragen

Was ist Agentursoftware und worin unterscheidet sie sich von klassischer Projektmanagement-Software?

Agentursoftware ist eine spezielle Form von Business-Software, die mehrere Kernprozesse einer Agentur in einem Tool bündelt: Projektmanagement, Zeiterfassung, CRM, Angebote, Rechnungen und meist auch Ressourcenplanung. Klassische PM-Tools wie Asana oder Trello decken nur den Projektmanagement-Teil ab. Echte Agentursoftware wie moco oder Teamleader Focus geht weiter — mit Projekt-Profitabilitätsanalyse, Retainer-Tracking, abrechenbaren Stunden und Rechnungsstellung aus dem gleichen Tool. Für kleine Agenturen mit 2-10 Mitarbeitenden, die nicht 5 verschiedene SaaS-Abos jonglieren wollen, ist eine All-in-One-Lösung meist die bessere Wahl.

Welche Agentursoftware ist kostenlos oder hat einen Free-Tarif?

Vier der hier verglichenen Tools bieten kostenlose Tarife: Bitrix24 (bis 2 Nutzer mit eingeschränkten Features), factro Basic (bis 3 Nutzer und 5 Projekte), Asana Personal (bis 2 Nutzer) und Notion Free (unbegrenzt für Einzelnutzer, eingeschränkt im Team). ClickUp hat einen Free-Forever-Tarif ohne Nutzerlimit, aber nur 60 MB Speicher. Echte All-in-One-Agentursoftware wie moco, awork und Teamleader Focus haben keine kostenlosen Tarife — dafür meist 14-30 Tage Testphase ohne Kreditkarte. Für sehr kleine Agenturen mit 1-3 Personen kann der Bitrix24- oder factro-Free-Tarif ein guter Einstieg sein.

Welche Agentursoftware ist GoBD-konform und für deutsche Agenturen geeignet?

moco (Swiss made) und Teamleader Focus (Belgien, EU-Hosting) sind beide klar auf DACH/EU ausgerichtet, mit deutscher Buchhaltungs-Integration (moco bietet DATEV-Anbindung). awork hostet ISO-27001-zertifiziert in Deutschland. factro ist Made-in-Germany, hostet aber laut Anbieter-Seite nicht explizit dokumentiert. Für die internationalen Tools (monday, ClickUp, Asana, Notion) ist EU-Datenresidenz meist nur auf Enterprise-Plänen verfügbar — was für kleinere Agenturen oft zu teuer ist. Wer DSGVO-Konformität ohne Enterprise-Budget braucht, fährt mit moco, awork oder Teamleader Focus am sichersten.

Lohnt sich eine All-in-One-Agentursoftware oder ist ein Tool-Stack flexibler?

Das hängt von der Agentur-Größe und der Komplexität ab. Bis ~5 Mitarbeitende lohnt sich All-in-One fast immer: weniger SaaS-Kosten, ein einziger Login, Daten fließen zwischen Modulen ohne Integration. Ab ~10 Mitarbeitenden und spezialisierten Workflows (z.B. Designer-Teams brauchen Figma + Slack + Notion, nicht nur CRM) wird ein Best-of-Breed-Stack oft besser. Hybrid funktioniert auch: ein PM-Tool (ClickUp, Asana, monday) plus separates Buchhaltungstool wie Lexware Office oder sevdesk. Wichtig: keine Tool-Sammlung mit überlappenden Funktionen. Wenn Aufgaben in 3 verschiedenen Tools doppelt existieren, ist der Workflow kaputt — nicht das Tool.

Welche Agentursoftware passt für reine Kreativagenturen vs. Beratungsagenturen?

Kreativagenturen brauchen meist starke Projekt-Tools mit visueller Komponente — moco, ClickUp und Asana bedienen das gut, ergänzt um Figma/Notion für Design-Workflows. Beratungsagenturen mit Fokus auf Stundenabrechnung und Retainer-Kunden profitieren von Tools mit starker Zeiterfassung und Abrechnungslogik — hier glänzt moco, Teamleader Focus oder awork mit Retainer-Budgets. Marketing- und Performance-Agenturen kommen oft mit monday oder ClickUp am weitesten, weil deren Custom-Felder und Dashboards die KPIs der Kundenkampagnen abbilden können. Pauschal: Für reine Projekt-Abwicklung reicht ein PM-Tool, für vollständige Geschäftsprozesse braucht es echte Agentursoftware.