CRM für Agenturen 2026: 7 Tools für Pipeline, Kunden und Wachstum im Vergleich

Eine Agentur lebt von Kundenbeziehungen — und ein gutes CRM ist die Versicherung gegen verloren gegangene Leads, unbearbeitete Anfragen und Pipeline-Blindheit. Dieser Vergleich nimmt die 7 wichtigsten CRMs für Agenturen unter die Lupe — von DACH-Spezialisten wie Teamleader Focus und moco bis zu globalen Schwergewichten wie HubSpot und Pipedrive.

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Schnellempfehlung

• Bestes Free-CRM mit Skalierungs-Pfad: HubSpot Free CRM — dauerhaft kostenlos für 2 Nutzer, unbegrenzte Kontakte, klarer Upgrade-Pfad zu Marketing und Sales Hub.
• Beste Pipeline für aktiven Vertrieb: Pipedrive — schlankes Sales-CRM, ab Tag 1 produktiv, perfekt für 1-5 Personen Vertriebs-Teams. Ab ~14 €/Nutzer/Monat.
• Bestes All-in-One für 2-10 Mitarbeitende: Teamleader Focus — CRM + Angebote + Projekte + Rechnungen in einem Tool, EU-Hosting. Ab 18 €/Nutzer/Monat.
• Bestes Free-All-in-One: Bitrix24 — voller CRM-Funktionsumfang inklusive Telefonie für 1-2 Nutzer kostenlos.
• Bestes visuelles Workflow-CRM: monday CRM — flexible Boards, starke Dashboards. Ab 9 €/Sitz/Monat.
• Bestes Lightweight-CRM für Kreativagenturen: Folk — moderne Oberfläche, LinkedIn-Integration, ab 24 €/Sitz/Monat.

Alle CRM- und Agentur-Tools im Überblick →

Worauf kommt es bei einem Agentur-CRM an?

• Pipeline mit klaren Stufen: Vom Erstkontakt bis zum Abschluss — die Vertriebs-Phasen sollten konfigurierbar sein und Wahrscheinlichkeiten je Stufe abbilden.

• Multi-Kontakt-Deals: Bei B2B-Agentur-Verkäufen sind oft 3-5 Ansprechpartner auf Kundenseite involviert. Das CRM muss diese strukturiert abbilden.

• E-Mail-Integration: Direkter Sync mit Gmail oder Outlook, idealerweise inkl. E-Mail-Tracking (geöffnet, geklickt) und Templates.

• Angebots- und Vertrags-Workflow: Angebote aus dem CRM erstellen, versenden, nachverfolgen und in Aufträge umwandeln — ohne Tool-Wechsel.

• Aufgaben & Erinnerungen: Follow-up-Aufgaben automatisch erstellen, wenn Deals zu lange in einer Phase stehen. Kein Lead darf untergehen.

• Reporting & Forecasting: Pipeline-Wert nach Phase, Conversion-Quoten je Verkäufer, erwartete Umsätze für nächstes Quartal — Daten, die die Agentur-Steuerung ermöglichen.

• Übergabe an Projekt-Delivery: Wenn ein Deal gewonnen wird, sollte er entweder direkt in ein Projekt-Tool weiterlaufen (Integration) oder im gleichen Tool zum Projekt werden (All-in-One).

• DSGVO-Konformität: EU-Hosting oder zumindest valider Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Für DACH-Agenturen mit B2B-Kunden Pflicht.

Vergleichstabelle: CRMs für Agenturen auf einen Blick

Legende: ✓ = vollständig vorhanden, basic = Grundfunktionen, Add-on = separates Produkt buchbar, Pro+ = ab Professional-Plan, Enterprise = nur Enterprise-Plan, Cloud = Cloud-Hosting ohne explizite EU-Garantie, AVV = Auftragsverarbeitungsvertrag verfügbar, – = nicht vorhanden. Preise jährliche Abrechnung. Stand: Juni 2026. Maßgeblich ist die jeweilige Anbieter-Seite.

HubSpot

Am besten für: Agenturen, die Free starten und später Marketing + Sales integrieren wollen

HubSpot ist der Marktführer im CRM-Bereich — und das aus gutem Grund. Der Free-Tarif ist dauerhaft kostenlos für bis zu 2 Nutzer mit unbegrenzten Kontakten, basis-Pipeline, E-Mail-Integration und Live-Chat. Für Agenturen, die mit kleinem Budget starten, ist das die beste Free-Option am Markt. Customer Platform Starter kostet 20 €/Monat (kein Per-User-Preis im Starter) und kombiniert CRM mit Light-Marketing (E-Mail-Kampagnen, Landing-Pages) und Service-Tickets. Sales Hub Professional ist deutlich teurer (rund $90/Nutzer/Monat) und nur für reife Vertriebs-Organisationen sinnvoll. Stark: HubSpot Partner-Programm — als zertifizierter HubSpot-Partner können Agenturen Provisionen verdienen, indem sie HubSpot an Kunden weiterverkaufen.

Stimmen aus dem Netz: „Der Free-Tarif ist unschlagbar — wir haben damit 2 Jahre lang die komplette Lead-Pipeline gefahren" (G2). Die Marketing-Integration und die Schulungs-Ressourcen werden besonders gelobt. Kritik: schneller teuer bei Sales Hub Professional, und manche Funktionen sind absichtlich nur in höheren Plänen verfügbar.

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Pipedrive

Am besten für: Vertriebs-fokussierte Agenturen mit aktiver Pipeline und 1-10 Verkäufern

Pipedrive ist das vielleicht schlankste und am schnellsten produktive Sales-CRM am Markt. Drag-and-drop-Pipeline, klare Vertriebs-Phasen, automatische Follow-up-Aufgaben — perfekt für Agenturen, deren Vertriebs-Prozess linear ist (Lead → Erstgespräch → Angebot → Verhandlung → Abschluss). Pricing: Essential ab ~14 €/Nutzer/Monat, Advanced ~29 €, Professional ~49 € (mit Reporting + E-Mail-Sequenzen), Power ~64 € (mit Projekten + Angeboten), Enterprise ~79 €. 14 Tage Test ohne Kreditkarte. Kein Free-Tarif. EU-Datenresidenz nur Enterprise. Pipedrive ist NICHT die richtige Wahl, wenn du Marketing-Automation oder Service-Tickets brauchst — dann eher HubSpot.

Stimmen aus dem Netz: „Beste Sales-Pipeline-Software, die ich kenne. Schnell zu lernen, Team adoptiert es ohne Schulung" (Trustpilot). Die intuitive Bedienung und die Automatisierungen ab Professional werden gelobt. Kritik: Reporting weniger tief als bei HubSpot, Marketing-Features fehlen außer in Power.

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Teamleader Focus

Am besten für: Kompakte Agenturen mit 2-10 Mitarbeitenden, die CRM und Projekt-Abwicklung in einem Tool wollen

Teamleader Focus ist mehr als nur ein CRM — es ist eine Agentur-All-in-One-Plattform mit CRM, Angeboten, Projekten, Zeiterfassung und Rechnungen. Genau das macht es so attraktiv für Agenturen, die nicht zwischen 5 verschiedenen SaaS-Tools wechseln wollen. Pricing: 18-23 €/Nutzer/Monat (quartalsweise Abrechnung; bis zu 21 % Rabatt bei Jahresabo). 14 Tage Test ohne Kreditkarte. EU-Hosting in Belgien — eine der wenigen All-in-One-Lösungen mit klarer DSGVO-Position. Die CRM-Komponente bietet Multi-Pipeline-Tracking, Deal-Phasen, automatische Aufgaben und Mehrfach-Kontakte je Deal. Schwäche: Reporting weniger tief als bei spezialisierten Sales-CRMs wie Pipedrive, und für reine Vertriebs-Teams ohne Projekt-Komponente ist es überdimensioniert.

Stimmen aus dem Netz: „Beste All-in-One-Lösung für kleine Agenturen — Vertrieb, Projekte und Rechnungen ohne Brüche" (Capterra). Der Workflow vom Lead zum Projekt zur Rechnung wird besonders gelobt. Kritik: weniger flexibel als reine Sales-CRMs, einige erweiterte Features nur in Teamleader Orbit (für 10+ MA).

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Bitrix24

Am besten für: Solo-Agenturen und Mini-Teams, die ein kostenloses CRM mit vollem Funktionsumfang brauchen

Bitrix24 ist eines der einzigen Tools mit einem wirklich nutzbaren Free-Tarif für 1-2 Nutzer — inklusive vollem CRM-Funktionsumfang (Kontakte, Deals, Pipeline, automatische Aufgaben), Telefonie-Anbindung, Chat, Videocalls und gemeinsamen Kalendern. Für Solo-Agenturen, die noch nicht in ein bezahltes CRM investieren wollen, ist das die beste Wahl. Bezahlte Pläne: Basic ab 40 €/Monat jährlich (5 Nutzer), Standard 87 €, Professional 175 €. 15 Tage Premium-Test. Stark: integrierter Website-Builder, Social-Media-Tools, viel Funktionsumfang fürs Geld. Schwäche: Bedienung wirkt überladen, Lernkurve steil — für reine Vertriebs-Schnelligkeit eher Pipedrive.

Stimmen aus dem Netz: „Funktionsumfang im kostenlosen Bereich ist beispiellos. Wer keinen Cent ausgeben will, kommt damit weit" (G2). Nutzer loben den Wert. Kritik: UX wirkt veraltet, manche Module schlecht integriert.

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monday CRM

Am besten für: Agenturen, die bereits monday Work OS nutzen oder visuelle Workflows lieben

monday CRM ist Teil der breiteren monday Work OS-Familie und besonders attraktiv für Agenturen, die schon Projekte oder Workflows in monday managen. Pipeline-Boards mit Drag-and-drop, Custom-Felder, Dashboards mit Aggregations-Logik — das ist klar das visuell stärkste CRM im Vergleich. Pricing: Free (bis 2 Sitze), Basic 9 €/Sitz/Monat, Standard 12 €, Pro 19 €, Enterprise Custom. Wichtig: monday CRM und monday Work Management sind getrennte Produkte mit eigenen Plänen — wer beides braucht, zahlt doppelt. Stark: Reporting, Automatisierungen, Mobile App. EU-Datenresidenz nur Enterprise. 14 Tage Pro-Test.

Stimmen aus dem Netz: „Beste visuelle Pipeline, die ich je gesehen habe. Team adoptiert es schneller als HubSpot" (Capterra). Die Anpassbarkeit und die Dashboards werden gelobt. Kritik: Per-Sitz-Pricing wird schnell teuer für größere Teams.

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moco

Am besten für: DACH-Agenturen, deren Vertrieb eng mit der Projekt-Abwicklung verzahnt ist

moco ist primär eine Agentursoftware (Schweiz, DACH-fokussiert), die CRM-Funktionen als integrierten Teil eines größeren Workflows anbietet — Leads, Angebote, Projekte, Zeiterfassung und Rechnungen in einem Tool. Das CRM-Modul ist eher basis (klare Pipeline, Kontakte, Angebote), aber genau das passt für Agenturen, die nicht primär durch Outbound-Vertrieb wachsen, sondern durch Bestandskunden-Retainer und Empfehlungen. Pricing: Core 15 €/Nutzer/Monat, Pro 21 € (min. 25 Nutzer), Unlimited 24 €. 30 Tage Test. Schweiz-Hosting, DATEV-Integration für Buchhaltung. Schwäche: für aktive Outbound-Pipeline mit komplexen Vertriebs-Workflows ist Pipedrive oder HubSpot besser.

Stimmen aus dem Netz: „Bestes Tool für DACH-Agenturen, wenn CRM ein Teil von Projekt-Management ist und nicht das Hauptprodukt" (OMR Reviews). Die Integration zwischen Lead und Projekt wird gelobt. Kritik: CRM-Funktionen weniger tief als bei spezialisierten Tools.

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Folk

Am besten für: Kleine Kreativagenturen und Beratungs-Boutiquen mit Schwerpunkt auf Beziehungspflege

Folk ist ein modernes, schlankes CRM mit klarem Fokus auf Beziehungs-Management und Outreach — nicht auf Enterprise-Vertriebs-Strukturen. Stark: native LinkedIn-Erweiterung, die Kontakte direkt aus dem Browser ins CRM zieht; AI-gestützte Kontakt-Anreicherung; E-Mail-Sequenzen und Kampagnen direkt aus Folk heraus. Pricing: Standard 24 €/Sitz/Monat (jährlich), Premium 43 €, Enterprise ab 67 €. 14 Tage Test mit Premium-Features. Kein dauerhafter Free-Tarif. Über 5.000 Integrationen via Zapier-ähnliche Workflows. Schwäche: keine Angebots-Erstellung im CRM, kein Projekt-Modul — Folk ist klar als Vertriebs- und Beziehungs-CRM positioniert.

Stimmen aus dem Netz: „Endlich ein CRM, das wie ein modernes SaaS aussieht und sich nicht wie aus 2005 anfühlt" (Product Hunt). Die LinkedIn-Integration und die schlanke UX werden gelobt. Kritik: fehlende Angebots-/Vertrags-Funktionen, manche erweiterte Features nur ab Premium.

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Fazit & Empfehlung

Die Wahl eines CRMs für eine Agentur hängt mehr vom Vertriebs-Stil und der Größe ab als von der reinen Feature-Liste. Unsere Kategorie-Empfehlung:

• Solo-Agentur / 1-Person-Boutique: HubSpot Free oder Bitrix24 Free — beide kostenlos, mehr als genug Funktionen für die ersten 12-24 Monate.
• 2-5 Personen mit aktiver Sales-Pipeline: Pipedrive Essential oder Advanced — schlankes Tool, schnelle Team-Adoption, gutes Reporting ab Professional.
• 2-10 Mitarbeitende mit Projekt-Workflow: Teamleader Focus — All-in-One mit CRM, Angeboten, Projekten und Rechnungen. Spart 3-4 separate SaaS-Tools.
• DACH-Agentur mit retainerlastigem Geschäft: moco — CRM als integrierter Teil eines Agentur-Workflows, DATEV-Integration für Buchhaltung.
• Skalierende Agentur ab 10 Mitarbeitenden, mit Marketing- und Sales-Integration: HubSpot Customer Platform Starter (20 €/Monat als Einstieg) oder monday CRM Pro.
• Kreativagentur mit Beziehungs- und Outreach-Fokus: Folk Standard — moderne UX, LinkedIn-Integration, schlanke Bedienung.

Wichtig: Ein CRM ist nur so gut wie die Daten, die das Team pflegt. Selbst HubSpot oder Pipedrive werden nutzlos, wenn niemand Notizen einträgt oder Deals aktualisiert. Wir empfehlen für jede Auswahl: 14-30 Tage realer Test mit echten Leads (nicht Demo-Daten), und ein klares Team-Commitment, dass jeder Lead und Kontakt im CRM landet — sonst entsteht eine doppelte Wahrheit zwischen Excel und CRM, die nichts wert ist.

Brauchst du auch Projekt- und Zeiterfassung neben dem CRM? Schau in unseren Vergleich Beste Agentursoftware 2026 — dort decken All-in-One-Tools beide Welten ab. Für reines Projektmanagement ohne CRM siehe den Projektmanagement-Tools-Überblick.