Beste Rechnungssoftware für Freelancer & Selbstständige 2026

Fastlancer Team · Aktualisiert: 18. Aug. 2026

Beste Rechnungssoftware für Freelancer & Selbstständige 2026

Rechnungen schreiben gehört zum Freelancer-Alltag — und seit der E-Rechnungspflicht 2025 auch zum Pflichtprogramm. Dieser Guide zeigt die beste Rechnungssoftware für Freelancer und kleine Unternehmen: Tools, die professionelle Rechnungen erstellen, E-Rechnungen (XRechnung/ZUGFeRD) versenden und GoBD-konform aufbewahren. Ohne den Overhead einer vollen Buchhaltungssuite.

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Du brauchst volle Buchhaltung (EÜR, UStVA, DATEV)? Dann ist unser Buchhaltungssoftware-Vergleich die bessere Anlaufstelle. Dieser Guide hier fokussiert auf Rechnungsstellung und E-Rechnungen. Für den Spezialfall §-19-Rechnungen ohne Umsatzsteuer gibt es zudem unseren Vergleich der besten Rechnungssoftware für Kleinunternehmer.

Schnellempfehlung

  • Kostenlos starten: Zervant (bis 5 Rechnungen/Monat), Invoice Ninja (Open Source, unbegrenzt) oder Invoicely.
  • Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis: fakturawork (ab 4,90 €/Monat — Rechnungen, Mahnwesen, Zeiterfassung, DATEV-Export).
  • E-Rechnung ohne Abo: Cakedesk (Einmalkauf, ZUGFeRD + XRechnung, lokal auf deinem Rechner).
  • Für viele Rechnungen + Mahnwesen: Kleverbill (Automatisierung, Debitorenmanagement).
  • E-Commerce / Shop-Integration: easybill (Amazon, eBay, Shopify u.a.).
  • Rechnungen + Buchhaltung in einem:Buchhaltungs-Guide (Lexware Office, sevdesk, Papierkram).

Alle Rechnungstools im Überblick

E-Rechnungspflicht — was du 2026 wissen musst:

Seit Januar 2025 müssen B2B-Unternehmer in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab Januar 2027 wird das Versenden Pflicht für Unternehmen über 800.000 € Jahresumsatz, ab 2028 für alle B2B-Transaktionen. Wenn du Rechnungen an andere Unternehmen schreibst, brauchst du ein Tool mit XRechnung- und ZUGFeRD-Support — in der Tabelle unten markiert.

Worauf kommt es bei Rechnungssoftware an?

  • E-Rechnung (XRechnung & ZUGFeRD): Ab 2027/2028 Pflicht im B2B. Dein Tool sollte beides können — versenden und empfangen.

  • GoBD-konforme Aufbewahrung: Rechnungen müssen 10 Jahre manipulationssicher gespeichert werden. Die meisten Cloud-Tools erledigen das automatisch.

  • Preis: Mehrere Tools sind dauerhaft kostenlos nutzbar. Kostenpflichtige starten ab ca. 5 €/Monat.

  • Einfache Bedienung: Rechnung erstellen sollte in unter 2 Minuten gehen — ohne Buchhaltungswissen.

  • Individuelles Rechnungslayout: Logo, Farben, Fußzeile — damit deine Rechnung professionell aussieht.

  • Wiederkehrende Rechnungen: Wichtig bei Retainern oder Abo-Kunden — automatisch erstellen und versenden.

  • Mahnwesen: Automatische Zahlungserinnerungen statt manueller Nachfass-E-Mails.

  • Angebot→Rechnung-Workflow: Angebot erstellen, Kunde akzeptiert, mit einem Klick zur Rechnung umwandeln.

ZUGFeRD oder XRechnung? Die beiden E-Rechnungsformate im Unterschied

In fast jeder Feature-Liste stehen die beiden Begriffe nebeneinander, als wären sie Varianten derselben Sache. Sind sie nicht. Sie unterscheiden sich im Aufbau, im typischen Empfänger — und darin, ob ein Mensch die Rechnung ohne Zusatzsoftware lesen kann.

Vorab die Abgrenzung, an der die meisten Missverständnisse hängen: Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. § 14 Abs. 1 UStG verlangt ein strukturiertes elektronisches Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Ein PDF ist eine bildhafte Darstellung — die Informationen liegen darin nicht strukturiert vor. Auch ein eingescanntes Papier oder eine JPG-Datei fällt deshalb nicht darunter.

XRechnung: reines XML für öffentliche Auftraggeber

XRechnung ist die deutsche Ausgestaltung der EN 16931 — im Fachjargon die deutsche Core Invoice Usage Specification (CIUS). Erarbeitet hat sie die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei: für Maschinen gemacht, für die Sichtprüfung ungeeignet. Wer sie ansehen will, braucht ein Visualisierungsprogramm.

Ihr Einsatzgebiet ist die öffentliche Hand. Seit dem 27. November 2020 müssen Rechnungssteller elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes übermitteln; ein großer Teil der Länder und Kommunen hat nachgezogen. Wer für Ministerien, Behörden oder öffentliche Einrichtungen arbeitet, braucht dieses Format — kein anderes.

ZUGFeRD: PDF und XML in einer Datei

ZUGFeRD ist ein hybrides Format des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD): ein PDF, in dem der maschinenlesbare XML-Datensatz eingebettet steckt. Dein Kunde sieht beim Öffnen eine ganz normale Rechnung; seine Buchhaltungssoftware liest gleichzeitig die strukturierten Daten aus. Genau das macht es im B2B-Alltag zum bequemeren Weg — niemand muss erklären, warum die Rechnung plötzlich eine XML-Datei ist.

Merkmal ZUGFeRD XRechnung
AufbauPDF mit eingebettetem XML (hybrid)reines XML
Ohne Zusatzsoftware lesbar✓ ja, als PDF– nur mit Visualisierung
Typischer EmpfängerUnternehmen (B2B), auch B2Cöffentliche Auftraggeber (B2G)
HerausgeberFeRDKoSIT
Verhältnis zur EN 16931je nach Profil konformdeutsche CIUS der Norm

Die Profil-Falle: nicht jedes ZUGFeRD ist eine gültige Rechnung

Hier lohnt sich der Blick ins Kleingedruckte. ZUGFeRD kennt fünf Profile plus das Referenz-Profil XRECHNUNG, und sie unterscheiden sich nicht nur im Datenumfang, sondern in der Rechnungskonformität nach UStG:

  • EXTENDED, EN 16931 (COMFORT), BASIC — in Deutschland als vollständige Rechnung nach UStG anerkannt. Für EU-konforme E-Rechnungen empfiehlt das FeRD das Profil EN 16931.
  • BASIC WL — enthält keine Rechnungspositionen und kann deshalb keine UStG-konforme Rechnung abbilden. Es ist eine Buchungshilfe, keine Rechnung.
  • MINIMUM — nur Käufer, Verkäufer, Gesamtbetrag und Gesamt-Umsatzsteuer, ohne Steueraufschlüsselung. Ebenfalls nur Buchungshilfe.

Praktische Konsequenz: „Unterstützt ZUGFeRD” im Marketing eines Tools ist noch keine Zusage, dass die erzeugte Datei als E-Rechnung durchgeht. Das Profil entscheidet. Bei den Tools in diesem Guide, die wir selbst geprüft haben, ist das der Fall — aber es ist die Frage, die man einem unbekannten Anbieter stellen sollte.

Wer ab wann muss — der gesetzliche Fahrplan

Die Übergangsfristen stehen in § 27 Abs. 38 UStG, und sie sind präziser, als die verbreitete Kurzfassung vermuten lässt:

  • Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen B2B-Unternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können. Eine Zustimmung des Empfängers ist dafür nicht nötig: § 14 Abs. 1 Satz 5 UStG verlangt sie nur dort, wo keine Ausstellungspflicht im inländischen B2B besteht.
  • Bis 31. Dezember 2026: Für den Versand dürfen alle noch Papier oder ein anderes elektronisches Format nutzen — letzteres nur mit Zustimmung des Empfängers.
  • Bis 31. Dezember 2027: Dieselbe Erleichterung gilt weiter, aber nur noch für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 € betragen hat. Wer darüber liegt, muss ab 2027 elektronisch versenden.
  • Ab 1. Januar 2028: Keine Ausnahme mehr — E-Rechnung im inländischen B2B durchgängig Pflicht.

Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind von dieser Pflicht nicht erfasst. Für die öffentliche Hand gilt die eigene, ältere Regelung von 2020 — dort ist XRechnung längst Alltag.

Welches unserer Tools welches Format erzeugt

Beide Formate beherrschen unter den hier verglichenen Tools: Cakedesk (ZUGFeRD und XRechnung, als Einmalkauf ohne Abo), easybill (erstellt und empfängt beide Formate, sogar im kostenlosen Free-Plan), BillingEngine (XRechnung und ZUGFeRD nach EN 16931 in allen Plänen, auch im Gratis-Tarif) und EasyFirma. Auf der Buchhaltungsseite gilt dasselbe für sevdesk (bereits 3 E-Rechnungen im Monat im Kostenlos-Tarif), Lexware Office, Norman (unbegrenzt schon im Free-Plan) und Accountable, das zusätzlich Peppol unterstützt.

Nur teilweise: fakturawork reichert ausgehende Rechnungen mit ZUGFeRD-2.0-Daten an und erkennt eingehende ZUGFeRD-Rechnungen, erstellt laut Anbieterseite aber keine XRechnung — für öffentliche Auftraggeber reicht das nicht. Invoice Ninja ist international gebaut und bei den deutschen Formaten eingeschränkt. Gar nicht: Billdu und Invoicely — beide für den internationalen Markt entwickelt, ohne XRechnung oder ZUGFeRD.

Faustregel für die Auswahl: Wer ausschließlich Unternehmen und Privatkunden bedient, kommt mit ZUGFeRD durch. Sobald ein öffentlicher Auftraggeber dazukommt — Stadt, Land, Bund, Hochschule —, ist XRechnung nicht verhandelbar, und ein Tool ohne XRechnung fällt aus.

Vergleichstabelle: Rechnungsprogramme auf einen Blick

Tool Preis ab Free / Test E-Rechnung GoBD Mahnwesen Besonderheit
Zervant0 €✓ Free (5 Rechn./Mo.)Kostenloser Einstieg
Invoice Ninja0 €✓ Open Source(teilw.)Open Source, selbst hostbar
Cakedesk69 € (einmalig)3 Rechnungen gratisOffline, kein Abo
fakturawork4,90 €30 Tage(teilw.)Bestes Preis-Leistung
KleverbillPaidTest verfügbarAutomatisierung + Debitorenmgmt
BillduFreemium✓ Free-Tarif(teilw.)Starke mobile App
Invoicely0 €✓ Free-TarifInternational, mehrere Währungen
billtanoab 3,99 €Prepaid-Tage, 14 T. TestFür Gelegenheitsrechnungen
BillingEngineFreemium14 TageEinfachste Bedienung
likviFreemium✓ Free-TarifDashboard + Liquiditätsplanung
EasyFirma195 € (einmalig)Test verfügbarDesktop-Software

Legende: ✓ = vollständig (XRechnung + ZUGFeRD), (teilw.) = eingeschränkt oder nur ein Format, (empf.) = nur Empfang, – = nicht vorhanden. Stand: Mai 2026. Preise und Konditionen können sich ändern — maßgeblich ist die jeweilige Anbieter-Seite.

Zervant

Zervant – Kostenlose Rechnungssoftware Screenshot
Zervants Free-Tarif erlaubt bis zu 5 Rechnungen und Angebote pro Monat (Bild: zervant.com)

Am besten für: Kostenloser Einstieg mit professionellem Rechnungslayout

Finnisches Rechnungstool mit dauerhaft kostenlosem Tarif: bis zu 5 Rechnungen und Angebote pro Monat, Versand per E-Mail oder PDF, Einnahmenbericht zum Download für den Steuerberater. Modernes, ansprechendes Layout mit mehreren Zahlungsmethoden. E-Rechnungen werden unterstützt. Für den Einstieg oder Freelancer mit wenigen Kunden eine der besten kostenlosen Optionen.

Stimmen aus dem Netz: „Einfach zu handhaben, ansprechendes Layout und gute Optionen zur Rechnungsgestaltung" (Trustpilot, 2.800+ Bewertungen). Die kostenlosen Reporting-Tools und die schnelle Rechnungserstellung werden gelobt. Kritik betrifft den Support bei Problemen und gelegentliche Bugs bei Account-Verwaltung.

Zervant ausprobieren

Invoice Ninja

Invoice Ninja – Open-Source-Rechnungen Screenshot
Invoice Ninja läuft als Cloud-Version oder selbst gehostet (Bild: invoiceninja.com)

Am besten für: Technikaffine Freelancer, die Open Source und volle Kontrolle wollen

Open-Source-Rechnungstool, kostenlos nutzbar als Cloud-Version oder selbst gehostet. Rechnungen, Angebote, wiederkehrende Rechnungen, Zeiterfassung, Kundenverwaltung, Zahlungsanbindung (Stripe, PayPal u.a.). Der kostenlose Plan ist nicht zeitlich begrenzt. Einschränkung: E-Rechnungen nach deutschem Standard (XRechnung/ZUGFeRD) sind eingeschränkt — für den internationalen Markt gebaut, nicht speziell für deutsche GoBD-Anforderungen.

Stimmen aus dem Netz: „Sehr empfehlenswert für kleine Unternehmen und Freelancer" (Capterra). Nutzer loben das Client Portal und die unbegrenzte kostenlose Nutzung. Kritik: kein Multi-Company-Support und gelegentliche Probleme mit dem Kundenservice.

Invoice Ninja ausprobieren

Cakedesk

Cakedesk – Rechnungstool für Freelancer Screenshot
Cakedesk speichert alle Daten lokal — Einmalkauf statt Abo (Bild: cakedesk.app)

Am besten für: Einmalkauf statt Abo — lokal, schnell, datenschutzfreundlich

Desktop-App (Mac & Windows), kein Abo — einmalig kaufen, unbegrenzt nutzen. Deine Daten bleiben lokal auf deinem Rechner, nichts wird an Cakedesk-Server gesendet. E-Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnung-Format werden unterstützt. Individuelle Rechnungsvorlagen, Angebote, schnelle Bedienung. Die ersten 3 Rechnungen sind kostenlos, danach 69 € Einmalpreis — kein Abo.

Stimmen aus dem Netz: „Einfach, übersichtlich und trotzdem sehr flexibel — elegante Rechnungen und Angebote" (Capterra). Besonders geschätzt: kein Abo-Modell, volle Datenkontrolle, E-Rechnungs-Compliance seit 2025. Ideal für Freelancer, die kein Cloud-Tool wollen.

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fakturawork

faktura.work – Rechnungen und Angebote Screenshot
fakturawork deckt Rechnungen, Mahnwesen und DATEV-Export ab 4,90 €/Monat ab (Bild: faktura.work)

Am besten für: Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis mit E-Rechnung und DATEV

Cloud-Tool für Rechnungen, Angebote, Mahnwesen, Kundenverwaltung, Projekte und Zeiterfassung — ab 4,90 €/Monat. Unterstützt XRechnung und ZUGFeRD für die E-Rechnungspflicht. DATEV-Export und ELSTER-XML-Export für die UStVA vorhanden. 30 Tage kostenlos testbar. Die Oberfläche wird als funktional und schnell verständlich beschrieben, wirkt aber weniger modern als Lexware oder sevdesk.

Stimmen aus dem Netz: Auf Softwareabc24 erhält fakturawork solide Noten: 80 % für Rechnungsstellung, 75 % für Benutzerfreundlichkeit, 90 % für Preis-Leistung. Das Fazit: „Eines der besten Preis-Leistungs-Verhältnisse" für Rechnungen + Mahnwesen + DATEV-Export.

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Kleverbill

Kleverbill – Rechnungsprogramm Screenshot
Kleverbill automatisiert Mahnläufe und wiederkehrende Rechnungen (Bild: kleverbill.de)

Am besten für: Automatisiertes Rechnungs- und Mahnwesen bei vielen Kunden

Cloud-Software für den gesamten Rechnungsprozess: Rechnungsimport, Debitorenmanagement, automatisierte Mahnläufe, Abo-Rechnungen, Rabattstrukturen. E-Rechnungen werden unterstützt — Kleverbill bietet sogar einen kostenlosen E-Rechnungs-Check zum Testen. Positioniert sich als Automatisierungslösung für Freelancer und kleine Unternehmen mit vielen wiederkehrenden Rechnungen.

Stimmen aus dem Netz: Kleverbill hat wenige öffentliche Bewertungen auf den großen Portalen. In Rechnungsprogramm-Vergleichen von fuer-gruender.de und trusted.de taucht es als Spezialtool für Rechnungsautomatisierung auf — nicht als Allrounder, sondern als Lösung für das spezifische Problem „viele Rechnungen, wenig Zeit".

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Billdu

Billdu – Mobile Rechnungssoftware Screenshot
Billdu erstellt Rechnungen und Angebote direkt vom Smartphone (Bild: billdu.com)

Am besten für: Mobile Rechnungsstellung von unterwegs

Internationales Rechnungstool mit starker mobiler App (iOS & Android). Rechnungen, Angebote, Lieferscheine jederzeit vom Smartphone erstellen. Kunden können Angebote per Link akzeptieren oder ablehnen. Kostenloser Einstiegstarif vorhanden. Hinweis: Primär für den internationalen Markt gebaut — keine E-Rechnung (kein XRechnung/ZUGFeRD), GoBD-Konformität eingeschränkt. Für rein deutsche B2B-Rechnungen nicht ideal.

Stimmen aus dem Netz: „Mega einfach und schnell — sehr übersichtlich" (Trustpilot, 870+ Bewertungen). Das Quoting-System wird als „brilliant" beschrieben. Kritik: Seit dem Ausbau des Funktionsumfangs hat laut Nutzern die Performance abgenommen, und der Support ist schwer erreichbar.

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Invoicely

Invoicely – Online-Rechnungsstellung Screenshot
Invoicely schreibt Rechnungen in mehreren Währungen — dauerhaft kostenlos (Bild: invoicely.com)

Am besten für: Internationale Freelancer mit Kunden in mehreren Währungen

Browserbasiertes Rechnungstool mit dauerhaft kostenlosem Tarif. Rechnungen in verschiedenen Währungen, mehrsprachige Oberfläche, Zeiterfassung, Ausgabenverwaltung und Berichte. Zahlungsanbindungen (PayPal, Stripe, WePay). Hinweis: Kein deutscher E-Rechnungs-Support (XRechnung/ZUGFeRD) und keine GoBD-konforme Aufbewahrung — für rein deutsche B2B-Rechnungen nicht ausreichend, für internationale Projekte oder B2C aber nutzbar.

Stimmen aus dem Netz: Invoicely hat wenige deutsche Bewertungen. International wird es als solide Free-Option für einfache Rechnungsstellung gelobt — besonders von Freelancern, die Kunden in mehreren Ländern bedienen.

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billtano

billtano – Online-Rechnungsprogramm Screenshot
billtano reduziert die Rechnungsstellung bewusst aufs Wesentliche (Bild: billtano.de)

Am besten für: Gelegenheitsrechnungen ohne Einarbeitung

Schlankes Online-Rechnungstool für Freelancer, die nur gelegentlich Rechnungen schreiben — mit ungewöhnlichem Preismodell: statt Abo kaufst du Prepaid-Nutzungstage (30 Tage 3,99 €, 360 Tage 39,99 € zzgl. USt.), alle Funktionen inklusive Mahnwesen und wiederkehrenden Rechnungen. E-Rechnung (XRechnung + ZUGFeRD) wird laut App-Changelog unterstützt; eine GoBD-Konformitätsaussage macht der Anbieter allerdings nicht. Kein Buchhaltungs-Overhead — bewusst aufs Wesentliche reduziert. Mehr Details im billtano-Review.

billtano ausprobieren

likvi

likvi – Rechnungen und Finanzen Screenshot
likvi zeigt offene Rechnungen und Cashflow in einem Dashboard (Bild: likvi.de)

Am besten für: Rechnungen + Finanzübersicht mit Liquiditätsplanung

Rechnungstool mit integrierter Finanzübersicht und Liquiditätsplanung. Dashboard zeigt offene Rechnungen, Einnahmen/Ausgaben und Cashflow auf einen Blick. GoBD-konform, Mahnwesen vorhanden. Kein E-Rechnungs-Support (kein XRechnung/ZUGFeRD). Kostenloser Einstiegstarif verfügbar.

likvi ausprobieren

EasyFirma

EasyFirma – Buchhaltungssoftware Screenshot
EasyFirma läuft lokal auf dem Desktop — Einmalpreis statt Abo (Bild: easyfirma.net)

Am besten für: Desktop-Lösung für Kleinunternehmen

Desktop-Software für Rechnungen, Angebote und einfache Buchhaltung. GoBD-konform, Mahnwesen, Artikelverwaltung, E-Rechnung (XRechnung + ZUGFeRD). Einmalpreise: Standard 195 €, Premium 295 €, Ultimate 395 € — kein Abo. Lokal installiert, keine Cloud nötig. Eher für klassische Kleinunternehmen als für digitale Freelancer — aber eine solide Option für alle, die Offline-First und einmalige Zahlung bevorzugen.

EasyFirma ausprobieren

Buchhaltungstools mit starker Rechnungsfunktion

Diese Tools sind primär Buchhaltungssoftware — decken aber Rechnungsstellung, E-Rechnung und Mahnwesen mit ab. Ausführlicher Vergleich im Buchhaltungs-Guide.

  • Lexware Office (ab ~6,90 €/Mo.) — DACH-Marktstandard. Rechnungen, Mahnwesen, E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD), individuelles Layout. Achtung: Rechnungsstellung erst ab Tarif „M". Mehr erfahren

  • sevdesk (ab ~8,90 €/Mo.) — Modernste App, KI-Belegerkennung, E-Rechnung, kostenloser Free-Tarif. Rechnungsstellung schon im günstigsten Tarif. Mehr erfahren

  • FastBill (ab 9 €/Mo., Tarif Solo) — Fokus auf schnelle Rechnungsstellung und Belegverwaltung. E-Rechnung, DATEV-Export, Mahnwesen. Vier Tarife: Solo (9 €), Plus (14 €), Pro (27 €), Premium (ab 53 €). Mehr erfahren

  • Papierkram (Free-Tarif verfügbar) — Rechnungen + Zeiterfassung + EÜR. Kostenloser Einstieg. Hinweis: Free-Tarif nicht GoBD-konform — GoBD erst ab Paid. Mehr erfahren

  • easybill — Spezialisiert auf E-Commerce-Rechnungen. Stärkste Marktplatz-Integrationen (Amazon, eBay, Shopify). E-Rechnung vollständig. Mehr erfahren

  • Goodlance (Free-Tarif verfügbar) — All-in-One für Solo-Freelancer: Rechnungen, Zeiterfassung, Projekte, EÜR. E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung). Mehr erfahren

  • BillingEngine — Einfachste Bedienung, bewusst auf das Wesentliche reduziert. Für Freelancer, die „einfach nur Rechnungen" brauchen. Mehr erfahren

  • Norman — KI-Autopilot: Rechnungen + volle Buchhaltung + Steuern. Breitester ELSTER-Umfang. Free-Tarif für tägliche Buchhaltung. Mehr erfahren

Rechnungsprogramm für Handwerker: Abschlag, Schlussrechnung, Stundenzettel

Ein Rechnungsprogramm für Handwerker muss eine Sache können, die im Freelancer-Alltag selten vorkommt: einen Auftrag in mehreren Schritten abrechnen. Zieht sich eine Sanierung über Wochen, gehen währenddessen Abschlags- oder Teilrechnungen raus, und am Ende folgt eine Schlussrechnung, die die bereits gezahlten Abschläge wieder abzieht. Genau dieser Abzug ist der Knackpunkt: Rechnest du ihn von Hand heraus, stellst du früher oder später eine Position doppelt.

Aus dieser Liste beherrscht EasyFirma den Ablauf am ausdrücklichsten — Teil-, Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen und eine Schlussrechnung, die die Teilbeträge automatisch gegenrechnet; als Desktop-Software mit Einmalpreis ab 195 € statt Abo. Unter den Buchhaltungstools oben erzeugt sevdesk Teil-, Abschlags- und Schlussrechnungen direkt aus dem Angebot heraus. Wer zusätzlich Material auf Lager führt, findet mit orgaMAX im Buchhaltungs-Guide die passendere Kategorie — dort steht auch, welche Tools ein Kassenbuch für Bareinnahmen mitbringen.

Der zweite Punkt sind Stundenzettel als Anlage zur Rechnung. Bei Regiearbeiten will der Kunde sehen, wer wann wie lange da war — und du willst die Stunden nicht zweimal tippen. Tools mit eigener Zeiterfassung übernehmen sie direkt in die Rechnungsposition: fakturawork (Zeiterfassung und Projekte ab 4,90 €/Monat), Invoice Ninja und Papierkram. Bei sevdesk ist die Zeiterfassung ein kostenpflichtiges Add-on — beim Preisvergleich mitrechnen. Erfasst dein Team die Stunden auf der Baustelle statt am Schreibtisch, ist der Abschnitt zur Zeiterfassung im Handwerk der richtige Einstieg.

Und ein steuerlicher Hinweis, der bei Bauleistungen an Gewerbekunden greift: Erbringst du sie für einen Unternehmer, der selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt, weist du nach § 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG keine Umsatzsteuer aus, sondern setzt den Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers auf die Rechnung. Dein Tool muss also eine Rechnung ohne Steuerausweis samt Hinweistext erzeugen können. Bei Privatkunden gilt das nicht — dort rechnest du ganz normal mit Umsatzsteuer ab. Die Einordnung im Einzelfall gehört zum Steuerberater.

Wenn die Rechnung trotzdem nicht bezahlt wird

Rechnungssoftware löst das Schreiben und, je nach Tool, auch das Mahnwesen — die letzte Stufe deckt sie nicht ab. Wenn nach der dritten Mahnung immer noch nichts eingeht, steht die unangenehme Rechnung an: Der offene Betrag ist oft zu klein, um dafür einen Anwalt zu beauftragen, aber zu groß zum Abschreiben. Genau in diese Lücke zielt paywise — digitales Inkasso, das unbezahlte Rechnungen auf Erfolgsbasis einzieht. Vorab entstehen dir also keine Kosten, und das verschiebt die Schwelle nach unten, ab der sich Nachhaken überhaupt lohnt.

Bevor du dahin kommst, hilft allerdings die eigene Disziplin am meisten: klare Zahlungsfrist auf jeder Rechnung, automatische Zahlungserinnerung aus dem Tool heraus und bei neuen Kunden mit größerem Auftragsvolumen eine Anzahlung. Die meisten Ausfälle kündigen sich vorher an.

Fazit: Welches Rechnungsprogramm passt zu dir?

Die Entscheidung hängt von drei Fragen ab:

  • Brauchst du nur Rechnungen — oder auch Buchhaltung? Nur Rechnungen: Zervant, Cakedesk, fakturawork. Mit Buchhaltung: → Buchhaltungs-Guide.
  • Brauchst du E-Rechnungen (B2B)? Dann achte auf XRechnung + ZUGFeRD. Cakedesk, fakturawork, Zervant und alle Buchhaltungstools können das.
  • Budget? Kostenlos: Zervant, Invoice Ninja, Invoicely. Einmalkauf: Cakedesk. Ab 4,90 €: fakturawork.

Weiterführend

Häufige Fragen

Welches Rechnungsprogramm für Freelancer ist kostenlos?

Mehrere Tools bieten dauerhaft kostenlose Tarife: Zervant (bis 5 Rechnungen/Monat), Invoice Ninja (Open Source, unbegrenzt), Invoicely (Basis-Funktionen). Auch Papierkram, Goodlance und Norman haben Free-Tarife, die Rechnungen abdecken — dort ist die Buchhaltung das Hauptprodukt. Wichtig: Kostenlose Tarife haben oft Einschränkungen bei Kundenzahl, Rechnungsanzahl oder E-Rechnungsformaten. Für den Einstieg reichen sie aber völlig.

Brauchen Freelancer eine E-Rechnung?

Seit Januar 2025 müssen alle B2B-Unternehmer in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab Januar 2027 wird das Versenden für Unternehmen über 800.000 € Jahresumsatz Pflicht, ab 2028 für alle B2B-Transaktionen. Wer Rechnungen an andere Unternehmen schreibt, sollte jetzt ein Tool wählen, das XRechnung und ZUGFeRD beherrscht. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind aktuell nicht betroffen.

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

Beides sind E-Rechnungsformate nach der europäischen Norm EN 16931, aber sie sind unterschiedlich gebaut. ZUGFeRD ist ein hybrides Format des Forums elektronische Rechnung Deutschland: ein PDF mit eingebettetem XML-Datensatz. Dein Kunde sieht eine normale Rechnung, seine Software liest gleichzeitig die strukturierten Daten — der bequemere Weg im B2B-Geschäft. XRechnung ist reines XML ohne Sichtdarstellung und die deutsche Ausgestaltung (CIUS) der EN 16931, erarbeitet von der KoSIT. Es ist das Format für öffentliche Auftraggeber: Seit dem 27. November 2020 müssen Rechnungen an Auftraggeber des Bundes elektronisch übermittelt werden. Wichtig zu wissen: Ein normales PDF ist nach § 14 Abs. 1 UStG keine E-Rechnung, weil die Daten darin nicht strukturiert vorliegen.

Welche Software erstellt XRechnung und ZUGFeRD?

Aus den hier verglichenen Tools beherrschen beide Formate: Cakedesk (Einmalkauf, läuft lokal), easybill (erstellt und empfängt beide, sogar im Free-Plan), BillingEngine (beide Formate nach EN 16931 in allen Plänen) und EasyFirma. Auf der Buchhaltungsseite gilt das für sevdesk, Lexware Office, Norman und Accountable, das zusätzlich Peppol unterstützt. Nur eingeschränkt: fakturawork kann ZUGFeRD, laut Anbieterseite aber keine XRechnung. Ohne deutsche E-Rechnungsformate: Billdu und Invoicely.

Reicht ein ZUGFeRD-Tool, oder brauche ich zwingend XRechnung?

Das hängt allein an deinen Kunden. Wer ausschließlich Unternehmen und Privatpersonen berechnet, kommt mit ZUGFeRD aus — es ist EN-16931-konform, sofern das Tool ein taugliches Profil nutzt. Achtung an dieser Stelle: ZUGFeRD kennt fünf Profile, und die Profile BASIC WL und MINIMUM sind laut FeRD in Deutschland nicht als vollständige Rechnung nach UStG anerkannt — sie enthalten keine Rechnungspositionen beziehungsweise keine Steueraufschlüsselung und gelten nur als Buchungshilfe. Anerkannt sind EXTENDED, EN 16931 (COMFORT) und BASIC. Sobald ein öffentlicher Auftraggeber dazukommt — Kommune, Land, Bund, Hochschule —, führt am Format XRechnung kein Weg vorbei.

Wie schreibe ich eine GoBD-konforme Rechnung?

GoBD-Konformität bedeutet, dass Rechnungen manipulationssicher, vollständig und nachvollziehbar gespeichert werden. In der Praxis heißt das: (1) fortlaufende Rechnungsnummer ohne Lücken, (2) alle Pflichtangaben nach § 14 UStG (Name, Adresse, Steuernummer, Leistungsbeschreibung, Datum, Betrag, USt), (3) unveränderliche Aufbewahrung für 10 Jahre. Rechnungssoftware nimmt dir das meiste ab — wichtig ist, dass du Rechnungen nicht nachträglich änderst, sondern bei Fehlern eine Stornorechnung erstellst.

Welches Rechnungsprogramm eignet sich für Handwerker?

Ein Rechnungsprogramm für Handwerker braucht zwei Dinge, die schlanke Freelancer-Tools oft nicht haben: Abschlags- und Teilrechnungen während des Auftrags samt Schlussrechnung, die die Abschläge automatisch abzieht, und Stundenzettel, die als Anlage in die Rechnung wandern. Für den ersten Punkt sind EasyFirma (Teil-, Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen, Einmalpreis ab 195 €) und sevdesk (Teil-, Abschlags- und Schlussrechnungen aus dem Angebot heraus) die passenden Kandidaten. Für den zweiten Punkt Tools mit eigener Zeiterfassung: fakturawork ab 4,90 €/Monat, Invoice Ninja oder Papierkram. Bei sevdesk kostet die Zeiterfassung extra. Details stehen im Abschnitt Rechnungsprogramm für Handwerker.

Rechnungsprogramm oder Buchhaltungssoftware — was brauche ich?

Wenn du hauptsächlich Rechnungen schreiben willst und dein Steuerberater die Buchhaltung übernimmt, reicht ein schlankes Rechnungsprogramm. Wenn du EÜR, UStVA und Bankabgleich selbst machen willst, brauchst du eine Buchhaltungssoftware — viele davon können auch Rechnungen. Unser ausführlicher Vergleich: Beste Buchhaltungssoftware für Freelancer 2026.