Zeiterfassungs-Software für Freelancer, Selbstständige & kleine Unternehmen: 10 Tools im Test, 6 davon kostenlos

Ob du nach Stunden abrechnest, Projekte sauber strukturierst oder einfach deinen Arbeitsalltag im Blick behalten willst — als Freelancer, Selbstständiger oder kleines Unternehmen kommst du um Zeiterfassung nicht herum. Wer noch mit Excel-Listen oder Notiz-Apps trackt, verliert Zeit, vergisst Stunden und schreibt am Monatsende ungenaue Rechnungen. Eine gute Zeiterfassungs-Software nimmt dir genau diese Reibung ab.

In diesem Vergleich findest du die 10 besten Zeiterfassungs-Tools für Freelancer, Freiberufler und Selbstständige 2026 — von kostenlos bis Profi, mit Projektabrechnung und Schnittstellen zur Buchhaltung. Ob du als Freiberufler nach § 18 EStG abrechnest oder ein Gewerbe führst, spielt für die Toolwahl keine Rolle — entscheidend sind Projektzuordnung, hinterlegte Stundensätze und der Weg in die Rechnung. International heißt das Ganze auch „Timetracking"; gemeint ist dieselbe Disziplin. Unsere Auswahlkriterien: kostenlose Version, einfache Erfassung (Timer + manuell), Projekt- und Kundenzuordnung, hinterlegte Stundensätze für die Abrechnung, sauberes Reporting, Solo- und Team-Tauglichkeit, Integrationen zu Buchhaltung und Rechnungstools sowie Verfügbarkeit als App, im Browser und auf dem Desktop.

Alle Zeiterfassungs-Tools im Überblick

Vergleichstabelle: Zeiterfassung für Freelancer auf einen Blick

Kostenlose Zeiterfassung: Welche Tools wirklich gratis bleiben

Sechs der zehn Tools haben einen dauerhaft kostenlosen Tarif — keinen Test, der nach 14 Tagen endet. Entscheidend ist nicht, ob es einen Free-Plan gibt, sondern wo er aufhört. Diese Grenzen sind der eigentliche Unterschied:

Für Solo-Freelancer reicht der kostenlose Tarif fast immer. Clockify ist die großzügigste Variante, wenn du nur Zeiten erfassen und auswerten willst; Harvest lohnt sich trotz der Zwei-Projekt-Grenze, wenn du aus den erfassten Stunden direkt Rechnungen stellen möchtest. Wer die Daten auf eigener Infrastruktur halten will, nimmt Kimai. Die vier verbleibenden Tools im Test — TimeTac, Timely, Tyme und Timemator — haben nur Testphasen oder sind Einmalkäufe; sie stehen weiter unten, weil sie andere Stärken haben.

Arbeitszeiterfassung für Selbstständige: Pflicht oder nicht?

Vor der Toolwahl steht meist eine Frage, die gar keine Toolfrage ist: Muss ich als Selbstständiger meine Arbeitszeit überhaupt aufzeichnen? Für die allermeisten lautet die Antwort nein — und der Grund dafür erklärt zugleich, ab wann sie kippt.

Ohne Angestellte gibt es keine gesetzliche Aufzeichnungspflicht. Arbeitszeitgesetz und Arbeitsschutzgesetz richten sich an den Arbeitgeber und schützen Arbeitnehmer. Wer solo arbeitet, ist weder das eine noch das andere. Auch der viel zitierte Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) ändert daran nichts: Er verpflichtet Arbeitgeber, ein System zur Erfassung der Arbeitszeiten einzurichten — hergeleitet aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG. Solo-Selbstständige adressiert er nicht.

Sobald du jemanden beschäftigst, gilt das Gegenteil, und zwar ab der ersten Aushilfe:

Eine gesetzliche Konkretisierung dieser Pflichten steckt seit dem BAG-Beschluss im Gesetzgebungsverfahren, in Kraft ist sie bis heute nicht. Was für Betriebe mit Angestellten praktisch daraus folgt — Anwesenheitserfassung statt Projektzeiten, Stempeluhr, Export in die Lohnabrechnung —, steht in unserem Zeiterfassungs-Vergleich für KMU. Die zehn Tools auf dieser Seite sind auf Projektzeiten und Abrechnung ausgelegt, nicht auf Anwesenheitsnachweise.

Der zweite Weg zur Pflicht führt über den Kundenvertrag. Wer nach Stunden abrechnet, muss die Stunden im Streitfall auch belegen können: Nach ständiger BGH-Rechtsprechung trägt beim Stundenlohnvertrag der Auftragnehmer die Darlegungs- und Beweislast für die geleisteten Stunden. Praktisch heißt das, ein Export aus dem Zeiterfassungstool ist ein Nachweis, eine Erinnerung ist keiner. Noch besser ist der vom Kunden gegengezeichnete Stundenzettel — unterschreibt er, verschiebt sich die Beweislast in aller Regel zu seinen Lasten, und er muss darlegen, dass die abgerechneten Stunden nicht wirtschaftlich waren. Wer regelmäßig größere Stundenkontingente abrechnet, sollte den Monatsexport deshalb nicht nur ablegen, sondern bestätigen lassen.

Bleibt der Grund, aus dem die meisten Selbstständigen ohnehin tracken: Ohne erfasste Zeiten weißt du nicht, ob dein Stundensatz aufgeht. Die Rechnung dahinter macht der Stundensatz-Rechner.

Die 10 besten Tools für Zeiterfassung im Detail

1. Toggl Track — der intuitive Allrounder

Toggl Track ist die bekannteste Zeiterfassung für Freelancer — und das aus gutem Grund. Ein-Klick-Timer, übersichtliche Projektorganisation, klare Reports und ein Free-Plan bis fünf Nutzer. Läuft im Browser, als Desktop-App und auf iOS/Android — die Eingaben synchronisieren sauber zwischen allen Geräten. Wer Stunden in CSV/PDF an die Buchhaltung übergeben will, bekommt das ohne Umweg.

Am besten für: Solo-Freelancer und kleine Teams, die schnell anfangen wollen.
Fastlancer-Tipp: Aktiviere den „Idle Detection"-Timer im Desktop-Client — er fragt nach längeren Pausen automatisch, ob die Zeit weglaufen soll. Spart die typische „Vergessen-zu-stoppen"-Korrektur am Abend.

Zum Toggl-Track-Review Toggl Track ausprobieren

2. Clockify — die beste kostenlose Zeiterfassung

Clockify bietet einen der großzügigsten Free-Pläne der Kategorie — seit April 2026 allerdings auf 5 Nutzer begrenzt — inklusive Projekte, Stundenzettel, Budgets und Reports. Für Freelancer, die maximalen Funktionsumfang ohne monatliche Gebühr wollen, ist das die naheliegende Wahl. Premium-Features wie Rechnungsstellung oder erweiterte Reports lassen sich später bei Bedarf dazubuchen.

Am besten für: Freelancer, die maximalen Funktionsumfang gratis wollen.
Fastlancer-Tipp: Lege pro Kunde eine eigene „Workspace"-Farbe und Tags wie „abrechenbar/intern" an — so siehst du am Monatsende sofort, was du in Rechnung stellen kannst und wo dir Zeit verloren geht.

Zum Clockify-Review Clockify ausprobieren

3. Harvest — Zeiterfassung mit Rechnungsstellung

Harvest kombiniert Zeiterfassung mit Rechnungsstellung und visuellem Reporting in einem Tool. Erfasste Stunden werden direkt in Rechnungen übernommen, inklusive hinterlegtem Stundensatz pro Kunde und Projekt. Die Integrationen zu Asana, Trello, Slack und Stripe machen es zur einfachen Wahl, wenn du parallel mehrere Kundenprojekte managst und nicht zwischen drei Tools wechseln willst.

Am besten für: Freelancer mit mehreren Projekten, die Tracking + Rechnung in einem Tool wollen.
Fastlancer-Tipp: Stelle „Budget-Alerts" pro Projekt ein. Sobald du 80 % deines vereinbarten Stundenbudgets erreicht hast, bekommst du eine Benachrichtigung — Zeit für ein Re-Briefing mit dem Kunden, bevor du unbezahlt drüber arbeitest.

Harvest ausprobieren

4. TimeTac — die DACH-Lösung für Profis

TimeTac ist eine Zeiterfassung aus Österreich, die explizit auf DACH-Compliance (Arbeitszeitgesetz, GoBD, DSGVO) ausgelegt ist. Stundenzettel, Pausenregeln, Urlaubsplanung und Projektzeiterfassung kommen aus einem Guss. Für Solo-Freelancer ist sie eher überdimensioniert; sobald du aber Subunternehmer oder ein kleines Team koordinierst, spielt TimeTac seine Stärken aus. Für Teams mit Anwesenheits- und Urlaubsthemen lohnt der Blick in unseren Zeiterfassungs-Vergleich für KMU.

Am besten für: Freelancer mit Subunternehmern oder kleine Teams im DACH-Raum.
Fastlancer-Tipp: Nutze die Soll-/Ist-Auswertung pro Kunde — zeigt dir auf einen Blick, ob ein Projekt noch im vereinbarten Stundenkorridor liegt.

TimeTac ausprobieren

5. Timely — KI-Zeiterfassung ohne Timer

Timely nutzt einen lokalen „Memory Tracker", der im Hintergrund mitschneidet, welche Apps, Dokumente und Browser-Tabs du genutzt hast. Daraus schlägt die KI Zeiteinträge vor, die du per Drag-and-Drop in Projekte einsortierst — ganz ohne manuelles Starten oder Stoppen. Die Roh-Daten bleiben lokal, bis du sie freigibst — Pluspunkt für den Datenschutz.

Am besten für: Freelancer, die häufig zwischen Aufgaben springen und das Tracken vergessen.
Fastlancer-Tipp: Plane 5 Minuten am Tagesende ein, um die KI-Vorschläge zu reviewen — das ist deutlich schneller als manuelles Tracken und du bekommst trotzdem saubere, abrechenbare Zeiten.

Timely ausprobieren

6. TimeCamp — automatisches Tracking nach Keywords

TimeCamp trackt im Hintergrund nach Stichwörtern (z. B. „Kunde X" im Fenstertitel) und ordnet die Zeit automatisch dem richtigen Projekt zu. Dazu kommen Offline-Sync, ein integriertes Rechnungsmodul und breit aufgestellte Integrationen. Die mobile App ist nicht das Highlight; auf dem Desktop ist TimeCamp aber eine der stärksten Lösungen, wenn du strukturierte Projektzeiten willst.

Am besten für: Strukturiertes Projekttracking + direkte Rechnungsstellung.
Fastlancer-Tipp: Lege Keyword-Regeln pro Kunde an („Webflow", „Kunde-XY"). Sobald ein passender App-/Browser-Titel auftaucht, läuft die Zeit auf dem richtigen Projekt — ohne dass du etwas klicken musst.

TimeCamp ausprobieren

7. Clocko:do — die deutsche Zeiterfassung mit Abrechnungs-Anbindung

Clocko:do ist ein deutscher Anbieter mit DSGVO-konformer Cloud-Zeiterfassung, intuitiven Stundenzetteln und Anbindungen an Rechnungstools wie Lexware Office oder sevdesk (ab Pro-Tarif). Server in Deutschland, deutscher Support, GoBD-tauglich — alles, was die meisten DACH-Freelancer bei US-Tools vermissen. Praktisch für regelmäßige Abrechnungen und Mandate, bei denen du sauber dokumentieren musst.

Am besten für: DACH-Freelancer mit Datenschutz- und Abrechnungs-Fokus.
Fastlancer-Tipp: Hinterlege je Kunde einen festen Stundensatz und nutze die „Honorar"-Auswertung — Clocko:do zeigt dir live, wie viel ein laufendes Projekt schon verdient hat.

Clocko:do ausprobieren

8. Tyme — die Apple-First-Zeiterfassung

Tyme ist auf macOS, iOS und iPadOS zuhause und wirkt dort wie eine native Apple-App: reduziertes UI, schnelle Eingaben, automatisches Tracking via Apple-Standortdienste und Kalender. Wer ausschließlich im Apple-Ökosystem arbeitet, bekommt mit Tyme eine sehr schnelle, unaufdringliche Zeiterfassung — ohne Web-App-Aufblähung.

Am besten für: Apple-only Freelancer, die ein schnelles, minimalistisches Tool wollen.
Fastlancer-Tipp: Verknüpfe Tyme mit deiner Kalender-App — Termine erscheinen als Vorschläge im Tracker und lassen sich in ein, zwei Klicks als Arbeitszeit annehmen.

Tyme ausprobieren

9. Timemator — automatisches Tracking ohne Cloud

Timemator ist ein Mac-Tracker, der lokal erkennt, welche Anwendung gerade im Vordergrund läuft, und die Zeit dem passenden Projekt zuordnet — ganz ohne Start/Stopp. Keine Cloud, keine Subscription, einmaliger Kauf. Wer Cloud-Speicher seiner Arbeitsdaten skeptisch sieht und ungestört arbeiten möchte, fährt damit ausgezeichnet.

Am besten für: Mac-Nutzer, die offline arbeiten und keine monatliche Gebühr zahlen wollen.
Fastlancer-Tipp: Definiere „Auto-Tracking-Regeln" einmal sauber pro Projekt (z. B. „Wenn Figma + Datei XY", dann starte Projekt Z). Danach läuft die Zeiterfassung praktisch unsichtbar im Hintergrund.

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10. Kimai — Open-Source-Zeiterfassung selbst gehostet

Kimai ist die bekannteste Open-Source-Zeiterfassung — gehostet auf deinem eigenen Server. Reports, Projektverwaltung, Rechnungs-Add-ons und API-Zugriff sind alle dabei. Maximale Datenkontrolle, null laufende Lizenzkosten, dafür musst du dich einmal um Hosting und Updates kümmern. Wer sich vor einer kleinen PHP-Installation nicht scheut, hat hier ein erstklassiges Tool.

Am besten für: Freelancer mit technischem Hintergrund, die volle Datenkontrolle wollen.
Fastlancer-Tipp: Starte mit einem Hetzner- oder UpCloud-Server und der offiziellen Docker-Installation — in unter einer Stunde steht eine produktive Kimai-Instanz, die du komplett selbst kontrollierst.

Kimai ausprobieren

Welches Zeiterfassungstool passt am besten zu dir?

• Schnell starten, alles im Free-Plan: Toggl Track, Clockify

• Zeiterfassung mit direkter Rechnungsstellung: Harvest, Clocko:do, TimeCamp

• DACH-Compliance & deutscher Support: Clocko:do, TimeTac

• Automatisches, „unsichtbares" Tracking: Timely, Timemator, TimeCamp

• Apple-only & minimalistisch: Tyme, Timemator

• Selbst gehostet / Open Source: Kimai

Zeiterfassung im Handwerk stellt andere Anforderungen als die Tools hier — Erfassung ohne Netz auf der Baustelle, Stunden je Auftrag, Stempeln für die ganze Kolonne und der Export in die Lohnabrechnung: Das haben wir im Zeiterfassungs-Vergleich für KMU in einem eigenen Baustellen-Kapitel aufgeschlüsselt.

Geheimtipp: WorkingHours

Schau dir das Zeiterfassungstool WorkingHours vom Indie-Entwickler Timo Partl an. Es bietet alle wichtigen Funktionen — Zeiterfassung, Analyse, Export — ohne Abo-Modell. Eine ehrliche Alternative, wenn du dich an den großen Anbietern satt gesehen hast.

Du willst nicht nur deine Zeit, sondern auch deine Rechnungen sauber im Griff haben? Dann lies parallel unseren Vergleich der besten Rechnungssoftware für Freelancer — viele Zeiterfassungs-Tools lassen sich direkt damit verknüpfen. Und wenn dich Pricing und Stundensatz-Kalkulation interessieren, findest du im Fastlancer Greenprint die kompakte Grundlage dafür.

Zurück zum großen Bild? Im Hub-Guide Die besten Tools für Freelancer 2026 findest du Top-Picks pro Kategorie — Buchhaltung, Geschäftskonto, PM und mehr.

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