Beste Zeiterfassung für Freelancer 2026 (Tools im Vergleich)
· Aktualisiert: 29. Mai 2026
Ob du nach Stunden abrechnest, Projekte sauber strukturierst oder einfach deinen Arbeitsalltag im Blick behalten willst — als Freelancer kommst du um Zeiterfassung nicht herum. Wer noch mit Excel-Listen oder Notiz-Apps trackt, verliert Zeit, vergisst Stunden und schreibt am Monatsende ungenaue Rechnungen. Ein gutes Zeiterfassungstool nimmt dir genau diese Reibung ab.
In diesem Vergleich findest du die 10 besten Zeiterfassungs-Tools für Freelancer & Selbstständige 2026 — von kostenlos bis Profi, mit Projektabrechnung und Schnittstellen zur Buchhaltung. International heißt das Ganze auch „Timetracking"; gemeint ist dieselbe Disziplin. Unsere Auswahlkriterien: kostenlose Version, einfache Erfassung (Timer + manuell), Projekt- und Kundenzuordnung, hinterlegte Stundensätze für die Abrechnung, sauberes Reporting, Solo- und Team-Tauglichkeit, Integrationen zu Buchhaltung und Rechnungstools sowie Verfügbarkeit als App, im Browser und auf dem Desktop.
Alle Zeiterfassungs-Tools im Überblick →
Vergleichstabelle: Zeiterfassung für Freelancer auf einen Blick
| Tool | Free-Plan | Rechnung integriert | Am besten für |
|---|---|---|---|
| Toggl Track | ✓ (bis 5 Nutzer) | – | Solo & kleine Teams, schneller Einstieg |
| Clockify | ✓ unbegrenzt | (als Add-on) | Max. Funktionen kostenlos |
| Harvest | ✓ (1 Nutzer, 2 Projekte) | ✓ | Direkte Rechnungsstellung |
| TimeTac | 30 Tage Test | – | DACH-konforme Profi-Erfassung |
| Timely | 14 Tage Test | – | Automatisches KI-Tracking |
| TimeCamp | ✓ (Solo) | ✓ | Tracking + Abrechnung |
| Clocko:do | 30 Tage Test | ✓ | DSGVO-konform, deutsch |
| Tyme | Test | (via Export) | Apple-only Freelancer |
| Timemator | Einmaliger Kauf | – | Automatisch & offline (Mac) |
| Kimai | ✓ Open Source | (via Add-ons) | Selbst hosten, volle Datenkontrolle |
Die 10 besten Tools für Zeiterfassung im Detail
1. Toggl Track — der intuitive Allrounder
Toggl Track ist die bekannteste Zeiterfassung für Freelancer — und das aus gutem Grund. Ein-Klick-Timer, übersichtliche Projektorganisation, klare Reports und ein Free-Plan bis fünf Nutzer. Läuft im Browser, als Desktop-App und auf iOS/Android — die Eingaben synchronisieren sauber zwischen allen Geräten. Wer Stunden in CSV/PDF an die Buchhaltung übergeben will, bekommt das ohne Umweg.
Am besten für: Solo-Freelancer und kleine Teams, die schnell anfangen wollen.
Fastlancer-Tipp: Aktiviere den „Idle Detection"-Timer im Desktop-Client — er fragt nach längeren Pausen automatisch, ob die Zeit weglaufen soll. Spart die typische „Vergessen-zu-stoppen"-Korrektur am Abend.
2. Clockify — die beste kostenlose Zeiterfassung
Clockify ist die einzige relevante Zeiterfassung, die komplett kostenlos und ohne Nutzerlimit nutzbar ist — inklusive Projekte, Stundenzettel, Budgets und Reports. Für Freelancer, die maximalen Funktionsumfang ohne monatliche Gebühr wollen, ist das die naheliegende Wahl. Premium-Features wie Rechnungsstellung oder erweiterte Reports lassen sich später bei Bedarf dazubuchen.
Am besten für: Freelancer, die maximalen Funktionsumfang gratis wollen.
Fastlancer-Tipp: Lege pro Kunde eine eigene „Workspace"-Farbe und Tags wie „abrechenbar/intern" an — so siehst du am Monatsende sofort, was du in Rechnung stellen kannst und wo dir Zeit verloren geht.
3. Harvest — Zeiterfassung mit Rechnungsstellung
Harvest kombiniert Zeiterfassung mit Rechnungsstellung und visuellem Reporting in einem Tool. Erfasste Stunden werden direkt in Rechnungen übernommen, inklusive hinterlegtem Stundensatz pro Kunde und Projekt. Die Integrationen zu Asana, Trello, Slack und Stripe machen es zur einfachen Wahl, wenn du parallel mehrere Kundenprojekte managst und nicht zwischen drei Tools wechseln willst.
Am besten für: Freelancer mit mehreren Projekten, die Tracking + Rechnung in einem Tool wollen.
Fastlancer-Tipp: Stelle „Budget-Alerts" pro Projekt ein. Sobald du 80 % deines vereinbarten Stundenbudgets erreicht hast, bekommst du eine Benachrichtigung — Zeit für ein Re-Briefing mit dem Kunden, bevor du unbezahlt drüber arbeitest.
4. TimeTac — die DACH-Lösung für Profis
TimeTac ist eine Zeiterfassung aus Österreich, die explizit auf DACH-Compliance (Arbeitszeitgesetz, GoBD, DSGVO) ausgelegt ist. Stundenzettel, Pausenregeln, Urlaubsplanung und Projektzeiterfassung kommen aus einem Guss. Für Solo-Freelancer ist sie eher überdimensioniert; sobald du aber Subunternehmer oder ein kleines Team koordinierst, spielt TimeTac seine Stärken aus.
Am besten für: Freelancer mit Subunternehmern oder kleine Teams im DACH-Raum.
Fastlancer-Tipp: Nutze die Soll-/Ist-Auswertung pro Kunde — zeigt dir auf einen Blick, ob ein Projekt noch im vereinbarten Stundenkorridor liegt.
5. Timely — KI-Zeiterfassung ohne Timer
Timely nutzt einen lokalen „Memory Tracker", der im Hintergrund mitschneidet, welche Apps, Dokumente und Browser-Tabs du genutzt hast. Daraus schlägt die KI Zeiteinträge vor, die du per Drag-and-Drop in Projekte einsortierst — ganz ohne manuelles Starten oder Stoppen. Die Roh-Daten bleiben lokal, bis du sie freigibst — Pluspunkt für den Datenschutz.
Am besten für: Freelancer, die häufig zwischen Aufgaben springen und das Tracken vergessen.
Fastlancer-Tipp: Plane 5 Minuten am Tagesende ein, um die KI-Vorschläge zu reviewen — das ist deutlich schneller als manuelles Tracken und du bekommst trotzdem saubere, abrechenbare Zeiten.
6. TimeCamp — automatisches Tracking nach Keywords
TimeCamp trackt im Hintergrund nach Stichwörtern (z. B. „Kunde X" im Fenstertitel) und ordnet die Zeit automatisch dem richtigen Projekt zu. Dazu kommen Offline-Sync, ein integriertes Rechnungsmodul und breit aufgestellte Integrationen. Die mobile App ist nicht das Highlight; auf dem Desktop ist TimeCamp aber eine der stärksten Lösungen, wenn du strukturierte Projektzeiten willst.
Am besten für: Strukturiertes Projekttracking + direkte Rechnungsstellung.
Fastlancer-Tipp: Lege Keyword-Regeln pro Kunde an („Webflow", „Kunde-XY"). Sobald ein passender App-/Browser-Titel auftaucht, läuft die Zeit auf dem richtigen Projekt — ohne dass du etwas klicken musst.
7. Clocko:do — die deutsche Zeiterfassung mit Rechnung
Clocko:do ist ein deutscher Anbieter mit DSGVO-konformer Cloud-Zeiterfassung, intuitiven Stundenzetteln und integrierter Rechnungsstellung. Server in Deutschland, deutscher Support, GoBD-tauglich — alles, was die meisten DACH-Freelancer bei US-Tools vermissen. Praktisch für regelmäßige Abrechnungen und Mandate, bei denen du sauber dokumentieren musst.
Am besten für: DACH-Freelancer mit Datenschutz- und Abrechnungs-Fokus.
Fastlancer-Tipp: Hinterlege je Kunde einen festen Stundensatz und nutze die „Honorar"-Auswertung — Clocko:do zeigt dir live, wie viel ein laufendes Projekt schon verdient hat.
8. Tyme — die Apple-First-Zeiterfassung
Tyme ist auf macOS, iOS und iPadOS zuhause und wirkt dort wie eine native Apple-App: reduziertes UI, schnelle Eingaben, automatisches Tracking via Apple-Standortdienste und Kalender. Wer ausschließlich im Apple-Ökosystem arbeitet, bekommt mit Tyme eine sehr schnelle, unaufdringliche Zeiterfassung — ohne Web-App-Aufblähung.
Am besten für: Apple-only Freelancer, die ein schnelles, minimalistisches Tool wollen.
Fastlancer-Tipp: Verknüpfe Tyme mit deiner Kalender-App — Termine erscheinen als Vorschläge im Tracker und lassen sich in ein, zwei Klicks als Arbeitszeit annehmen.
9. Timemator — automatisches Tracking ohne Cloud
Timemator ist ein Mac-Tracker, der lokal erkennt, welche Anwendung gerade im Vordergrund läuft, und die Zeit dem passenden Projekt zuordnet — ganz ohne Start/Stopp. Keine Cloud, keine Subscription, einmaliger Kauf. Wer Cloud-Speicher seiner Arbeitsdaten skeptisch sieht und ungestört arbeiten möchte, fährt damit ausgezeichnet.
Am besten für: Mac-Nutzer, die offline arbeiten und keine monatliche Gebühr zahlen wollen.
Fastlancer-Tipp: Definiere „Auto-Tracking-Regeln" einmal sauber pro Projekt (z. B. „Wenn Figma + Datei XY", dann starte Projekt Z). Danach läuft die Zeiterfassung praktisch unsichtbar im Hintergrund.
10. Kimai — Open-Source-Zeiterfassung selbst gehostet
Kimai ist die bekannteste Open-Source-Zeiterfassung — gehostet auf deinem eigenen Server. Reports, Projektverwaltung, Rechnungs-Add-ons und API-Zugriff sind alle dabei. Maximale Datenkontrolle, null laufende Lizenzkosten, dafür musst du dich einmal um Hosting und Updates kümmern. Wer sich vor einer kleinen PHP-Installation nicht scheut, hat hier ein erstklassiges Tool.
Am besten für: Freelancer mit technischem Hintergrund, die volle Datenkontrolle wollen.
Fastlancer-Tipp: Starte mit einem Hetzner- oder UpCloud-Server und der offiziellen Docker-Installation — in unter einer Stunde steht eine produktive Kimai-Instanz, die du komplett selbst kontrollierst.
Welches Zeiterfassungstool passt am besten zu dir?
Schnell starten, alles im Free-Plan: Toggl Track, Clockify
Zeiterfassung mit direkter Rechnungsstellung: Harvest, Clocko:do, TimeCamp
DACH-Compliance & deutscher Support: Clocko:do, TimeTac
Automatisches, „unsichtbares" Tracking: Timely, Timemator, TimeCamp
Apple-only & minimalistisch: Tyme, Timemator
Selbst gehostet / Open Source: Kimai
Geheimtipp: WorkingHours
Schau dir das Zeiterfassungstool WorkingHours vom Indie-Entwickler Timo Partl an. Es bietet alle wichtigen Funktionen — Zeiterfassung, Analyse, Export — ohne Abo-Modell. Eine ehrliche Alternative, wenn du dich an den großen Anbietern satt gesehen hast.
Du willst nicht nur deine Zeit, sondern auch deine Rechnungen sauber im Griff haben? Dann lies parallel unseren Vergleich der besten Rechnungssoftware für Freelancer — viele Zeiterfassungs-Tools lassen sich direkt damit verknüpfen. Und wenn dich Pricing und Stundensatz-Kalkulation interessieren, findest du im Fastlancer Greenprint die kompakte Grundlage dafür.
Zurück zum großen Bild? Im Hub-Guide Die besten Tools für Freelancer 2026 findest du Top-Picks pro Kategorie — Buchhaltung, Geschäftskonto, PM und mehr.
Häufige Fragen
Welche Zeiterfassung ist kostenlos?
Vollständig kostenlos und unbegrenzt nutzbar ist Clockify — inklusive Projekte, Reports und mehrerer Nutzer. Toggl Track bietet einen sehr großzügigen Free-Plan bis fünf Personen. Kimai ist als Open-Source-Tool selbst hostbar und damit ebenfalls kostenfrei, erfordert aber etwas technisches Setup. Für Solo-Freelancer reichen diese drei Optionen in den allermeisten Fällen aus.
Beste Zeiterfassung für Freelancer ohne Team?
Toggl Track ist die naheliegende Empfehlung: schneller Timer, sauberes UI, brauchbare Reports — und alles auch im Free-Plan. Wer komplett kostenfrei mehr Funktionen möchte (z. B. Stundenzettel und Budgets), nimmt Clockify. Für reines Hintergrund-Tracking ohne manuelles Starten ist Memtime oder Timely spannend — beide erkennen automatisch, welche Apps und Dokumente du genutzt hast.
Wie erfasse ich Arbeitszeit für die Kundenabrechnung?
Erfasse die Zeit pro Projekt und pro Kunde — am besten direkt mit hinterlegtem Stundensatz. Harvest, Clocko:do und TimeCamp erzeugen daraus direkt eine Rechnung; Toggl Track und Clockify exportieren saubere Stundenzettel als PDF/CSV, die du in deine Buchhaltung übernimmst. Wichtig: jede Zeit, die du nicht erfasst, kannst du auch nicht abrechnen — also lieber zu fein tracken als zu grob.
Zeiterfassung mit Rechnungsstellung — geht das?
Ja. Harvest und Clocko:do bieten Zeiterfassung plus Rechnungsversand in einem Tool. TimeCamp kann ebenfalls Rechnungen erstellen. Wenn du allerdings Wert auf GoBD-konforme Buchhaltung legst, kombinierst du besser ein Zeiterfassungs-Tool mit einer dedizierten Rechnungssoftware — wir vergleichen die besten Optionen im Rechnungssoftware-Guide.
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