CRM für Agenturen 2026: 7 Tools für Pipeline, Kunden und Wachstum im Vergleich
Fastlancer Team · Aktualisiert: 28. Okt. 2026
Anfragen im Postfach, Angebote in Word, Folgetermine im Kopf: Sobald mehrere Kunden parallel laufen, verliert eine Agentur so Aufträge, ohne es zu merken. Ein CRM hält Leads, Ansprechpartner und Angebote an einem Ort fest – für Werbe-, SEO- und Webdesign-Agenturen ebenso wie für Selbstständige mit kleinem Team.
Kurz: Kostenlos starten mit HubSpot, aktiven Vertrieb mit Pipedrive steuern, vom Angebot bis zur Rechnung mit Teamleader Focus oder moco arbeiten.
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Gratis-CRM mit klarem Weg zu Marketing und Vertrieb.
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Schlankes Sales-CRM, schnell eingerichtet.
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All-in-One für kleine Agenturen aus der EU.
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Festpreis fürs ganze Team statt pro Nutzer.
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Pipeline als Board, Angebote inklusive.
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Leads, Projekte und Rechnungen, gehostet in der Schweiz.
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Leichtes CRM für Kreativagenturen.
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Vergleichstabelle: CRMs für Agenturen auf einen Blick
| Tool | Kostenlos | Bezahlt ab (jährlich) | Angebote im CRM | Daten in EU/ |
|---|---|---|---|---|
 HubSpot | ✓ bis 2 Nutzer | 20 € je Lizenz/ | KI-Angebote ab Professional | ✓ Rechenzentrum in Deutschland |
 Pipedrive | – (14 Tage Test) | 14 € je Nutzer/ | ab Premium | k. A. |
 Teamleader Focus | – (14 Tage Test) | 24,75 € je Nutzer/ | ✓ | EU-Anbieter (Belgien) |
 Bitrix24 | ✓ 1–2 Nutzer, Basis-CRM | 49 €/ | ab Standard | k. A. |
 monday CRM | – (14 Tage Test) | 12 € je Nutzer/ | ✓ mit Monatskontingent | k. A. |
 moco | – (30 Tage Test) | 15 € je Nutzer/ | ✓ | ✓ Schweiz |
 Folk | – (14 Tage Test) | 22 € je Mitglied/ | – | k. A. |
Preise netto. k. A. = Datenstandort auf der Preisseite nicht ausgewiesen; beim Anbieter erfragen.
Worauf es bei einem Agentur-CRM ankommt
- Mehrere Ansprechpartner je Deal: Auf Kundenseite entscheiden oft Geschäftsführung, Marketing und Einkauf mit.
- Übergabe ans Projekt: Ein gewonnener Deal sollte ohne Abtippen zum Projekt werden – im selben Tool oder per Integration.
- Retainer und Folgeaufträge: Agenturen verkaufen selten einmalig; wiederkehrende Aufträge und Wiedervorlagen gehören ins CRM.
- Datenschutz: Kundendaten liegen beim Anbieter, also brauchst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag und solltest den Datenstandort kennen.
HubSpot
- Gratis
- bis 2 Nutzer, ohne Kreditkarte
- Gut für
- Agenturen, die Marketing und Vertrieb später verbinden wollen
- Tarife
- Starter regulär 20 €, Professional 90 €, Enterprise 175 € je Lizenz/Monat (jährlich)
- Achtung
- Ab Professional schnell teuer; als Team unter zehn Personen meist überdimensioniert
Der einfachste kostenlose Einstieg mit Platz nach oben; Agenturen können zusätzlich ins Partnerprogramm und HubSpot an Kunden vermitteln.
Pipedrive
- Gut für
- Agenturen mit aktivem Vertrieb und klaren Phasen
- Tarife
- Lite 14 €, Growth 39 €, Premium 59 €, Ultimate 79 € je Nutzer/Monat (jährlich)
- Achtung
- Kein Gratis-Tarif; E-Mail-Sync mit Tracking ab Growth, Angebote und E-Signatur ab Premium
Schnell eingerichtet und vom Team ohne Schulung nutzbar; für Marketing-Automation oder Service-Tickets ist HubSpot die bessere Wahl. Mehr im Pipedrive-Review.
Teamleader Focus
- Gut für
- Kleine Agenturen, die Vertrieb und Abrechnung ohne Tool-Wechsel wollen
- Tarife
- Pakete Smart, Grow, Flow; Grow 24,75 € je Nutzer/Monat im ersten Jahr (jährlich)
- Achtung
- Projektmanagement ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul; ab etwa zehn Personen verweist der Anbieter auf Teamleader Orbit
Der Weg vom Deal über das Angebot zur Rechnung läuft ohne Brüche; für reine Vertriebsteams ohne Abrechnung ist es mehr, als nötig.
Bitrix24
- Gratis
- 1–2 Nutzer, nur Basis-CRM
- Tarife
- Basic 49 € (5 Nutzer), Standard 99 € (50 Nutzer), Professional 199 € (100 Nutzer) je Monat (jährlich)
- Achtung
- Pipelines, E-Mail und Telefonie erst ab Basic, Angebote und Rechnungen ab Standard; Bedienung überladen
Lohnt sich, wenn das ganze Team zum Festpreis CRM, Aufgaben und Chat bekommen soll; wer nur schnell verkaufen will, ist mit Pipedrive besser bedient.
monday CRM
- Gut für
- Agenturen, die schon mit monday arbeiten
- Tarife
- Basic 12 €, Standard 17 €, Pro 28 € je Nutzer/Monat (jährlich), ab 3 Nutzern
- Achtung
- Kein Gratis-Tarif; Angebote und Rechnungen je Tarif mit Monatskontingent
Das anpassbarste Board im Vergleich; als Solo zahlst du trotzdem für drei Nutzer.
moco
- Gut für
- DACH-Agenturen mit Bestandskunden, DATEV-Anbindung, Hosting in der Schweiz
- Tarife
- Core 15 €, Pro 21 €, Unlimited 24 € je Nutzer/Monat; Unlimited ab 25 Nutzern
- Achtung
- Leads (das CRM-Modul) erst ab Pro; für aktiven Outbound-Vertrieb zu einfach
Passt zu Agenturen, die über Retainer und Empfehlungen wachsen und Projekte, Stunden und Rechnungen ohnehin in einem Tool führen wollen.
Folk
- Gut für
- Kreativagenturen und Beratungs-Boutiquen mit LinkedIn-Akquise
- Tarife
- Standard 22 €, Premium 43 €, Unternehmen ab 67 € je Mitglied/Monat (jährlich)
- Achtung
- Deals und E-Mail-Sequenzen erst ab Premium; keine Angebote, kein Projektmodul
Die modernste Oberfläche im Vergleich, gedacht für Kontaktpflege und Outreach statt für Abrechnung.
Fazit & Empfehlung
Entscheidend sind Teamgröße und Vertriebsstil, nicht die Feature-Liste:
- Solo oder Zweierteam: HubSpot Free oder Bitrix24 Free.
- Kleines Team mit aktiver Pipeline: Pipedrive.
- Projekt-Workflow vom Angebot bis zur Rechnung: Teamleader Focus.
- DACH-Agentur mit Retainern: moco.
- Wachsende Agentur mit Marketing und Vertrieb: HubSpot Starter oder monday CRM Pro.
- Kreativagentur mit Fokus auf Beziehungen: Folk.
Wer CRM, E-Mail-Automation, Terminbuchung und Zahlungen in einer Plattform will, findet bei Keap ein Komplettpaket – es kostet aber ein Vielfaches der Tools oben, verlangt eine bezahlte Pflicht-Einrichtung und rechnet in US-Dollar mit englischem Support ab.
Teste jedes CRM mit echten Leads statt Demo-Daten, und lege im Team fest, dass jeder Kontakt dort landet – sonst entstehen zwei Wahrheiten zwischen Tabelle und CRM.
Projekt- und Zeiterfassung gleich mit? Siehe Beste Agentursoftware 2026; für reines Projektmanagement den Projektmanagement-Tools-Überblick.
Häufige Fragen
HubSpot oder Pipedrive – welches CRM ist besser für eine Agentur?
Pipedrive, wenn es vor allem um eine schnelle, klare Vertriebspipeline geht. HubSpot, wenn Marketing, Vertrieb und Service später in einem System zusammenlaufen sollen.
Teamleader Focus oder Bitrix24 – was passt zu einer Agentur?
Teamleader Focus ist auf Agenturen zugeschnitten und führt vom Angebot bis zur Rechnung; Projektmanagement kommt als Zusatzmodul dazu. Bitrix24 bietet mehr Funktionen fürs Geld, wirkt aber überladen und braucht länger, bis das Team damit arbeitet.
Welches CRM eignet sich für Agenturen mit vielen Kunden gleichzeitig?
Wenn pro Kunde Angebote, Projekte, Stunden und Rechnungen zusammenhängen, passen All-in-One-Tools wie Teamleader Focus oder moco am besten. Reine Vertriebs-CRMs wie Pipedrive kombinierst du dafür mit einem Projekt-Tool.
Reicht die CRM-Funktion in meiner Projektmanagement-Software?
Für kleine Agenturen mit wenigen offenen Deals reicht das CRM-Modul in moco, Teamleader Focus oder Bitrix24. Sobald jemand im Team nur Vertrieb macht oder Marketing-Automation dazukommt, lohnt ein eigenes CRM wie Pipedrive oder HubSpot plus ein Projekt-Tool wie awork oder ClickUp.
Welches CRM ist DSGVO-konform nutzbar?
moco speichert die Daten in der Schweiz, HubSpot betreibt ein Rechenzentrum in Deutschland, und Teamleader ist ein EU-Anbieter. Unabhängig vom Standort brauchst du mit jedem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO).
Welches CRM ist kostenlos für kleine Agenturen?
HubSpot und Bitrix24 haben dauerhaft kostenlose Tarife für sehr kleine Teams; HubSpot ist der bessere Start, wenn die Agentur später wachsen will. Pipedrive, Teamleader Focus, monday CRM, moco und Folk bieten nur eine kostenlose Testphase.
