Notion: Das flexibelste Tool für selbstständiges Arbeiten?

Notion ist längst mehr als eine simple Notiz-App. Es ist ein flexibles, digitales Arbeitsumfeld, das Projekte, Aufgaben, Datenbanken und Notizen an einem Ort vereint. Gerade für Freelancer und kleine Unternehmen kann Notion zum zentralen Dreh- und Angelpunkt werden, um Arbeit, Kundenprojekte und private Organisation unter einen Hut zu bringen. Wir haben uns das etwas genauer angeschaut.

Unsere Praxis-Erfahrung mit Notion

Bei uns ist Notion das Rückgrat für so ziemlich alles, was nicht Buchhaltung ist: Projektplanung, To-do-Listen, ein simples CRM in Tabellen-Form, Linksammlungen, Finanzplanung und das Teilen von Texten mit Kunden zum Review-Feedback. Über die Jahre ist es zum zentralen Ort geworden, an dem alle Fäden zusammenlaufen.

Der Aha-Moment: Die Tabellen-Formeln. Sobald man kapiert, dass Notion-Tables wie eine sehr leichtgewichtige Datenbank funktionieren – mit Filtern, Views, Formeln und Relations – verändert sich, wie man strukturiert arbeitet. Plus die wachsende Anzahl an App-Integrationen macht das System Stück für Stück mächtiger.

Was in der Praxis nervt: Die spezielle Notion-Textformatierung kollidiert beim Hin- und Herkopieren mit anderen textbasierten Apps – Formatierungen brechen, Links verschwinden. Die native Offline-Funktion kam ewig spät, ist aber inzwischen da und funktioniert solide.

Für wen Notion nichts ist: Wer alles in ein einziges Dokument kippt, ohne zu strukturieren – Notion belohnt Ordnung, bestraft aber nicht für Chaos. Die Flexibilität wird zur Falle, wenn niemand eine Logik vorgibt.

Was ist Notion?

Notion ist eine All-in-One-Workspace-App, die es ermöglicht, Texte, Datenbanken, Kanban-Boards, Kalender und vieles mehr in einem Tool zu kombinieren. Die Plattform ist komplett anpassbar und eignet sich daher sowohl für Einzelpersonen als auch für Teams. Ob du deine Kunden verwalten, Projekte planen oder ein digitales Archiv für dein Business aufbauen willst – Notion bietet dir die Basis dafür.

Wichtige Funktionen von Notion

• Anpassbare Arbeitsbereiche: Dashboards und Seiten lassen sich komplett frei gestalten. So kannst du Notion exakt auf deinen Workflow zuschneiden.

• Projekt- und Aufgabenmanagement: Erstelle Kanban-Boards, Kalender und To-Do-Listen, die deine Projekte übersichtlich abbilden.

• Datenbanken und Verknüpfungen: Baue eigene CRM-Systeme, Finanzübersichten oder Content-Planungen mit Datenbank-Funktion und Formeln.

• Kollaboration in Echtzeit: Teile Seiten mit Kunden oder Teammitgliedern und arbeite live zusammen.

• Notion AI: Die integrierte KI unterstützt beim Texten, Sortieren und Automatisieren von Aufgaben.

• Template-Galerie: Nutze Vorlagen aus der Community oder erstelle eigene, um Zeit zu sparen.

Warum ist Notion auch gut für Freelancer geeignet?

Als Freelancer jonglierst du oft viele Rollen: Kundenkommunikation, Projektmanagement, Rechnungsstellung – und all das neben deiner eigentlichen Arbeit. Notion setzt hier an und kann helfen, Struktur in diesen Mix zu bringen.

• Kunden- und Projektverwaltung: Erstelle Datenbanken für Kunden, tracke Deadlines und behalte den Überblick über laufende Aufträge.

• Finanzen und Rechnungen: Nutze Tabellen und Formeln, um Einnahmen, Ausgaben und offene Zahlungen zu verwalten.

• Portfolio: Baue aus deinen Projekten interaktive Seiten, die du direkt als Portfolio nutzen kannst.

• Content-Planung: Für Creator und Dienstleister ideal, um Social-Media-Posts, Blogs oder Kampagnen zu planen.

• Persönliche Organisation: Auch private To-Do-Listen, Journals und Zieltracker lassen sich in Notion abbilden.

Im Gegensatz zu klassischen Projektmanagement- oder Notiz-Apps kombiniert Notion alles in einer Oberfläche. Du brauchst kein separates Kanban-Board, keine externe To-Do-App und kein zusätzliches Wiki. Besonders für kleine Businesses bedeutet das weniger Chaos und mehr Übersicht in einem einzigen Workspace. Unzählige kostenlose und bezahlbare Vorlagen machen das Anlegen von neuen Projekten zudem wesentlich leichter.

Was uns an Notion gefällt und was nicht

• Vorteile

  Was uns gefällt

  • Flexibilität und Anpassbarkeit: Arbeitsbereiche, Dashboards und Templates lassen sich genau auf die eigenen Projekte und Workflows zuschneiden.

  • Alles-in-einem-Lösung: Notion kombiniert Notizen, Projektmanagement und Datenbanken in einer einzigen Oberfläche.

  • Visuelle Organisation: Datenbanken, Kanban-Boards und Kalender machen Projekte und Deadlines übersichtlich.

  • Kollaboration: Echtzeitbearbeitung und Freigaben sind unkompliziert und für Teams und Kundenprojekte geeignet.

  • Notion AI: Automatisierte Textgenerierung, schnelle Berechnungen und Content-Ideen sparen Zeit.

  • Integration: Schnittstellen zu Tools wie Google Drive, Slack und Zapier erleichtern den Workflow.

  • Preis-Leistung: Der kostenlose Plan deckt bereits viele Funktionen ab, die Bezahlpläne sind für kleine Teams attraktiv.

• Nachteile

  Wo noch Luft nach oben ist

  • Performance bei großen Datenbanken: Bei sehr umfangreichen Workspaces kann die Ladegeschwindigkeit leiden.

  • Offline-Nutzung: Funktioniert nur eingeschränkt, keine vollwertige Offline-Version. Diese sei aber geplant.

  • Kein klassisches Task-Management out of the box: Vieles muss über Vorlagen oder eigene Strukturen erstellt werden. Das kann aber über Templates gelöst werden.

  • Rechteverwaltung: Für Teams fehlen teilweise feinere Berechtigungsstufen.

  • Updates: Regelmäßige Änderungen im Interface erfordern manchmal Anpassungen an bestehenden Workspaces.

Preisgestaltung von Notion

Notion bietet einen kostenlosen Plan, der für Einzel-Freelancer bereits viel abdeckt: Kalenderfunktion, Basic-Websites, Formulare, viele Seiten und Blöcke, die Kernfunktionen und die Möglichkeit, mit bis zu zehn Gästen zusammenzuarbeiten. Das ist einer der stärksten und umfangreichsten Free-Plans unter den getesteten Tools. Doch upgraden kann sich lohnen:

Der Plus-Plan startet bei ca. 9,50 € pro Monat bei jährlicher Zahlung pro Nutzer und eignet sich für größere Workflows mit unbegrenzten Datei-Uploads, Seiten und Blöcken.

Für größere Vorhaben gibt es den Business-Plan für 19,50€ mit erweiterten Admin- und Sicherheitsfunktionen sowie Premiumintegrationen (und vollwertiger Notion AI, die ist im Free-Plan eher zu eingeschränkt).

Fazit: Lohnt sich Notion für dich als Freelancer?

Notion ist eine der flexibelsten Plattformen für Selbstständige und kleine Unternehmen. Es ersetzt gleich mehrere Tools, lässt sich an jede Arbeitsweise anpassen und wächst mit deinem Business. Vor allem das kollaborative Arbeiten mit anderen Kollegen oder Kunden ist eine der stärksten Eigenschaften des Tools. Wer eine zentrale Lösung sucht, um Projekte, Finanzen, Kunden und eigene Ziele zu organisieren, findet in Notion ein starkes Alltags-Werkzeug.

Alternativen zu Notion – Was gibt es noch?

• Trello: Einfaches Kanban-Board für Aufgabenmanagement, ideal für Teams, die visuelle Workflows bevorzugen.

• ClickUp: Kombiniert Aufgaben, Ziele und Zeiterfassung in einem Tool mit umfangreichen Integrationen.

• Asana: Leistungsstarke Projektmanagement-Lösung mit klaren Workflows und Teamkommunikation.

• Evernote: Fokussiert auf Notizen und Wissensmanagement, geeignet für einfache Organisation.

• Coda: Flexible Kombination aus Dokumenten und Datenbanken, ähnlich wie Notion, aber mit stärkerem Tabellenfokus.

Den vollständigen Überblick über die wichtigsten Tools für kleine Unternehmen gibt es in unserem Tools für Kleinunternehmen Guide – inklusive Finanzen, Marketing, Sicherheit und Empfehlung nach Business-Typ.