Zeiterfassungs-Software für Freelancer, Selbstständige & kleine Unternehmen: 10 Tools im Test, 6 davon kostenlos
Fastlancer Team · Aktualisiert: 11. Sept. 2026
Zeiterfassung entscheidet, ob dein Stundensatz aufgeht und ob du abgerechnete Stunden im Zweifel belegen kannst. Dieser Vergleich prüft zehn Tools darauf, wie sie Kundenstunden, Projekte, Abrechnung und Reports abbilden — vom kostenlosen Timer bis zur automatischen Erfassung, für Solo-Selbstständige wie für kleine Teams.
Unsere Empfehlung nach Arbeitsweise
-
Einfach starten
Für alle, die einen schnellen Timer und klare Reports für Kundenstunden wollen.
Kostenlos bis 5 Nutzer
Zum Tool springen -
Kostenlos am meisten Funktion
Für alle, die Budgets, Stundenzettel und Reports ohne Fixkosten brauchen.
Kostenlos bis 5 Nutzer
Zum Tool springen -
Zeiten direkt abrechnen
Für alle, die aus erfassten Stunden ohne Umweg eine Rechnung machen wollen.
Ab 9 $ bzw. 3,99 $ / Nutzer / Monat
Zum Tool springen -
Du vergisst den Timer
Für alle, die ständig zwischen Aufgaben wechseln und das Starten vergessen.
Ab 9 $ / Monat bzw. 39 $ einmalig
Zum Tool springen -
DACH-Team mit Anwesenheit
Für kleine Teams, die deutschen Support, Urlaub und Anwesenheit brauchen.
Ab 4 € / Nutzer / Monat
Zum Tool springen -
Lokal oder selbst gehostet
Für alle, die ihre Arbeitsdaten nicht in einer fremden Cloud haben wollen.
39 $ einmalig bzw. Open Source
Zum Tool springen
Vergleiche alle 10 Tools
-
Schneller Einstieg für Solo und kleine Teams
Kostenlos bis 5 Nutzer · Bezahlt ab 9 $ / Nutzer / Monat
Tracking: Timer mit Pausen-Erkennung · Reports · Export als CSV und PDF
Achtung: keine Rechnungsstellung
Zum Tool springen -
Der großzügigste Gratis-Tarif im Feld
Kostenlos bis 5 Nutzer · Bezahlt ab 3,99 $ / Nutzer / Monat
Tracking: Timer und manuell · Projekte · Stundenzettel · Budgets
Achtung: Abrechnung und Report-Export kosten extra
Zum Tool springen -
Aus Stunden wird direkt eine Rechnung
Kostenlos für 1 Nutzer und 2 Projekte · Bezahlt ab 9 $ / Nutzer / Monat
Tracking: Timer und manuell · Stundensatz je Kunde · Rechnungen · Budget-Warnungen
Achtung: ab dem dritten Projekt kostenpflichtig
Zum Tool springen -
Team mit Anwesenheit, Urlaub und Projektzeiten
Grundgebühr 19,50 € / Monat plus Module je Nutzer · 30 Tage Test
Tracking: Timer und Stempeluhr · Stundenzettel · Pausenregeln · Urlaubsplanung
Achtung: Modulpreise nicht öffentlich, für Solo überdimensioniert
Zum Tool springen -
Erfassung ohne Timer, du gibst nur frei
Ab 9 $ / Monat bei Jahreszahlung · 14 Tage Test
Tracking: Vorschläge aus App-, Dokument- und Kalender-Aktivität
Achtung: kein dauerhafter Gratis-Tarif, Vorschläge müssen geprüft werden
Zum Tool springen -
Automatische Zuordnung plus Rechnungsmodul
Kostenlos für eine Person · Bezahlt ab 3,99 $ / Nutzer / Monat
Tracking: Regeln auf Fenstertitel · Offline-Sync · Rechnungen · viele Integrationen
Achtung: automatische Erfassung und Abrechnung erst im Bezahltarif
Zum Tool springen -
Deutscher Anbieter mit Anbindung an Rechnungstools
Gratis-Tarif für eine Person · Bezahlt ab 4 € / Nutzer / Monat
Tracking: Timer und manuell · Server in Deutschland · Lexware Office und sevdesk ab Pro
Achtung: Gratis-Tarif nur für eine Person
Zum Tool springen -
Native App für Mac, iPhone und iPad
Ab 4,99 $ / Monat bei Jahreszahlung · 14 Tage Test
Tracking: Kalender und Standort · reduzierte Oberfläche · Export
Achtung: nur im Apple-Ökosystem nutzbar
Zum Tool springen -
Automatisch, lokal und ohne Abo
39 $ einmalig für Mac · 30 Tage Test
Tracking: lokale App-Erkennung nach eigenen Regeln · keine Cloud
Achtung: nur Mac und iOS, keine Teamfunktionen
Zum Tool springen -
Open Source auf dem eigenen Server
Selbst gehostet kostenlos · Cloud ab 2,99 € / Nutzer / Monat
Tracking: Timer und manuell · Reports · API · Rechnungs-Add-ons
Achtung: Hosting und Updates liegen bei dir
Zum Tool springen
| Tool | Ideal für | Preis ab | Free / Test | Tracking | Rechnung | Team | Plattform | Wichtigste Grenze |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
 Toggl Track | Schneller Einstieg | 9 $ / Nutzer / Monat | bis 5 Nutzer | Timer mit Pausen-Erkennung | Nein | Ja | Web, Desktop, Mobil | Keine Rechnungen |
 Clockify | Viel Funktion gratis | 3,99 $ / Nutzer / Monat | bis 5 Nutzer | Timer, manuell | Add-on | Ja | Web, Desktop, Mobil | Export kostet extra |
 Harvest | Abrechnung aus Zeiten | 9 $ / Nutzer / Monat | 1 Nutzer, 2 Projekte | Timer, manuell | Ja | Ja | Web, Desktop, Mobil | Ab Projekt 3 kostenpflichtig |
 TimeTac | Team mit Anwesenheit | 19,50 € Grundgebühr plus Module | 30 Tage | Timer und Stempeluhr | Nein | Ja | Web, Mobil, Terminals | Modulpreise nicht öffentlich |
 Timely | Erfassung ohne Timer | 9 $ / Monat jährlich | 14 Tage | Vorschläge aus Aktivität | Nein | Ja | Web, Desktop, Mobil | Kein Gratis-Tarif |
 TimeCamp | Automatik plus Rechnung | 3,99 $ / Nutzer / Monat | 1 Person | Regeln auf Fenstertitel | Ja | Ja | Web, Desktop, Mobil | Automatik erst im Bezahltarif |
 Clocko:do | Deutscher Anbieter | 4 € / Nutzer / Monat | 1 Person gratis, 14 Tage Test | Timer, manuell | über Anbindung | Ja | Web, Mobil | Gratis nur für eine Person |
 Tyme | Apple-Ökosystem | 4,99 $ / Monat jährlich | 14 Tage | Kalender und Standort | über Export | begrenzt | macOS, iOS, iPadOS | Nur Apple |
 Timemator | Lokal und ohne Abo | 39 $ einmalig | 30 Tage | Lokale App-Erkennung | Nein | Nein | macOS, iOS | Keine Teamfunktionen |
 Kimai | Selbst hosten | selbst gehostet kostenlos | Open Source | Timer, manuell | über Add-ons | Ja | eigener Server, Cloud | Hosting liegt bei dir |
Einstiegspreise des günstigsten öffentlichen Tarifs. Sieben der zehn Anbieter rechnen in US-Dollar ab; die Beträge stehen deshalb mit Dollarzeichen und sind nicht umgerechnet. „Kostenlos“ heißt dauerhaft kostenloser Tarif, nicht Testphase. Maßgeblich ist die Anbieterseite.
Kostenlose Zeiterfassung: wo der Free-Plan aufhört
Sechs der zehn Tools haben einen dauerhaft kostenlosen Tarif. Entscheidend ist nicht, ob es einen gibt, sondern wo er endet. Das ist der einzige Abschnitt dieser Seite, in dem die Grenzen mehrerer Tools nebeneinanderstehen.
| Tool | Kostenlos bis | Wo es aufhört |
|---|---|---|
| Clockify | unbegrenzt Zeit erfassen, bis 5 Nutzer | Abrechnung und Report-Export sind kostenpflichtige Add-ons |
| Toggl Track | bis 5 Nutzer, unbegrenzte Projekte | Keine Rechnungsstellung, keine Abrechnungssätze je Projekt |
| Harvest | 1 Nutzer, 2 Projekte | Ab Projekt 3 kostenpflichtig, dafür Rechnungen schon im Gratis-Tarif |
| TimeCamp | eine Person, unbegrenzt | Automatische Erfassung und Abrechnung erst in den Bezahltarifen |
| Clocko:do | eine Person | Teamfunktionen kosten |
| Kimai | unbegrenzt, Open Source | Du brauchst einen eigenen Server und etwas Einrichtungszeit |
Für Solo-Selbstständige reicht der kostenlose Tarif fast immer. Clockify ist die großzügigste Variante, wenn du nur erfassen und auswerten willst. Harvest lohnt trotz der Zwei-Projekt-Grenze, wenn aus den Stunden direkt Rechnungen werden sollen. Wer die Daten auf eigener Infrastruktur halten will, nimmt Kimai. Die übrigen vier Tools haben nur Testphasen oder sind Einmalkäufe.
Worauf es bei Zeiterfassung wirklich ankommt
- Wofür du erfasst: Kundenstunden abrechnen ist etwas anderes als Arbeitszeit von Angestellten dokumentieren. Die Tools hier sind auf Projektzeiten ausgelegt, nicht auf Anwesenheitsnachweise.
- Der Weg in die Rechnung: Entweder das Tool schreibt sie selbst, oder es gibt einen Export oder eine Anbindung. Ohne einen dieser drei Wege tippst du Stunden zweimal.
- Wie du erfasst: Ein Timer, den du vergisst, erfasst nichts. Wer oft zwischen Aufgaben springt, fährt mit automatischen Vorschlägen besser, muss sie aber täglich kurz prüfen.
- Stundensatz je Kunde: Erst wenn der Satz im Tool hinterlegt ist, zeigt die Auswertung, ob ein Projekt trägt. Sonst zählst du Stunden, ohne etwas über sie zu wissen.
- Wo die Daten liegen: Für viele ist die Cloud kein Thema. Wer Mandatsarbeit macht oder heikle Projekte betreut, achtet auf Serverstandort oder erfasst lokal.
Musst du Zeiten erfassen?
Solo ohne Angestellte
Ohne Angestellte gibt es keine gesetzliche Aufzeichnungspflicht. Arbeitszeitgesetz und Arbeitsschutzgesetz richten sich an Arbeitgeber und schützen Arbeitnehmer; wer solo arbeitet, ist weder das eine noch das andere. Zeiterfassung hilft dir trotzdem, Kundenstunden sauber abzurechnen und deinen Stundensatz zu kontrollieren. Die Rechnung dahinter macht der Stundensatz-Rechner.
Mit Angestellten
Ab der ersten angestellten Person kippt das, und zwar unabhängig vom Umfang der Beschäftigung. Dann brauchst du meist andere Funktionen als für Kundenstunden: Anwesenheit statt Projektzeit, Stempeluhr, Export in die Lohnabrechnung. Die zehn Tools auf dieser Seite sind dafür nicht gebaut — passende Lösungen stehen im Zeiterfassungs-Vergleich für KMU.
Nach Stunden abrechnen
Auch ohne gesetzliche Pflicht brauchst du einen Nachweis: Beim Stundenlohnvertrag trägt nach ständiger Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs der Auftragnehmer die Darlegungs- und Beweislast für die geleisteten Stunden. Ein Export aus dem Zeiterfassungstool ist ein Nachweis, eine Erinnerung ist keiner. Ein vom Kunden bestätigter Stundennachweis ist deutlich besser dokumentiert als eine eigene Aufzeichnung; bei größeren Stundenkontingenten und laufenden Retainern lohnt es sich, die Zeiten regelmäßig gegenzeichnen zu lassen.
Toggl Track
Am besten für Solo-Freelancer und kleine Teams, die sofort anfangen wollen, ohne etwas einzurichten.
- Preis ab
- 9 $ / Nutzer / Monat
- Free / Test
- Kostenlos bis 5 Nutzer, unbegrenzte Projekte
- Tracking
- Timer mit Pausen-Erkennung
- Rechnung
- Nein
- Team
- Ja, bis 5 Nutzer im Gratis-Tarif
- Plattform
- Web, Mac, Windows, iOS, Android
- Stärke
- Ein-Klick-Timer, klare Reports, Export als CSV und PDF
- Achtung
- Keine Rechnungsstellung, keine Abrechnungssätze je Projekt im Gratis-Tarif
Die bekannteste Zeiterfassung für Freelancer, und das zu Recht. Die Eingaben synchronisieren sauber zwischen Browser, Desktop und Telefon, und die Stunden gehen ohne Umweg an die Buchhaltung.
Vorher wissen
- Aktiviere die Pausen-Erkennung im Desktop-Client. Sie fragt nach längeren Pausen nach und spart die Abendkorrektur.
- Für die Rechnung brauchst du ein zweites Tool.
Clockify
Am besten für alle, die viel Funktion ohne monatliche Gebühr wollen.
- Preis ab
- 3,99 $ / Nutzer / Monat
- Free / Test
- Kostenlos bis 5 Nutzer, Zeiterfassung unbegrenzt
- Tracking
- Timer und manuell
- Rechnung
- Als kostenpflichtiges Add-on
- Team
- Ja, bis 5 Nutzer im Gratis-Tarif
- Plattform
- Web, Mac, Windows, Linux, iOS, Android
- Stärke
- Projekte, Stundenzettel, Budgets und Reports schon im Gratis-Tarif
- Achtung
- Abrechnung und Report-Export sind kostenpflichtige Add-ons
Der großzügigste Gratis-Tarif im Feld. Wer erfassen und auswerten will, ohne etwas zu zahlen, kommt hier am weitesten.
Vorher wissen
- Seit April 2026 ist der Gratis-Tarif auf fünf Nutzer begrenzt.
- Lege je Kunde eine eigene Workspace-Farbe an und markiere mit Tags, was abrechenbar ist.
Harvest
Am besten für Freelancer mit mehreren Projekten, die Tracking und Rechnung in einem Tool wollen.
- Preis ab
- 9 $ / Nutzer / Monat, 7,20 $ bei Jahreszahlung
- Free / Test
- Kostenlos für 1 Nutzer und 2 Projekte
- Tracking
- Timer und manuell
- Rechnung
- Ja, direkt aus den erfassten Stunden
- Team
- Ja
- Plattform
- Web, Mac, Windows, iOS, Android
- Stärke
- Stundensatz je Kunde und Projekt, Integrationen zu Asana, Trello, Slack und Stripe
- Achtung
- Ab dem dritten Projekt kostenpflichtig
Der kürzeste Weg von der erfassten Stunde zur Rechnung. Wer parallel mehrere Kundenprojekte führt, spart sich damit den Wechsel zwischen drei Werkzeugen.
Vorher wissen
- Stelle Budget-Warnungen je Projekt ein. Bei 80 Prozent des vereinbarten Stundenbudgets ist Zeit für ein Gespräch, nicht für unbezahlte Mehrarbeit.
- Der Gratis-Tarif endet bei zwei Projekten, nicht bei einer Stundenzahl.
TimeTac
Am besten für kleine Teams im DACH-Raum, die Anwesenheit, Urlaub und Projektzeiten in einem System führen.
- Preis ab
- Grundgebühr 19,50 € / Monat plus Module je Nutzer
- Free / Test
- 30 Tage kostenlos, kein Gratis-Tarif
- Tracking
- Timer und Stempeluhr
- Rechnung
- Nein
- Team
- Ja, mit Urlaubs- und Anwesenheitsverwaltung
- Plattform
- Web, iOS, Android, Terminals
- Stärke
- Stundenzettel, Pausenregeln, Urlaubsplanung und Projektzeiten aus einem Guss, Anbieter aus Österreich
- Achtung
- Die Modulpreise stehen nicht öffentlich; für Solo-Selbstständige überdimensioniert
Das einzige Tool im Vergleich, das Arbeitszeit und Projektzeit gleichzeitig abbildet. Sobald du Subunternehmer oder Angestellte koordinierst, spielt es seine Stärken aus.
Vorher wissen
- Der Endpreis hängt an den gebuchten Modulen und ist nur über den Rechner des Anbieters zu ermitteln.
- Die Soll-Ist-Auswertung je Kunde zeigt, ob ein Projekt noch im vereinbarten Korridor liegt.
- Ob dein Verfahren die GoBD erfüllt, hängt nicht nur an der Software, sondern auch daran, wie du Aufzeichnungen prüfst und aufbewahrst.
Timely
Am besten für alle, die häufig zwischen Aufgaben springen und das Starten des Timers vergessen.
- Preis ab
- 9 $ / Monat bei Jahreszahlung, 11 $ monatlich
- Free / Test
- 14 Tage, kein dauerhafter Gratis-Tarif
- Tracking
- Vorschläge aus App-, Dokument- und Kalender-Aktivität, Freigabe durch dich
- Rechnung
- Nein
- Team
- Ja
- Plattform
- Web, Mac, Windows, iOS, Android
- Stärke
- Die Rohdaten bleiben lokal, bis du sie freigibst
- Achtung
- Kein dauerhafter Gratis-Tarif
Ein lokaler Rekorder schneidet mit, welche Programme und Dokumente du genutzt hast, und schlägt daraus Einträge vor. Du ordnest sie per Ziehen den Projekten zu.
Vorher wissen
- Vorschläge sind kein fertiger Stundenzettel. Prüfe sie, bevor du sie abrechnest.
- Plane fünf Minuten am Tagesende ein. Das ist schneller als manuelles Tracken und liefert trotzdem saubere Zeiten.
TimeCamp
Am besten für strukturiertes Projekttracking, aus dem direkt abgerechnet wird.
- Preis ab
- 3,99 $ / Nutzer / Monat
- Free / Test
- Kostenlos für eine Person, unbegrenzt
- Tracking
- Regeln auf Fenstertitel, dazu manueller Timer
- Rechnung
- Ja, integriertes Modul
- Team
- Ja
- Plattform
- Web, Mac, Windows, Linux, iOS, Android
- Stärke
- Zeit läuft ohne Klick auf dem richtigen Projekt, dazu Offline-Sync und breite Integrationen
- Achtung
- Automatische Erfassung und Abrechnung erst in den Bezahltarifen
Das Tool erkennt Stichwörter im Fenstertitel und ordnet die Zeit dem passenden Projekt zu. Auf dem Desktop ist es eine der stärksten Lösungen im Feld.
Vorher wissen
- Lege Regeln je Kunde an, etwa den Kundennamen oder ein Projektkürzel.
- Die mobile App ist deutlich schwächer als die Desktop-Version.
Clocko:do
Am besten für DACH-Selbstständige, die deutschen Support und eine Anbindung an ihre Rechnungssoftware wollen.
- Preis ab
- 4 € / Nutzer / Monat, 3,80 € bei Jahreszahlung
- Free / Test
- Gratis-Tarif für eine Person, 14 Tage Test der Bezahlpläne
- Tracking
- Timer und manuell
- Rechnung
- Über die Anbindung an Lexware Office und sevdesk, ab Pro-Tarif
- Team
- Ja, Teamfunktionen kostenpflichtig
- Plattform
- Web, iOS, Android
- Stärke
- Server in Deutschland, deutscher Support, Honorar-Auswertung je laufendem Projekt
- Achtung
- Der Gratis-Tarif gilt nur für eine Person
Der naheliegende Weg für alle, die bei US-Tools den deutschen Support und die Anbindung an die eigene Buchhaltung vermissen.
Vorher wissen
- Hinterlege je Kunde einen festen Stundensatz. Die Honorar-Auswertung zeigt dann laufend, was ein Projekt schon verdient hat.
- Ob dein Verfahren die GoBD erfüllt, hängt auch daran, wie du Aufzeichnungen prüfst und aufbewahrst, nicht allein an der Software.
Tyme
Am besten für alle, die ausschließlich im Apple-Ökosystem arbeiten und ein schlankes Werkzeug wollen.
- Preis ab
- 4,99 $ / Monat bei Jahreszahlung, 6,99 $ monatlich
- Free / Test
- 14 Tage kostenlos, kein Gratis-Tarif
- Tracking
- Kalender und Standort, dazu manueller Timer
- Rechnung
- Über Export
- Team
- Begrenzt
- Plattform
- macOS, iOS, iPadOS
- Stärke
- Fühlt sich auf Apple-Geräten wie eine native App an, schnelle Eingaben ohne Web-Ballast
- Achtung
- Nur im Apple-Ökosystem nutzbar
Reduzierte Oberfläche, kurze Wege, keine Browser-Anmutung. Wer auf Mac, iPhone und iPad arbeitet, merkt den Unterschied sofort.
Vorher wissen
- Verknüpfe deinen Kalender. Termine erscheinen als Vorschläge und lassen sich in zwei Klicks als Arbeitszeit annehmen.
- Ohne Mac oder iPhone fällt das Tool aus.
Timemator
Am besten für Mac-Nutzer, die automatisch erfassen wollen, ohne Daten in eine Cloud zu geben.
- Preis ab
- 39 $ einmalig für Mac, iOS-App separat 7,99 $
- Free / Test
- 30 Tage kostenlos, kein Abo
- Tracking
- Lokale App-Erkennung nach eigenen Regeln
- Rechnung
- Nein
- Team
- Nein
- Plattform
- macOS, iOS
- Stärke
- Kein Abo, keine Cloud, die Regeln liegen auf deinem Rechner
- Achtung
- Nur Mac und iOS, keine Teamfunktionen
Das Programm erkennt lokal, welche Anwendung im Vordergrund läuft, und ordnet die Zeit dem passenden Projekt zu. Kein Start, kein Stopp, kein Server.
Vorher wissen
- Definiere die Regeln einmal sauber je Projekt, etwa eine bestimmte Datei in einem bestimmten Programm.
- Auch hier gilt: Automatisch erfasste Zeit vor der Abrechnung kurz prüfen.
Kimai
Am besten für technisch versierte Nutzer, die volle Kontrolle über ihre Daten wollen.
- Preis ab
- Selbst gehostet kostenlos, Cloud ab 2,99 € / Nutzer / Monat
- Free / Test
- Open Source, unbegrenzt nutzbar
- Tracking
- Timer und manuell
- Rechnung
- Über Add-ons
- Team
- Ja
- Plattform
- Eigener Server, Cloud, Bedienung im Browser
- Stärke
- Volle Datenkontrolle, offene API, keine Lizenzkosten
- Achtung
- Hosting, Sicherung und Updates liegen bei dir
Die bekannteste Open-Source-Zeiterfassung. Reports, Projektverwaltung und API sind dabei; der Preis ist die Zeit, die du in Betrieb und Pflege steckst.
Vorher wissen
- Mit der offiziellen Docker-Installation steht eine produktive Instanz in unter einer Stunde.
- Kostenlos ist die Software, nicht der Server und nicht deine Zeit.
Weitere Alternative: WorkingHours
WorkingHours vom Indie-Entwickler Timo Partl gehört nicht zu den zehn Tools dieses Vergleichs, ist aber einen Blick wert, wenn dir die großen Plattformen zu viel sind. Zeiterfassung, Auswertung und Export ohne Abo-Modell, bewusst schlank gehalten.
Du hast Angestellte oder ein Team?
Dann brauchst du andere Funktionen als hier: Anwesenheit statt Projektzeit, Stempeluhr, Urlaubs- und Pausenverwaltung, Export in die Lohnabrechnung. Der Zeiterfassungs-Vergleich für KMU ist dafür gemacht.
Im Handwerk kommen eigene Anforderungen dazu: Erfassung ohne Netz auf der Baustelle, Stunden je Auftrag und Stempeln für die ganze Kolonne. Das steht im Baustellen-Kapitel desselben Vergleichs.
Fazit: Welches Zeiterfassungstool passt zu dir?
Zwei Fragen entscheiden. Erstens: Wofür erfasst du? Kundenstunden abrechnen ist etwas anderes als Arbeitszeit von Angestellten dokumentieren. Zweitens: Sollen aus den Stunden Rechnungen werden? Wenn ja, sind Harvest, TimeCamp und Clocko:do die kurzen Wege; wenn nein, reicht ein Timer, und dann ist der Gratis-Tarif von Toggl Track oder Clockify für die meisten genug.
Wer den Timer regelmäßig vergisst, sollte nicht härter an sich arbeiten, sondern das Werkzeug wechseln: Timely, TimeCamp und Timemator erfassen im Hintergrund und legen dir die Einträge zur Freigabe vor.
Alle Zeiterfassungs-Tools im Überblick
Weiterführend
- Hub-Guide: Die besten Tools für Freelancer 2026 — Top-Picks pro Kategorie
- Beste Rechnungssoftware für Freelancer 2026 — viele Zeiterfassungs-Tools lassen sich damit verknüpfen
- Beste Buchhaltungssoftware für Freelancer 2026 — wenn Belege und EÜR dazukommen
- Zeiterfassung für KMU und Teams
- Stundensatzrechner für Freelancer
Häufige Fragen
Müssen Selbstständige ihre Arbeitszeit erfassen?
Nein — solange du keine Angestellten hast, gibt es keine gesetzliche Aufzeichnungspflicht. Arbeitszeitgesetz und Arbeitsschutzgesetz richten sich an den Arbeitgeber und schützen Arbeitnehmer; wer solo arbeitet, ist weder das eine noch das andere. Auch der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) verpflichtet nur Arbeitgeber, ein Erfassungssystem einzurichten. Die Pflicht beginnt mit der ersten angestellten Person — bei Minijobs und in den Branchen nach § 2a SchwarzArbG sind Beginn, Ende und Dauer jedes Arbeitstags binnen sieben Kalendertagen aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren (§ 17 MiLoG). Unabhängig davon kann ein Kundenvertrag einen Stundennachweis verlangen: Beim Stundenlohnvertrag trägt der Auftragnehmer die Beweislast für die geleisteten Stunden. Details im Abschnitt Arbeitszeiterfassung für Selbstständige.
Welche Zeiterfassung ist kostenlos?
Vollständig kostenlos ist Clockify — inklusive unbegrenzter Projekte und Reports, für bis zu 5 Nutzer. Toggl Track bietet einen sehr großzügigen Free-Plan bis fünf Personen. Kimai ist als Open-Source-Tool selbst hostbar und damit ebenfalls kostenfrei, erfordert aber etwas technisches Setup. Für kleine Teams mit Anwesenheits-Bedarf (Stempeluhr, Kiosk, GPS) ist außerdem Jibble im Kern dauerhaft kostenlos — für unbegrenzt viele Nutzer. Für Solo-Freelancer reichen die ersten drei Optionen in den allermeisten Fällen aus.
Beste Zeiterfassung für Freelancer ohne Team?
Toggl Track ist die naheliegende Empfehlung: schneller Timer, sauberes UI, brauchbare Reports — und alles auch im Free-Plan. Wer komplett kostenfrei mehr Funktionen möchte (z. B. Stundenzettel und Budgets), nimmt Clockify. Für reines Hintergrund-Tracking ohne manuelles Starten ist Timemator oder Timely spannend — beide erkennen automatisch, welche Apps und Dokumente du genutzt hast.
Wie erfasse ich Arbeitszeit für die Kundenabrechnung?
Erfasse die Zeit pro Projekt und pro Kunde — am besten direkt mit hinterlegtem Stundensatz. Harvest und TimeCamp erzeugen daraus direkt eine Rechnung; Clocko:do übergibt an Rechnungstools wie Lexware Office; Toggl Track und Clockify exportieren saubere Stundenzettel als PDF/CSV, die du in deine Buchhaltung übernimmst. Wichtig: jede Zeit, die du nicht erfasst, kannst du auch nicht abrechnen — also lieber zu fein tracken als zu grob.
Zeiterfassung mit Rechnungsstellung — geht das?
Ja. Harvest bietet Zeiterfassung plus Rechnungsversand in einem Tool; Clocko:do bindet Rechnungstools wie Lexware Office an. TimeCamp kann ebenfalls Rechnungen erstellen. Wenn du allerdings Wert auf GoBD-konforme Buchhaltung legst, kombinierst du besser ein Zeiterfassungs-Tool mit einer dedizierten Rechnungssoftware — wir vergleichen die besten Optionen im Rechnungssoftware-Guide.
Was sind die besten Tools für Zeiterfassung 2026?
Aus unserem Praxistest 2026: Toggl Track für den schnellen Einstieg im Solo-Betrieb, Clockify als kostenlose Vollversion auch für kleine Teams, Harvest für die Kombination aus Zeiterfassung und Rechnungsstellung, Clocko:do als deutsche DSGVO-Lösung mit Rechnungstool-Anbindung, Timemator für automatisches Hintergrund-Tracking und Kimai als Open-Source-Variante zum Selbsthosten. Die komplette Reihenfolge mit Vor- und Nachteilen siehst du in der Vergleichstabelle oben.
Welche Arbeitszeiterfassung eignet sich für Freelancer?
Für Freelancer zählt vor allem: schnelles Tracking, Projekt- und Kunden-Zuordnung, hinterlegte Stundensätze und ein sauberer Stundenzettel-Export. Diese vier Tools liefern das zuverlässig — Toggl Track, Clockify und Harvest international, Clocko:do mit deutscher GoBD-konformer Aufbewahrung. Reine Arbeitszeiterfassungs-Tools für Angestellte (Stempel-Apps, Pausenerfassung) sind für Freelancer meist überdimensioniert und unnötig kompliziert.
Welche Zeiterfassung eignet sich für Freiberufler?
Für Freiberufler nach § 18 EStG — also Berater, Entwickler, Designer, Texter, Ärzte, Anwälte und ähnliche Katalogberufe — gelten dieselben Anforderungen wie für andere Selbstständige: projekt- und mandatsbezogene Erfassung, hinterlegte Stundensätze und ein prüfbarer Stundenzettel für die Rechnung. Toggl Track und Clockify reichen für den Solo-Betrieb völlig aus; wer Wert auf deutschen Serverstandort und GoBD-konforme Aufbewahrung legt, nimmt Clocko:do oder TimeTac. Anders als bei Gewerbetreibenden gibt es für Freiberufler keine zusätzlichen zeiterfassungsrechtlichen Pflichten — es geht rein um die saubere Abrechnung.
