Beste Rechnungssoftware für Freelancer & Selbstständige 2026

Rechnungen schreiben ist Pflicht, seit 2025 auch elektronisch: Jeder B2B-Unternehmer muss E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 und 2028 auch versenden. Dieser Vergleich prüft zehn Rechnungsprogramme darauf, ob sie deine Arbeitsweise abbilden und die deutschen Formate XRechnung und ZUGFeRD beherrschen. Wenn du zusätzlich Belege, EÜR und einen Steuerberater-Workflow brauchst, ist der Buchhaltungssoftware-Vergleich die richtige Seite.

Unsere Empfehlung nach Arbeitsweise

• Kostenlos starten

  Zervant

  Für alle mit wenigen Rechnungen im Monat, die erst ohne Fixkosten anfangen wollen.

  Kostenlos bis 5 Rechnungen im Monat

  Zum Tool springen

• E-Rechnung ohne Abo

  Cakedesk

  Für alle, die einmal zahlen statt monatlich abonnieren und beide E-Rechnungsformate brauchen.

  69 € einmalig

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• Viele Rechnungen und Mahnwesen

  Kleverbill

  Für Abo-Kunden, Retainer und wiederkehrende Rechnungen mit automatischen Mahnläufen.

  Nur Bezahltarife, Test verfügbar

  Zum Tool springen

• Handwerk

  EasyFirma

  Für Abschlags- und Schlussrechnungen, bei denen die Teilbeträge automatisch gegengerechnet werden.

  195 € einmalig

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• Onlinehandel

  easybill

  Für Verkäufe über Amazon, eBay, Shopify und weitere Marktplätze. Steht im Buchhaltungs-Vergleich.

  Kostenlos bis 50 Rechnungen im Monat

  Zu easybill

• Mehr als Rechnungen

  Buchhaltungssoftware

  Wenn Belege, EÜR, Bankabgleich, UStVA oder DATEV dazukommen, reicht ein Rechnungsprogramm nicht.

  17 Tools im eigenen Vergleich

  Zum Vergleich

Vergleiche alle Rechnungsprogramme

Einstiegspreise des günstigsten öffentlichen Tarifs, netto. „Kostenlos“ heißt dauerhaft kostenloser Tarif, nicht Testphase. Bei der E-Rechnung stehen die Formate ausgeschrieben, weil ein Häkchen nicht unterscheidet, ob ein Tool XRechnung, ZUGFeRD oder beides erzeugt. Maßgeblich ist die Anbieterseite.

Worauf es bei Rechnungssoftware wirklich ankommt

1. An wen du abrechnest: Privatkunden brauchen keine E-Rechnung, Unternehmen ab 2027 oder 2028 schon, Behörden verlangen XRechnung. Das entscheidet mehr als jede Funktionsliste.
2. Nur Rechnungen oder mehr: Sobald Belege, EÜR, Bankabgleich und Steuerberater dazukommen, ist eine Buchhaltungssoftware der bessere Weg als ein Rechnungsprogramm mit Anbau.
3. Wiederkehrendes: Retainer, Abos und Wartungsverträge willst du einmal anlegen und nicht jeden Monat neu tippen. Dasselbe gilt fürs Mahnwesen.
4. Abo oder Einmalkauf: Lokale Programme kosten einmal und laufen ohne Cloud. Der Preis dafür ist, dass du nur an deinem Rechner arbeitest.
5. Aufbewahrung: Rechnungen müssen zehn Jahre unveränderbar liegen. Cloud-Tools erledigen das meist automatisch, bei internationalen Werkzeugen ist das keine Selbstverständlichkeit.

Drei Fragen, bevor du ein Tool wählst

1. Rechnest du an Privatkunden, an Unternehmen oder an Behörden ab?
2. Brauchst du ZUGFeRD, XRechnung oder beides?
3. Reichen dir Rechnungen, oder brauchst du Buchhaltung und Steuerberater-Workflow?

• Beste Buchhaltungssoftware für Freelancer 2026 — wenn es mehr als Rechnungen sein muss
• Beste Rechnungssoftware für Kleinunternehmer — für Rechnungen nach § 19 UStG ohne Umsatzsteuer
• Rechnungsgenerator — eine einzelne Rechnung, ohne Anmeldung

Brauchst du ZUGFeRD, XRechnung oder beides?

Rechnungen an Privatkunden. Für reines B2C brauchst du keine E-Rechnung. Die Pflicht aus § 14 UStG gilt für inländische Geschäfte zwischen Unternehmern.

Rechnungen an Unternehmen. ZUGFeRD ist der bequemere Weg: Dein Kunde öffnet eine gewohnte PDF, seine Buchhaltung liest die eingebetteten Daten. Niemand muss erklären, warum die Rechnung plötzlich eine XML-Datei ist.

Rechnungen an Behörden. Öffentliche Auftraggeber verlangen XRechnung, und zwar seit 2020. Ein Tool ohne XRechnung fällt für diesen Fall aus, egal wie gut es sonst ist.

Unsicher? Nimm ein Tool, das beide Formate erzeugt. Aus diesem Vergleich sind das Cakedesk, EasyFirma und billtano, auf der Buchhaltungsseite sevdesk, Lexware Office, Norman und Accountable, das zusätzlich Peppol unterstützt.

Die Formate im Detail: Normen, Profile und Fristen

Vorab die Abgrenzung, an der die meisten Missverständnisse hängen: Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. § 14 Abs. 1 UStG verlangt ein strukturiertes elektronisches Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Ein PDF ist eine bildhafte Darstellung — die Informationen liegen darin nicht strukturiert vor. Auch ein eingescanntes Papier oder eine JPG-Datei fällt deshalb nicht darunter.

XRechnung: reines XML für öffentliche Auftraggeber

XRechnung ist die deutsche Ausgestaltung der EN 16931 — im Fachjargon die deutsche Core Invoice Usage Specification (CIUS). Erarbeitet hat sie die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei: für Maschinen gemacht, für die Sichtprüfung ungeeignet. Wer sie ansehen will, braucht ein Visualisierungsprogramm.

Ihr Einsatzgebiet ist die öffentliche Hand. Seit dem 27. November 2020 müssen Rechnungssteller elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes übermitteln; ein großer Teil der Länder und Kommunen hat nachgezogen.

ZUGFeRD: PDF und XML in einer Datei

ZUGFeRD ist ein hybrides Format des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD): ein PDF, in dem der maschinenlesbare XML-Datensatz eingebettet steckt. Dein Kunde sieht beim Öffnen eine ganz normale Rechnung; seine Buchhaltungssoftware liest gleichzeitig die strukturierten Daten aus.

Gegenüberstellung von ZUGFeRD und XRechnung nach Aufbau, Lesbarkeit, typischem Empfänger, Herausgeber und Verhältnis zur EN 16931

Merkmal	ZUGFeRD	XRechnung
Aufbau	PDF mit eingebettetem XML (hybrid)	reines XML
Ohne Zusatzsoftware lesbar	Ja, als PDF	Nein, nur mit Visualisierung
Typischer Empfänger	Unternehmen (B2B), auch B2C	öffentliche Auftraggeber (B2G)
Herausgeber	FeRD	KoSIT
Verhältnis zur EN 16931	je nach Profil konform	deutsche CIUS der Norm

Die Profil-Falle: nicht jedes ZUGFeRD ist eine gültige Rechnung

ZUGFeRD kennt fünf Profile plus das Referenz-Profil XRECHNUNG, und sie unterscheiden sich nicht nur im Datenumfang, sondern in der Rechnungskonformität nach UStG:

• EXTENDED, EN 16931 (COMFORT), BASIC — in Deutschland als vollständige Rechnung nach UStG anerkannt. Für EU-konforme E-Rechnungen empfiehlt das FeRD das Profil EN 16931.
• BASIC WL — enthält keine Rechnungspositionen und kann deshalb keine UStG-konforme Rechnung abbilden. Es ist eine Buchungshilfe, keine Rechnung.
• MINIMUM — nur Käufer, Verkäufer, Gesamtbetrag und Gesamt-Umsatzsteuer, ohne Steueraufschlüsselung. Ebenfalls nur Buchungshilfe.

Praktische Konsequenz: „Unterstützt ZUGFeRD“ im Marketing eines Tools ist noch keine Zusage, dass die erzeugte Datei als E-Rechnung durchgeht. Das Profil entscheidet. Bei den Tools in diesem Guide ist das geprüft — aber es ist die Frage, die man einem unbekannten Anbieter stellen sollte.

Wer ab wann muss

Die Übergangsfristen stehen in § 27 Abs. 38 UStG, und sie sind präziser, als die verbreitete Kurzfassung vermuten lässt:

• Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen B2B-Unternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können. Eine Zustimmung des Empfängers ist dafür nicht nötig: § 14 Abs. 1 Satz 5 UStG verlangt sie nur dort, wo keine Ausstellungspflicht im inländischen B2B besteht.
• Bis 31. Dezember 2026: Für den Versand dürfen alle noch Papier oder ein anderes elektronisches Format nutzen — letzteres nur mit Zustimmung des Empfängers.
• Bis 31. Dezember 2027: Dieselbe Erleichterung gilt weiter, aber nur noch für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 € betragen hat.
• Ab 1. Januar 2028: Keine Ausnahme mehr — E-Rechnung im inländischen B2B durchgängig Pflicht.

Rechnungen an Privatpersonen sind von dieser Pflicht nicht erfasst. Für die öffentliche Hand gilt die eigene, ältere Regelung von 2020.

Zervant

Am besten für alle, die wenige Rechnungen im Monat schreiben und ohne Fixkosten anfangen wollen.

Preis ab

Kostenlos

Test / Free

Dauerhaft kostenlos bis 5 Rechnungen und Angebote im Monat

E-Rechnung

XRechnung, nur im Bezahltarif

Wiederkehrend

Ja

Mahnwesen

Ja

Lokal / Cloud

Cloud

Stärke

Sauberes Rechnungslayout, Einnahmenbericht für den Steuerberater

Achtung

Der Gratis-Tarif erzeugt keine gültige E-Rechnung

Anbieter-Status

aktiv, geprüft 11.09.2026

Finnisches Rechnungstool mit dem großzügigsten Gratis-Einstieg im Vergleich. Rechnungen sehen von Anfang an professionell aus, ohne dass man etwas einrichten muss.

Vorher wissen

• Der Anbieter schreibt selbst, der kostenlose Plan liefere im Wesentlichen PDF-Rechnungen. Die gelten nach deutschem Recht nicht als E-Rechnung.
• ZUGFeRD ist nicht bestätigt; genannt wird XRechnung als XML.
• Auf Trustpilot mit über 2.800 Bewertungen gelobt für Bedienung und Layout, kritisiert beim Support.

Zu Zervant Für Kleinunternehmer vergleichen

Cakedesk

Am besten für alle, die einmal zahlen statt monatlich abonnieren und ihre Daten lokal behalten wollen.

Preis ab

69 € einmalig

Test / Free

Die ersten 3 Rechnungen sind kostenlos

E-Rechnung

XRechnung und ZUGFeRD

Wiederkehrend

Nein

Mahnwesen

Nein

Lokal / Cloud

Lokal, Mac und Windows

Stärke

Kein Abo, keine Daten auf fremden Servern, beide E-Rechnungsformate

Achtung

Kein Browser-Zugriff, also kein Arbeiten im Team

Anbieter-Status

aktiv, geprüft 11.09.2026

Der einzige Einmalkauf im Vergleich, der beide deutschen Formate erzeugt. Für Einzelkämpfer, die keine monatliche Softwaregebühr wollen, ist das die klarste Rechnung.

Vorher wissen

• Ohne Mahnwesen und wiederkehrende Rechnungen; bei Retainern ist es das falsche Werkzeug.
• Die Daten liegen auf deinem Rechner. Das ist der Vorteil und zugleich deine Sicherungspflicht.
• Auf Capterra gelobt für Schlichtheit und die Abo-Freiheit.

Zu Cakedesk Alle Rechnungstools

fakturawork

Am besten für alle, die Rechnungen, Mahnwesen, Projekte und Zeiterfassung zum kleinsten Monatspreis wollen.

Preis ab

4,90 € / Monat, 49,90 € im Jahr

Test / Free

30 Tage kostenlos

E-Rechnung

ZUGFeRD, keine XRechnung

Wiederkehrend

Ja, Serienrechnungen

Mahnwesen

Ja

Lokal / Cloud

Cloud

Stärke

Der günstigste vollständige Tarif im Vergleich, inklusive DATEV-Export

Achtung

Ohne XRechnung für öffentliche Auftraggeber ungeeignet

Anbieter-Status

aktiv unter www.faktura.work, geprüft 11.09.2026

Cloud-Tool für Rechnungen, Angebote, Mahnwesen, Kunden, Projekte und Zeiterfassung. Die Oberfläche ist funktional statt modern, der Funktionsumfang für den Preis ungewöhnlich groß.

Vorher wissen

• Ausgehende Rechnungen werden mit ZUGFeRD-Daten angereichert, eine XRechnung erstellt das Tool nicht.
• Wir hatten das Produkt am 5. September fälschlich als eingestellt geführt. Geprüft worden war fakturawork.de; die Produktdomain ist faktura.work und war durchgehend erreichbar.

Zu fakturawork Review lesen

Kleverbill

Am besten für alle mit vielen wiederkehrenden Rechnungen, die das Nachfassen nicht mehr von Hand machen wollen.

Preis ab

Nur Bezahltarife

Test / Free

Test verfügbar, dazu ein kostenloser E-Rechnungs-Check

E-Rechnung

Ja

Wiederkehrend

Ja, Abo-Rechnungen

Mahnwesen

Ja, automatisierte Mahnläufe

Lokal / Cloud

Cloud

Stärke

Echtes Debitorenmanagement statt nur einer Erinnerungsmail

Achtung

Spezialist für Automatisierung, kein Allrounder für den Einstieg

Anbieter-Status

aktiv, geprüft 11.09.2026

Cloud-Software für den gesamten Rechnungsprozess: Import, Debitorenmanagement, Mahnläufe, Abo-Rechnungen und Rabattstrukturen. Gebaut für das Problem „viele Rechnungen, wenig Zeit“.

Vorher wissen

• Wer fünf Rechnungen im Monat schreibt, braucht diese Maschinerie nicht.
• Auf den großen Bewertungsportalen kaum vertreten; es taucht in Vergleichen als Spezialtool auf, nicht als Allrounder.

Zu Kleverbill Anbieterseite ansehen

EasyFirma

Am besten für Handwerks- und Kleinbetriebe, die in Abschlägen abrechnen und lokal arbeiten wollen.

Preis ab

195 € einmalig

Test / Free

Test verfügbar, kein Gratis-Tarif

E-Rechnung

XRechnung und ZUGFeRD

Wiederkehrend

Ja

Mahnwesen

Ja

Lokal / Cloud

Lokal installiert

Stärke

Teil-, Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen mit automatischer Gegenrechnung in der Schlussrechnung

Achtung

Klassische Desktop-Software, kein Zugriff von unterwegs

Anbieter-Status

aktiv, geprüft 11.09.2026

Das einzige Tool im Vergleich, das den Abschlags-Ablauf sauber abbildet. Genau dort entstehen sonst die teuren Fehler, wenn Teilbeträge von Hand abgezogen werden.

Vorher wissen

• Über dem Einstieg liegen Premium mit 295 € und Ultimate mit 395 €, ebenfalls einmalig.
• Eher für klassische Kleinbetriebe gebaut als für digitale Freelancer.

Zu EasyFirma Zum Handwerks-Abschnitt

billtano

Am besten für alle, die nur gelegentlich Rechnungen schreiben und kein Abo laufen lassen wollen.

Preis ab

3,99 € für 30 Nutzungstage, 39,99 € für 360 Tage

Test / Free

Prepaid statt Abo, kein Dauervertrag

E-Rechnung

XRechnung und ZUGFeRD

Wiederkehrend

Ja

Mahnwesen

Ja

Lokal / Cloud

Cloud

Stärke

Alle Funktionen in jedem Zeitpaket, kein Tarif-Puzzle

Achtung

Der Anbieter macht keine Aussage zur GoBD-Konformität

Anbieter-Status

aktiv, geprüft 11.09.2026

Ungewöhnliches Preismodell: Du kaufst Nutzungstage statt eines Abos. Wer im Quartal drei Rechnungen schreibt, zahlt entsprechend wenig und vergisst keine Kündigung.

Vorher wissen

• Die Preise verstehen sich zuzüglich Umsatzsteuer.
• Ohne GoBD-Zusage des Anbieters solltest du die Aufbewahrung selbst regeln.
• Wir hatten das Produkt am 5. September als eingestellt geführt, weil die Domains fremde Inhalte auslieferten. Seitdem ist die Seite wieder online.

Zu billtano Review lesen

likvi

Am besten für alle, die neben den Rechnungen sehen wollen, wie es um die Liquidität steht.

Preis ab

Kostenlos

Test / Free

Kostenloser Einstiegstarif

E-Rechnung

Nein

Wiederkehrend

Ja

Mahnwesen

Ja

Lokal / Cloud

Cloud

Stärke

Dashboard mit offenen Rechnungen, Einnahmen, Ausgaben und Cashflow

Achtung

Ohne XRechnung und ZUGFeRD im B2B nicht zukunftsfest

Anbieter-Status

aktiv, geprüft 11.09.2026

Rechnungstool mit integrierter Finanzübersicht. Der Blick auf die Liquidität ist der eigentliche Nutzen; die Rechnungsfunktion ist solide, aber nicht der Grund für dieses Tool.

Vorher wissen

• Ohne E-Rechnung ist es für B2B spätestens 2028 ein Umzugskandidat.
• GoBD-konforme Aufbewahrung ist vorhanden.

Zu likvi Alle Rechnungstools

Invoice Ninja

Am besten für technikaffine Freelancer, die Open Source wollen und die Daten selbst hosten.

Preis ab

Kostenlos

Test / Free

Kostenloser Plan ohne Zeitlimit

E-Rechnung

Deutsche Formate nur eingeschränkt

Wiederkehrend

Ja

Mahnwesen

Ja

Lokal / Cloud

Cloud oder selbst gehostet

Stärke

Volle Kontrolle über Daten und Hosting, Kundenportal, Zahlungsanbindungen

Achtung

International gebaut, nicht auf deutsche GoBD-Anforderungen ausgelegt

Anbieter-Status

aktiv, geprüft 11.09.2026

Kostenloses Open-Source-Werkzeug mit Rechnungen, Angeboten, Zeiterfassung und Zahlungsanbindung an Stripe und PayPal. Der Preis ist unschlagbar, die deutsche E-Rechnung nicht seine Stärke.

Vorher wissen

• Für deutsche B2B-Rechnungen ab 2027 und 2028 reicht der E-Rechnungs-Umfang voraussichtlich nicht.
• Kein Multi-Company-Support; mehrere Firmen brauchen mehrere Instanzen.
• Auf Capterra gelobt für das Kundenportal, kritisiert beim Support.

Zu Invoice Ninja E-Rechnung nachlesen

Billdu

Am besten für alle, die Rechnungen unterwegs vom Handy schreiben, ohne deutsche B2B-Pflichten.

Preis ab

Kostenlos

Test / Free

Kostenloser Einstiegstarif

E-Rechnung

Keine deutschen Formate

Wiederkehrend

Ja

Mahnwesen

Ja

Lokal / Cloud

Cloud mit App für iOS und Android

Stärke

Die beste mobile Bedienung im Vergleich, Angebote per Link annehmbar

Achtung

Ohne XRechnung und ZUGFeRD, GoBD nur eingeschränkt

Anbieter-Status

aktiv, geprüft 11.09.2026

Internationales Rechnungstool mit starker App. Rechnungen, Angebote und Lieferscheine entstehen direkt auf dem Telefon, was auf der Baustelle oder beim Kunden zählt.

Vorher wissen

• Für rein deutsche B2B-Rechnungen ist es wegen der fehlenden Formate nicht die richtige Wahl.
• Auf Trustpilot mit über 870 Bewertungen gelobt für Einfachheit, kritisiert für Geschwindigkeit und Support.

Zu Billdu Alle Rechnungstools

Invoicely

Am besten für Freelancer mit Kunden im Ausland und Rechnungen in mehreren Währungen.

Preis ab

Kostenlos

Test / Free

Dauerhaft kostenloser Tarif

E-Rechnung

Keine deutschen Formate

Wiederkehrend

Ja

Mahnwesen

Ja

Lokal / Cloud

Cloud

Stärke

Mehrere Währungen und Sprachen, dazu Zeiterfassung und Ausgabenverwaltung

Achtung

Keine GoBD-konforme Aufbewahrung

Anbieter-Status

aktiv, geprüft 11.09.2026

Browserbasiertes Werkzeug für internationale Projekte. Innerhalb Deutschlands fehlen ihm die beiden Dinge, die hier zählen: die E-Rechnungsformate und die revisionssichere Ablage.

Vorher wissen

• Für deutsche B2B-Rechnungen nicht ausreichend, für internationale Projekte und B2C nutzbar.
• Zahlungen über PayPal, Stripe und WePay sind angebunden.

Zu Invoicely Alle Rechnungstools

Du brauchst mehr als Rechnungen?

Sobald Belege, EÜR, Bankabgleich, Umsatzsteuervoranmeldung, DATEV oder ein Steuerberater dazukommen, ist eine vollständige Buchhaltungssoftware sinnvoller als ein Rechnungsprogramm mit Anbau. Diese Tools decken die Rechnungsstellung mit ab und stehen ausführlich im Buchhaltungs-Vergleich.

• Lexware Office — der DACH-Marktstandard für die Arbeit mit dem Steuerberater. Lexware Office ansehen
• sevdesk — moderne App, Belegerkennung, E-Rechnung schon im Gratis-Tarif. sevdesk ansehen
• FastBill — schnelle Rechnungen mit direkter Umsatzsteuervoranmeldung. FastBill ansehen
• Papierkram — Rechnungen, Zeiterfassung und EÜR, mit echtem Gratis-Tarif. Papierkram ansehen
• easybill — die stärksten Marktplatz-Anbindungen für den Onlinehandel. easybill ansehen
• Goodlance — All-in-One für Solo-Freelancer mit Zeiterfassung und Projekten. Goodlance ansehen
• BillingEngine — bewusst schlank, für alle, die einfach nur Rechnungen brauchen. BillingEngine ansehen
• Norman — breiteste ELSTER-Abdeckung, Buchhaltung kostenlos. Norman ansehen

Rechnungsprogramm für Handwerker

Im Handwerk muss ein Auftrag in mehreren Schritten abgerechnet werden: Während der Arbeiten gehen Abschlagsrechnungen raus, am Ende folgt eine Schlussrechnung, die die gezahlten Abschläge abzieht. Genau dieser Abzug ist der Knackpunkt. Wer ihn von Hand rechnet, stellt früher oder später eine Position doppelt.

Aus diesem Vergleich beherrscht EasyFirma den Ablauf am ausdrücklichsten, mit Teil-, Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen und automatischer Gegenrechnung. Unter den Buchhaltungstools erzeugt sevdesk Teil-, Abschlags- und Schlussrechnungen direkt aus dem Angebot. Wer zusätzlich Material auf Lager führt, findet mit orgaMAX im Buchhaltungs-Guide die passendere Kategorie; dort steht auch, welche Tools ein Kassenbuch mitbringen.

Der zweite Punkt sind Stundenzettel als Anlage. Bei Regiearbeiten will der Kunde sehen, wer wann wie lange da war, und du willst die Stunden nicht zweimal tippen. Tools mit eigener Zeiterfassung übernehmen sie direkt in die Rechnungsposition: fakturawork, Invoice Ninja und Papierkram. Bei sevdesk ist die Zeiterfassung ein kostenpflichtiges Add-on. Erfasst dein Team die Stunden auf der Baustelle, ist der Abschnitt zur Zeiterfassung im Handwerk der richtige Einstieg.

Ein steuerlicher Hinweis: Bei Bauleistungen an Unternehmer, die selbst nachhaltig Bauleistungen erbringen, weist du nach § 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG keine Umsatzsteuer aus, sondern setzt den Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers auf die Rechnung. Dein Tool muss das können. Bei Privatkunden gilt die Regel nicht; die Einordnung im Einzelfall gehört zum Steuerberater.

Wenn die Rechnung trotzdem nicht bezahlt wird

Rechnungssoftware löst das Schreiben und, je nach Tool, auch das Mahnwesen. Die letzte Stufe deckt sie nicht ab. Wenn nach der dritten Mahnung nichts eingeht, ist der offene Betrag oft zu klein für einen Anwalt und zu groß zum Abschreiben. In diese Lücke zielt paywise mit digitalem Inkasso auf Erfolgsbasis: Vorab entstehen keine Kosten, und das senkt die Schwelle, ab der sich Nachhaken lohnt.

Davor hilft die eigene Disziplin am meisten: klare Zahlungsfrist auf jeder Rechnung, automatische Erinnerung aus dem Tool und bei neuen Kunden mit größerem Auftrag eine Anzahlung. Die meisten Ausfälle kündigen sich vorher an.

Fazit: Welches Rechnungsprogramm passt zu dir?

Drei Fragen entscheiden. Erstens: An wen rechnest du ab? Behörden verlangen XRechnung, Unternehmen nehmen ZUGFeRD, Privatkunden brauchen keins von beidem. Zweitens: Nur Rechnungen oder auch Buchhaltung? Sobald Belege und EÜR dazukommen, ist der Buchhaltungs-Vergleich die richtige Seite. Drittens: Abo oder Einmalkauf?

Für den Einstieg gilt: Ein kostenloses Tool ohne deutsche E-Rechnungsformate ist kein Schnäppchen, sondern ein späterer Umzug. Wer heute schon an Unternehmen abrechnet, wählt besser gleich ein Werkzeug, das die Formate beherrscht.

Alle Rechnungstools im Überblick

Weiterführend

• Hub-Guide: Die besten Tools für Freelancer 2026 — Top-Picks pro Kategorie
• Beste Buchhaltungssoftware für Freelancer 2026
• Beste Rechnungssoftware für Kleinunternehmer
• Rechnungsgenerator — kostenlos Rechnungen erstellen
• Stundensatzrechner für Freelancer