Bestes Rechnungsprogramm für Freelancer & Selbstständige 2026

Fastlancer Team · Aktualisiert: 27. Mai 2026

Rechnungen schreiben gehört zum Freelancer-Alltag — und seit der E-Rechnungspflicht 2025 auch zum Pflichtprogramm. Dieser Guide vergleicht Rechnungsprogramme, die genau das gut machen: professionelle Rechnungen erstellen, E-Rechnungen (XRechnung/ZUGFeRD) versenden, und GoBD-konform aufbewahren. Ohne den Overhead einer vollen Buchhaltungssuite.

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Du brauchst volle Buchhaltung (EÜR, UStVA, DATEV)? Dann ist unser Buchhaltungssoftware-Vergleich die bessere Anlaufstelle. Dieser Guide hier fokussiert auf Rechnungsstellung und E-Rechnungen.

Schnellempfehlung

Kostenlos starten: Zervant (bis 5 Rechnungen/Monat), Invoice Ninja (Open Source, unbegrenzt) oder Invoicely.
Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis: fakturawork (ab 4,90 €/Monat — Rechnungen, Mahnwesen, Zeiterfassung, DATEV-Export).
E-Rechnung ohne Abo: Cakedesk (Einmalkauf, ZUGFeRD + XRechnung, lokal auf deinem Rechner).
Für viele Rechnungen + Mahnwesen: Kleverbill (Automatisierung, Debitorenmanagement).
E-Commerce / Shop-Integration: easybill (Amazon, eBay, Shopify u.a.).
Rechnungen + Buchhaltung in einem: → Buchhaltungs-Guide (Lexware Office, sevdesk, Papierkram).

Alle Rechnungstools im Überblick →

E-Rechnungspflicht — was du 2026 wissen musst:

Seit Januar 2025 müssen B2B-Unternehmer in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab Januar 2027 wird das Versenden Pflicht für Unternehmen über 800.000 € Jahresumsatz, ab 2028 für alle B2B-Transaktionen. Wenn du Rechnungen an andere Unternehmen schreibst, brauchst du ein Tool mit XRechnung- und ZUGFeRD-Support — in der Tabelle unten markiert.

Worauf kommt es bei Rechnungssoftware an?

E-Rechnung (XRechnung & ZUGFeRD): Ab 2027/2028 Pflicht im B2B. Dein Tool sollte beides können — versenden und empfangen.
GoBD-konforme Aufbewahrung: Rechnungen müssen 10 Jahre manipulationssicher gespeichert werden. Die meisten Cloud-Tools erledigen das automatisch.
Preis: Mehrere Tools sind dauerhaft kostenlos nutzbar. Kostenpflichtige starten ab ca. 5 €/Monat.
Einfache Bedienung: Rechnung erstellen sollte in unter 2 Minuten gehen — ohne Buchhaltungswissen.
Individuelles Rechnungslayout: Logo, Farben, Fußzeile — damit deine Rechnung professionell aussieht.
Wiederkehrende Rechnungen: Wichtig bei Retainern oder Abo-Kunden — automatisch erstellen und versenden.
Mahnwesen: Automatische Zahlungserinnerungen statt manueller Nachfass-E-Mails.
Angebot→Rechnung-Workflow: Angebot erstellen, Kunde akzeptiert, mit einem Klick zur Rechnung umwandeln.

Vergleichstabelle: Rechnungsprogramme auf einen Blick

Tool	Preis ab	Free / Test	E-Rechnung	GoBD	Mahnwesen	Besonderheit
Zervant	0 €	✓ Free (5 Rechn./Mo.)	✓	✓	✓	Kostenloser Einstieg
Invoice Ninja	0 €	✓ Open Source	(teilw.)	–	✓	Open Source, selbst hostbar
Cakedesk	69 € (einmalig)	3 Rechnungen gratis	✓	✓	–	Offline, kein Abo
fakturawork	4,90 €	30 Tage	✓	✓	✓	Bestes Preis-Leistung
Kleverbill	Paid	Test verfügbar	✓	✓	✓	Automatisierung + Debitorenmgmt
Billdu	Freemium	✓ Free-Tarif	–	(teilw.)	✓	Starke mobile App
Invoicely	0 €	✓ Free-Tarif	–	–	✓	International, mehrere Währungen
billtano	Freemium	✓ Free-Tarif	✓	✓	✓	Für Gelegenheitsrechnungen
BillingEngine	Freemium	14 Tage	(empf.)	✓	–	Einfachste Bedienung
likvi	Freemium	✓ Free-Tarif	–	✓	✓	Dashboard + Liquiditätsplanung
EasyFirma	195 € (einmalig)	Test verfügbar	✓	✓	✓	Desktop-Software

Legende: ✓ = vollständig (XRechnung + ZUGFeRD), (teilw.) = eingeschränkt oder nur ein Format, (empf.) = nur Empfang, – = nicht vorhanden. Stand: Mai 2026. Preise und Konditionen können sich ändern — maßgeblich ist die jeweilige Anbieter-Seite.

Zervant

Am besten für: Kostenloser Einstieg mit professionellem Rechnungslayout

Finnisches Rechnungstool mit dauerhaft kostenlosem Tarif: bis zu 5 Rechnungen und Angebote pro Monat, Versand per E-Mail oder PDF, Einnahmenbericht zum Download für den Steuerberater. Modernes, ansprechendes Layout mit mehreren Zahlungsmethoden. E-Rechnungen werden unterstützt. Für den Einstieg oder Freelancer mit wenigen Kunden eine der besten kostenlosen Optionen.

Stimmen aus dem Netz: „Einfach zu handhaben, ansprechendes Layout und gute Optionen zur Rechnungsgestaltung" (Trustpilot, 2.800+ Bewertungen). Die kostenlosen Reporting-Tools und die schnelle Rechnungserstellung werden gelobt. Kritik betrifft den Support bei Problemen und gelegentliche Bugs bei Account-Verwaltung.

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Invoice Ninja

Am besten für: Technikaffine Freelancer, die Open Source und volle Kontrolle wollen

Open-Source-Rechnungstool, kostenlos nutzbar als Cloud-Version oder selbst gehostet. Rechnungen, Angebote, wiederkehrende Rechnungen, Zeiterfassung, Kundenverwaltung, Zahlungsanbindung (Stripe, PayPal u.a.). Der kostenlose Plan ist nicht zeitlich begrenzt. Einschränkung: E-Rechnungen nach deutschem Standard (XRechnung/ZUGFeRD) sind eingeschränkt — für den internationalen Markt gebaut, nicht speziell für deutsche GoBD-Anforderungen.

Stimmen aus dem Netz: „Sehr empfehlenswert für kleine Unternehmen und Freelancer" (Capterra). Nutzer loben das Client Portal und die unbegrenzte kostenlose Nutzung. Kritik: kein Multi-Company-Support und gelegentliche Probleme mit dem Kundenservice.

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Cakedesk

Am besten für: Einmalkauf statt Abo — lokal, schnell, datenschutzfreundlich

Desktop-App (Mac & Windows), kein Abo — einmalig kaufen, unbegrenzt nutzen. Deine Daten bleiben lokal auf deinem Rechner, nichts wird an Cakedesk-Server gesendet. E-Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnung-Format werden unterstützt. Individuelle Rechnungsvorlagen, Angebote, schnelle Bedienung. Die ersten 3 Rechnungen sind kostenlos, danach 69 € Einmalpreis — kein Abo.

Stimmen aus dem Netz: „Einfach, übersichtlich und trotzdem sehr flexibel — elegante Rechnungen und Angebote" (Capterra). Besonders geschätzt: kein Abo-Modell, volle Datenkontrolle, E-Rechnungs-Compliance seit 2025. Ideal für Freelancer, die kein Cloud-Tool wollen.

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fakturawork

Am besten für: Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis mit E-Rechnung und DATEV

Cloud-Tool für Rechnungen, Angebote, Mahnwesen, Kundenverwaltung, Projekte und Zeiterfassung — ab 4,90 €/Monat. Unterstützt XRechnung und ZUGFeRD für die E-Rechnungspflicht. DATEV-Export und ELSTER-XML-Export für die UStVA vorhanden. 30 Tage kostenlos testbar. Die Oberfläche wird als funktional und schnell verständlich beschrieben, wirkt aber weniger modern als Lexware oder sevdesk.

Stimmen aus dem Netz: Auf Softwareabc24 erhält fakturawork solide Noten: 80 % für Rechnungsstellung, 75 % für Benutzerfreundlichkeit, 90 % für Preis-Leistung. Das Fazit: „Eines der besten Preis-Leistungs-Verhältnisse" für Rechnungen + Mahnwesen + DATEV-Export.

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Kleverbill

Am besten für: Automatisiertes Rechnungs- und Mahnwesen bei vielen Kunden

Cloud-Software für den gesamten Rechnungsprozess: Rechnungsimport, Debitorenmanagement, automatisierte Mahnläufe, Abo-Rechnungen, Rabattstrukturen. E-Rechnungen werden unterstützt — Kleverbill bietet sogar einen kostenlosen E-Rechnungs-Check zum Testen. Positioniert sich als Automatisierungslösung für Freelancer und kleine Unternehmen mit vielen wiederkehrenden Rechnungen.

Stimmen aus dem Netz: Kleverbill hat wenige öffentliche Bewertungen auf den großen Portalen. In Rechnungsprogramm-Vergleichen von fuer-gruender.de und trusted.de taucht es als Spezialtool für Rechnungsautomatisierung auf — nicht als Allrounder, sondern als Lösung für das spezifische Problem „viele Rechnungen, wenig Zeit".

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Billdu

Am besten für: Mobile Rechnungsstellung von unterwegs

Internationales Rechnungstool mit starker mobiler App (iOS & Android). Rechnungen, Angebote, Lieferscheine jederzeit vom Smartphone erstellen. Kunden können Angebote per Link akzeptieren oder ablehnen. Kostenloser Einstiegstarif vorhanden. Hinweis: Primär für den internationalen Markt gebaut — keine E-Rechnung (kein XRechnung/ZUGFeRD), GoBD-Konformität eingeschränkt. Für rein deutsche B2B-Rechnungen nicht ideal.

Stimmen aus dem Netz: „Mega einfach und schnell — sehr übersichtlich" (Trustpilot, 870+ Bewertungen). Das Quoting-System wird als „brilliant" beschrieben. Kritik: Seit dem Ausbau des Funktionsumfangs hat laut Nutzern die Performance abgenommen, und der Support ist schwer erreichbar.

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Invoicely

Am besten für: Internationale Freelancer mit Kunden in mehreren Währungen

Browserbasiertes Rechnungstool mit dauerhaft kostenlosem Tarif. Rechnungen in verschiedenen Währungen, mehrsprachige Oberfläche, Zeiterfassung, Ausgabenverwaltung und Berichte. Zahlungsanbindungen (PayPal, Stripe, WePay). Hinweis: Kein deutscher E-Rechnungs-Support (XRechnung/ZUGFeRD) und keine GoBD-konforme Aufbewahrung — für rein deutsche B2B-Rechnungen nicht ausreichend, für internationale Projekte oder B2C aber nutzbar.

Stimmen aus dem Netz: Invoicely hat wenige deutsche Bewertungen. International wird es als solide Free-Option für einfache Rechnungsstellung gelobt — besonders von Freelancern, die Kunden in mehreren Ländern bedienen.

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billtano

Am besten für: Gelegenheitsrechnungen ohne Einarbeitung

Schlankes Online-Rechnungstool für Freelancer, die nur gelegentlich Rechnungen schreiben. Kostenloser Einstieg, einfache Oberfläche, Mahnwesen, GoBD-konforme Aufbewahrung. E-Rechnung (XRechnung + ZUGFeRD) wird unterstützt. Kein Buchhaltungs-Overhead — bewusst auf das Wesentliche reduziert.

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likvi

Am besten für: Rechnungen + Finanzübersicht mit Liquiditätsplanung

Rechnungstool mit integrierter Finanzübersicht und Liquiditätsplanung. Dashboard zeigt offene Rechnungen, Einnahmen/Ausgaben und Cashflow auf einen Blick. GoBD-konform, Mahnwesen vorhanden. Kein E-Rechnungs-Support (kein XRechnung/ZUGFeRD). Kostenloser Einstiegstarif verfügbar.

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EasyFirma

Am besten für: Desktop-Lösung für Kleinunternehmen

Desktop-Software für Rechnungen, Angebote und einfache Buchhaltung. GoBD-konform, Mahnwesen, Artikelverwaltung, E-Rechnung (XRechnung + ZUGFeRD). Einmalpreise: Standard 195 €, Premium 295 €, Ultimate 395 € — kein Abo. Lokal installiert, keine Cloud nötig. Eher für klassische Kleinunternehmen als für digitale Freelancer — aber eine solide Option für alle, die Offline-First und einmalige Zahlung bevorzugen.

EasyFirma ausprobieren →

Buchhaltungstools mit starker Rechnungsfunktion

Diese Tools sind primär Buchhaltungssoftware — decken aber Rechnungsstellung, E-Rechnung und Mahnwesen mit ab. Ausführlicher Vergleich im Buchhaltungs-Guide.

Lexware Office (ab ~6,90 €/Mo.) — DACH-Marktstandard. Rechnungen, Mahnwesen, E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD), individuelles Layout. Achtung: Rechnungsstellung erst ab Tarif „M". Mehr erfahren →
sevdesk (ab ~8,90 €/Mo.) — Modernste App, KI-Belegerkennung, E-Rechnung, kostenloser Free-Tarif. Rechnungsstellung schon im günstigsten Tarif. Mehr erfahren →
FastBill (ab 9 €/Mo., Tarif Solo) — Fokus auf schnelle Rechnungsstellung und Belegverwaltung. E-Rechnung, DATEV-Export, Mahnwesen. Vier Tarife: Solo (9 €), Plus (14 €), Pro (27 €), Premium (ab 53 €). Mehr erfahren →
Papierkram (Free-Tarif verfügbar) — Rechnungen + Zeiterfassung + EÜR. Kostenloser Einstieg. Hinweis: Free-Tarif nicht GoBD-konform — GoBD erst ab Paid. Mehr erfahren →
easybill — Spezialisiert auf E-Commerce-Rechnungen. Stärkste Marktplatz-Integrationen (Amazon, eBay, Shopify). E-Rechnung vollständig. Mehr erfahren →
Goodlance (Free-Tarif verfügbar) — All-in-One für Solo-Freelancer: Rechnungen, Zeiterfassung, Projekte, EÜR. E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung). Mehr erfahren →
BillingEngine — Einfachste Bedienung, bewusst auf das Wesentliche reduziert. Für Freelancer, die „einfach nur Rechnungen" brauchen. Mehr erfahren →
Norman — KI-Autopilot: Rechnungen + volle Buchhaltung + Steuern. Breitester ELSTER-Umfang. Free-Tarif für tägliche Buchhaltung. Mehr erfahren →

Fazit: Welches Rechnungsprogramm passt zu dir?

Die Entscheidung hängt von drei Fragen ab:

Brauchst du nur Rechnungen — oder auch Buchhaltung? Nur Rechnungen: Zervant, Cakedesk, fakturawork. Mit Buchhaltung: → Buchhaltungs-Guide.
Brauchst du E-Rechnungen (B2B)? Dann achte auf XRechnung + ZUGFeRD. Cakedesk, fakturawork, Zervant und alle Buchhaltungstools können das.
Budget? Kostenlos: Zervant, Invoice Ninja, Invoicely. Einmalkauf: Cakedesk. Ab 4,90 €: fakturawork.

Weiterführend

Häufige Fragen

Welches Rechnungsprogramm für Freelancer ist kostenlos?

Mehrere Tools bieten dauerhaft kostenlose Tarife: Zervant (bis 5 Rechnungen/Monat), Invoice Ninja (Open Source, unbegrenzt), Invoicely (Basis-Funktionen). Auch Papierkram, Goodlance und Norman haben Free-Tarife, die Rechnungen abdecken — dort ist die Buchhaltung das Hauptprodukt. Wichtig: Kostenlose Tarife haben oft Einschränkungen bei Kundenzahl, Rechnungsanzahl oder E-Rechnungsformaten. Für den Einstieg reichen sie aber völlig.

Brauchen Freelancer eine E-Rechnung?

Seit Januar 2025 müssen alle B2B-Unternehmer in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab Januar 2027 wird das Versenden für Unternehmen über 800.000 € Jahresumsatz Pflicht, ab 2028 für alle B2B-Transaktionen. Wer Rechnungen an andere Unternehmen schreibt, sollte jetzt ein Tool wählen, das XRechnung und ZUGFeRD beherrscht. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind aktuell nicht betroffen.

Wie schreibe ich eine GoBD-konforme Rechnung?

GoBD-Konformität bedeutet, dass Rechnungen manipulationssicher, vollständig und nachvollziehbar gespeichert werden. In der Praxis heißt das: (1) fortlaufende Rechnungsnummer ohne Lücken, (2) alle Pflichtangaben nach § 14 UStG (Name, Adresse, Steuernummer, Leistungsbeschreibung, Datum, Betrag, USt), (3) unveränderliche Aufbewahrung für 10 Jahre. Rechnungssoftware nimmt dir das meiste ab — wichtig ist, dass du Rechnungen nicht nachträglich änderst, sondern bei Fehlern eine Stornorechnung erstellst.

Rechnungsprogramm oder Buchhaltungssoftware — was brauche ich?

Wenn du hauptsächlich Rechnungen schreiben willst und dein Steuerberater die Buchhaltung übernimmt, reicht ein schlankes Rechnungsprogramm. Wenn du EÜR, UStVA und Bankabgleich selbst machen willst, brauchst du eine Buchhaltungssoftware — viele davon können auch Rechnungen. Unser ausführlicher Vergleich: Beste Buchhaltungssoftware für Freelancer 2026.