Projektmanagement für Agenturen 2026: 6 Tools für strukturierte Projekt-Workflows

Fastlancer Team · Aktualisiert: 16. Juni 2026

Jede Agentur lebt von Projekten — und ein gutes Projektmanagement-Tool ist die Versicherung gegen verlorene Aufgaben, verpasste Deadlines und unklare Verantwortlichkeiten. Dieser Vergleich nimmt die 6 wichtigsten PM-Tools für Agenturen unter die Lupe. Fokus: reines Projektmanagement (kein All-in-One mit CRM und Rechnungen — dafür siehe unseren Agentursoftware-Vergleich).

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Schnellempfehlung

Beste DACH-PM-Software für Agenturen: awork — modernes Projektmanagement mit Auslastungsplanung, ISO-27001-Hosting in Deutschland. Ab 5 €/Nutzer/Monat.
Bestes PM mit Profitabilitäts-Fokus: moco — Projekt-Controlling, Soll-Ist-Vergleich, DATEV-Anbindung. Ab 15 €/Nutzer/Monat.
Bestes Gantt-PM aus Deutschland: factro — strukturierte Projekte mit Abhängigkeiten, kostenlos für bis zu 3 Nutzer.
Bestes klassisches PM mit Team-Adoption: Asana — saubere Hierarchie, ausgereifte Mobile Apps. Ab 10,99 €/Nutzer/Monat.
Bestes flexibles Workflow-PM: monday Work OS — anpassbare Boards, starke Dashboards. Ab 9 €/Sitz/Monat.
Bestes Allround-PM mit max Flexibilität: ClickUp — Free Forever, breitester Funktionsumfang. Ab $7/Nutzer/Monat.

Alle PM-Tools im Überblick →

PM-Tool oder Agentursoftware — welche Wahl?

Ein reines PM-Tool (Asana, monday, ClickUp, awork, factro) reicht für die meisten Agenturen unter 10 Mitarbeitenden, wenn die Abrechnung separat über ein Buchhaltungstool läuft. Sobald aber Kunden-Retainer, Vertriebs-Pipeline und Rechnungen eng mit der Projekt-Arbeit verzahnt sind, lohnt sich der Schritt zu echter Agentursoftware wie moco oder Teamleader Focus. Faustregel: bei mehr als 15 aktiven Projekten parallel oder mehr als 5 Retainer-Kunden — Agentursoftware. Darunter — reines PM-Tool plus Lexware Office oder sevdesk für Buchhaltung.

Worauf kommt es bei einem Agentur-PM-Tool an?

Klare Projekt-Struktur: Projekte → Phasen → Aufgaben → Subtasks. Eine saubere Hierarchie ist wichtiger als möglichst viele Features.
Zeiterfassung pro Aufgabe: Für abrechenbare Stunden und Projekt-Profitabilität. Idealerweise mit Timer und Bulk-Eintrag.
Kapazitäts- und Auslastungsplanung: Wer hat nächste Woche Kapazität? Welche Projekte sind überlastet? Pflicht für wachsende Agenturen ab 5 Mitarbeitenden.
Kanban & Gantt parallel: Operative Aufgaben in Kanban, strategische Roadmaps mit Abhängigkeiten in Gantt — beides sollte im selben Tool möglich sein.
Kunden-Einbindung mit eingeschränkten Rechten: Gäste-Zugänge für Freigaben, Feedback und Status-Updates ohne Vollzugang.
Integrationen: Slack/Teams für Kommunikation, Google Drive/Dropbox für Dateien, Lexware/sevdesk/DATEV für Buchhaltung.
DSGVO-Konformität: EU- oder DACH-Hosting für B2B-Kunden. Bei internationalen Tools mindestens valider AVV.

Vergleichstabelle: PM-Tools für Agenturen auf einen Blick

Tool	Preis ab	Free / Test	Gantt	Kanban	Zeiterfassung	Auslastung	EU-Hosting
awork	5 €/User	Unbegrenzt	✓	✓	✓	✓ Standard+	DE
moco	15 €/User	30 Tage	basic	✓	✓	✓ Pro	CH
factro	19,99 €/User	✓ Free (3 User)	✓ Stark	✓	✓ Pro	–	DE
Asana	10,99 €/User	✓ Free (2)	✓ Starter+	✓	Integration	✓ Advanced	Enterprise
monday	9 €/Sitz	✓ Free (2) + 14d	✓	✓	Pro+	dev only	Enterprise
ClickUp	$7/User	✓ Free Forever	✓	✓	✓ Unlimited+	Business+	Enterprise

Legende: ✓ = vollständig vorhanden, basic = Grundfunktionen, Starter+/Pro/Unlimited+ = ab dem genannten Plan, Integration = nur über Drittanbieter, Enterprise = nur Enterprise-Plan, – = nicht dokumentiert. Preise jährliche Abrechnung. Stand: Juni 2026. Maßgeblich ist die jeweilige Anbieter-Seite.

awork

Am besten für: Deutsche Agenturen, die ein modernes PM mit Auslastungsplanung und DSGVO-Sicherheit wollen

awork (made in Hamburg) ist die klare DACH-Empfehlung für Agentur-PM. Drei Pläne: Basic 5 €/Nutzer/Monat (1-5 Nutzer), Standard 12 € (bis 20), Professional 22 € (bis 100). ISO-27001-zertifizierte Microsoft-Server in Deutschland. Stark: Kapazitätsplanung mit Timeline und Workload-View, awork Connect für Kunden- und Freelancer-Einbindung, Retainer-Budgets, Zeiterfassung nativ integriert. Schwäche: keine Rechnungsstellung — du brauchst Lexware Office oder sevdesk daneben.

Stimmen aus dem Netz: „Modernes Tool, intuitiv zu bedienen, perfekt für Agenturen mit Remote-Teams" (OMR Reviews). Die saubere Oberfläche wird besonders gelobt. Kritik: keine integrierte Rechnungsstellung.

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moco

Am besten für: Agenturen mit Schwerpunkt auf Projekt-Profitabilität und Soll-Ist-Vergleich

moco (Swiss made) positioniert sich primär als Agentursoftware mit starkem Projekt-Controlling. Für reines PM allein ist es überdimensioniert — aber wenn neben Projekten auch Profitabilitäts-Tracking gefragt ist, ist es eines der wenigen Tools mit echtem Soll-Ist-Vergleich auf Projektebene. Pricing: Core 15 €/Nutzer/Monat, Pro 21 € (ab 25 Nutzern, mit Kapazitätsplanung), Unlimited 24 €. 30 Tage Test. DATEV-Integration für Buchhaltung. Schwäche: Gantt ist eher basic, Asana oder factro sind hier stärker.

Stimmen aus dem Netz: „Bestes Tool im DACH-Raum für Projekt-Profitabilität — Soll und Ist auf einen Blick" (Capterra). Reporting-Tiefe und DACH-Tauglichkeit werden gelobt. Kritik: Oberfläche funktional, nicht hübsch; Lernkurve am Anfang.

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factro

Am besten für: Deutsche Agenturen mit klassischen Wasserfall-Projekten und Gantt-Bedarf

factro (Bochum, DE) ist das wahrscheinlich stärkste deutsche Gantt-PM-Tool für Agenturen. Basic-Tarif kostenlos für bis zu 3 Nutzer und 5 Projekte — einer der großzügigsten Free-Tarife für deutsche PM-Software. Business 19,99 €/Nutzer/Monat (mit Templates und Reports), Professional 29,99 € (mit Zeiterfassung). Stark: Gantt-Charts mit echten Abhängigkeiten, Kanban-Boards, Projekt-Templates, deutsche Oberfläche und deutscher Support. Schwäche: keine native Kapazitätsplanung mit Workload-View; Integrationen begrenzt; Hosting-Ort vom Anbieter nicht eindeutig dokumentiert.

Stimmen aus dem Netz: „Endlich ein PM-Tool auf Deutsch mit ordentlichem Gantt-Editor" (OMR Reviews). Die Sprachunterstützung und der Gantt werden gelobt. Kritik: weniger Tiefe in Reporting als internationale Tools.

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Asana

Am besten für: Agenturen mit klassisch strukturierten Projekten und Bedarf nach ausgereifter Mobile App

Asana ist das vielleicht erprobteste klassische PM-Tool im Vergleich. Pricing: Personal (Free, bis 2 Nutzer), Starter 10,99 €/Nutzer/Monat, Advanced 24,99 €, Enterprise Custom. Zeitleisten und Custom Rules ab Starter, Portfolios, Workload und Ziele erst ab Advanced. Native Zeiterfassung fehlt — du brauchst Harvest, Toggl oder Everhour als Integration. Datenresidenz EU nur Enterprise. Stark: ausgereifte Mobile Apps, sehr saubere API, breite Integrations-Bibliothek (über 200 Apps). Schwäche: für reine Agentur-Workflows mit Retainer und Stunden zu eng — eher als PM-Komponente in einem Stack.

Stimmen aus dem Netz: „Saubere Struktur, fast keine Lernkurve, das ganze Team adoptiert es schnell" (Trustpilot). Die Verlässlichkeit und Bedienung werden gelobt. Kritik: für volle Agentur-Funktionalität braucht es zwingend Integrationen.

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monday Work OS

Am besten für: Skalierende Agenturen ab 10 Mitarbeitenden mit unterschiedlichen Workflows

monday ist kein klassisches PM, sondern eine flexible „Work OS"-Plattform mit anpassbaren Boards und Workflows. Pricing: Free (bis 2 Sitze), Basic 9 €/Sitz/Monat, Standard 12 €, Pro 19 €, Enterprise Custom. Zeiterfassung erst ab Pro freigeschaltet — das macht die effektive Konfiguration teurer als die Listenpreise vermuten lassen. Workload/Kapazitätsplanung ist primär in monday dev (separates Produkt) verfügbar. Stark: starke Dashboards, viele Automatisierungen, Mobile App. 14 Tage Pro-Test. EU-Datenresidenz nur Enterprise. Schwäche: schnell teuer, wenn man Zeiterfassung und Auslastungsplanung in einem Plan haben will.

Stimmen aus dem Netz: „Beste Plattform, wenn man die Workflows wirklich an sich anpassen will" (Capterra). Die Anpassbarkeit wird gelobt. Kritik: Per-Sitz-Pricing wird schnell teuer für größere Teams.

monday ausprobieren →

ClickUp

Am besten für: Agenturen mit max Flexibilitäts-Bedarf und großzügigem Free-Tarif

ClickUp positioniert sich als „eine App für alles" — Aufgaben, Dokumente, Chats, Goals, Mind Maps, Zeiterfassung, Whiteboards. Free-Forever-Tarif ohne Nutzerlimit (nur 60 MB Speicher), Unlimited ab $7/Nutzer/Monat, Business $12. Zeiterfassung schon im Unlimited drin, Dashboards und Mind Maps erst ab Business. Workload-View ab Business+. Datenresidenz nur Enterprise. Stark: breitester Funktionsumfang im Vergleich, viele Automatisierungen. Schwäche: gerade durch den Funktionsumfang oft überladen, Onboarding-Aufwand hoch, UI-Performance kann bei vielen Tasks träge werden.

Stimmen aus dem Netz: „Wahnsinniger Funktionsumfang fürs Geld, aber definitiv overkill für kleine Teams" (G2). Die Custom-Felder und das Reporting werden gelobt. Kritik: Komplexität.

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Fazit & Empfehlung

Für die meisten Agenturen im DACH-Raum bleibt awork unsere Standard-Empfehlung — niedriger Einstieg, ISO-27001-Sicherheit, modernes Tool. moco lohnt sich, sobald Projekt-Profitabilität ein echtes Thema wird. factro ist die richtige Wahl für klassische Wasserfall-Projekte. Asana, monday und ClickUp werden interessant, sobald die Agentur skaliert oder mit internationalen Kunden arbeitet.

Solo-Agentur oder 2-3 Personen, kein Budget: factro Basic oder ClickUp Free.
DACH-Agentur mit 3-10 Mitarbeitenden: awork Standard plus separates Buchhaltungstool (Lexware Office, sevdesk).
Agentur mit Profitabilitäts-Fokus: moco Core — Projekt-Controlling und Reporting ab Tag 1.
Wasserfall-Projekte mit Gantt-Bedarf: factro Business oder ClickUp Business.
Skalierende Agentur ab 10 Mitarbeitenden mit unterschiedlichen Workflows: monday Work OS Pro oder ClickUp Business.

Brauchst du CRM oder Rechnungen mit dabei? Dann ist ein reines PM-Tool zu eng — schau in Beste Agentursoftware 2026 für moco, Teamleader Focus oder Bitrix24 als All-in-One-Lösungen. Für reines CRM siehe CRM für Agenturen 2026.

Häufige Fragen

Welches Projektmanagement-Tool ist für Agenturen am besten geeignet?

Die richtige Wahl hängt vom Workflow ab. Für reine Kreativ- und Beratungsagenturen mit Schwerpunkt auf abrechenbaren Stunden sind moco und awork die DACH-Lieblinge — beide bilden Projekte, Zeiterfassung und Kapazität sauber ab. Für klassische Sprint-/Wasserfall-Projekte mit Gantt eignet sich factro besonders gut. Asana und monday sind die internationalen Schwergewichte, wenn das Tool über die Agentur hinaus mit Kunden geteilt wird oder sehr unterschiedliche Workflows kombiniert. ClickUp ist die richtige Wahl, wenn maximale Anpassbarkeit gefragt ist und das Team Zeit in die Konfiguration investieren will.

Was unterscheidet ein Agentur-Projektmanagement-Tool von einer Agentursoftware?

Ein reines PM-Tool fokussiert auf Aufgaben, Deadlines, Boards und Team-Kollaboration — Beispiele sind Asana, monday oder ClickUp. Eine echte Agentursoftware geht weiter und bündelt PM mit CRM, Angeboten, Zeiterfassung, Rechnungen und Buchhaltungs-Anbindung in einem Tool. Beispiele sind moco oder Teamleader Focus. Für sehr kleine Agenturen (1-3 Personen) reicht oft ein PM-Tool plus separate Buchhaltungssoftware. Sobald die Komplexität wächst (10+ Kunden mit Retainern), lohnt sich der Wechsel zu echter Agentursoftware. Unser Vergleich Beste Agentursoftware 2026 deckt diese All-in-One-Tools ab.

Brauche ich für eine Agentur ein PM-Tool mit Gantt-Charts?

Kommt auf den Projekt-Typ an. Klassische Wasserfall-Projekte mit Abhängigkeiten (z.B. Website-Relaunches, Kampagnen-Rollouts mit harten Deadlines, Print-Produktionen) profitieren stark von Gantt — factro und ClickUp sind hier am stärksten. Agile Sprint-basierte Projekte (Content-Produktion, kontinuierliche Optimierung) brauchen eher Kanban-Boards und sind in monday, Asana oder awork besser aufgehoben. Hybride Agenturen wählen oft ClickUp oder monday, weil beide sowohl Gantt als auch Kanban nativ können.

Welches PM-Tool ist DSGVO-konform für deutsche Agenturen?

awork hostet ISO-27001-zertifiziert in Deutschland — das ist die belastbarste Wahl für DACH-Agenturen mit B2B-Compliance-Druck. moco ist Swiss-made mit klaren DACH-Verträgen. factro ist Made-in-Germany, hostet aber laut Anbieter-Seite nicht explizit dokumentiert. Asana, monday und ClickUp hosten standardmäßig in den USA und bieten EU-Datenresidenz nur auf Enterprise-Plänen — was für kleinere Agenturen oft zu teuer ist. Wichtig: Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist unabhängig vom Hosting-Ort Pflicht und wird von allen genannten Tools angeboten.

Wie viel kostet Projektmanagement-Software für eine Agentur mit 10 Mitarbeitenden?

Bei 10 Mitarbeitenden bewegt sich der monatliche Budget-Rahmen typischerweise zwischen 100 € und 250 €. Günstige Optionen: awork Basic (50 €/Monat, bis 5 Nutzer) oder factro Business (200 €/Monat). Mittelfeld: moco Core (150 €/Monat, 10 Nutzer), Asana Starter (~110 €/Monat), monday Basic (90 €/Monat). Premium mit voller Auslastungsplanung und Reporting: awork Professional (220 €/Monat), ClickUp Business (120 €/Monat). Wichtig zur Kostenkalkulation: Manche Tools wie monday haben Mindest-Teamgrößen (oft 3) und runden die Anzahl der bezahlten Sitze auf — das kann die effektive Rechnung erhöhen.