Kostenlose Buchhaltungssoftware 2026: Was taugen die Gratis-Tarife wirklich?

„Kostenlose Buchhaltungssoftware" ist 2026 kein Marketing-Trick mehr: Die E-Rechnungs-Pflicht hat dafür gesorgt, dass fast jeder deutsche Anbieter einen dauerhaft kostenlosen Einstiegs-Tarif anbietet — mit XRechnung und ZUGFeRD ab 0 €. Die ehrliche Frage ist nicht mehr, ob es Gratis-Buchhaltung gibt, sondern wie weit du damit kommst: Wie viele Rechnungen und Belege pro Monat? Ist die Archivierung GoBD-konform? Und bekommt dein Steuerberater einen DATEV-Export — oder eine Excel-Bastelei?

Wir haben die Free-Tarife der relevanten Tools aus unseren Reviews nebeneinandergelegt: Papierkram, sevDesk, Accountable, BillingEngine, easybill und als internationalen Sonderfall Zoho Books. Vorweg das Fazit: Für Kleinunternehmer mit wenigen Rechnungen reicht Gratis oft dauerhaft — für alle mit UStVA, Steuerberater oder Volumen wird der Bezahltarif schnell Pflicht. Dieser Guide behandelt bewusst nur die kostenlosen Tarife; den großen Gesamtvergleich inklusive Bezahl-Empfehlungen findest du im Buchhaltungssoftware-Vergleich.

Gratis-Tarife im Überblick: Limits, E-Rechnung, DATEV

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Accountable Free — unbegrenzte E-Rechnungen, 5 Ausgaben pro Monat

Accountable hat den großzügigsten Gratis-Tarif im Feld: unbegrenzte E-Rechnungen in XRechnung, ZUGFeRD und sogar Peppol, dazu Kunden- und Projektverwaltung und die mobile App für iOS und Android. Der Haken sitzt auf der Ausgabenseite — nur 5 gebuchte Ausgaben pro Monat. Für reine Rechnungssteller ist das trotzdem der stärkste Free-Plan am Markt. Die eigentliche Stärke des Tools liegt allerdings in den Bezahltarifen: Belegerfassung mit OCR und DATEV-Export ab Buchhaltung (19,90 €/Monat), die direkte ELSTER-Übermittlung von UStVA, EÜR und Einkommensteuer ab Steuern (29,90 €/Monat).

Am besten für: Kleinunternehmer, die viele Rechnungen schreiben, aber kaum Belege buchen.

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BillingEngine Free — GoBD und DATEV schon im Gratis-Tarif

BillingEngine dreht die übliche Logik um: Statt Compliance hinter der Paywall zu verstecken, stecken GoBD-konforme Archivierung und DATEV-/CSV-/XLS-Export bereits im Free-Plan — das bietet sonst keiner der Kandidaten. Das Limit ist dafür eng: 3 Rechnungen plus 3 Angebote pro Monat, 1 Nutzer, und die PDFs tragen ein BillingEngine-Wasserzeichen. Wer mehr braucht, zahlt mit dem Basic-Tarif ab 6 €/Monat (jährlich) den niedrigsten Einstiegspreis im Vergleich — inklusive Mahnwesen, wiederkehrenden Rechnungen und Bankabgleich.

Am besten für: Selbstständige mit 1–3 Rechnungen pro Monat, deren Steuerberater einen sauberen Export erwartet.

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Papierkram Free — die einzige dauerhaft kostenlose deutsche Grundversion

Papierkram (odacer finanzsoftware GmbH, Wiesbaden) bietet als einziges DACH-Tool eine dauerhaft kostenlose Grundversion mit echtem Buchhaltungs-Anspruch — GoBD-zertifiziert und DSGVO-konform, E-Rechnungen in XRechnung und ZUGFeRD ab Free. Die Grenzen sind klar dokumentiert: 100 MB Speicher, kein DATEV-Export, keine Angebote und keine Zeiterfassung im Gratis-Tarif. Der Sprung auf Tarif S (9,90 €/Monat, jährlich) schaltet alle Funktionen für Solo-Selbstständige frei. In deutschen Freelancer-Communities gehört Papierkram zu den häufigsten Empfehlungen für Einsteiger.

Am besten für: Einsteiger und Kleinunternehmer, die dauerhaft gratis buchhalten wollen und (noch) keinen Steuerberater-Export brauchen.

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sevDesk Kostenlos — 3 E-Rechnungen pro Monat als Dauerlösung

Der sevDesk-Tarif „Kostenlos" ist genau das, was der Name sagt: dauerhaft gratis, ohne Kreditkarte — aber limitiert auf 3 E-Rechnungen pro Monat (ZUGFeRD/XRechnung). Unbegrenzte Kontakte und Produkte sowie mehrere Rechnungslayouts sind enthalten. Für sporadische Rechnungssteller reicht das; echte Buchhaltung (KI-Belegerfassung, Banking-Anbindung, ELSTER-UStVA) beginnt beim Buchhaltung-Tarif für 22,90 €/Monat, der DATEV-Export bereits beim Rechnung-Tarif für 9,90 €/Monat. sevDesks Stärke liegt klar im Bezahlbereich — der Free-Plan ist eher Kennenlern-Angebot als Dauerlösung für Wachsende.

Am besten für: Nebenberufler, die höchstens 2–3 Rechnungen pro Monat schreiben.

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easybill Free — 50 Dokumente, aber nur 3 Kontakte

easybills Free-Plan wirkt auf den ersten Blick üppig: 50 Dokumente pro Monat und E-Rechnungen, die sich erstellen und empfangen lassen. Das eigentliche Limit versteckt sich woanders: nur 3 Kontakte — mehr als drei verschiedene Kunden lassen sich im Gratis-Tarif also nicht abbilden. Auch GoBD-Archivierung, DATEV-Export und eigenes Briefpapier gibt es erst ab Starter (9 €/Monat, jährlich). Interessant wird easybill vor allem für E-Commerce: Die Shop-Schnittstellen zu Amazon, eBay, Shopify und WooCommerce (ab Professional) machen aus Bestellungen automatisch fertige Rechnungen.

Am besten für: Selbstständige mit wenigen Stammkunden, aber vielen Einzeldokumenten — oder als risikofreier Test vor dem E-Commerce-Einstieg.

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Zoho Books Free — der internationale Sonderfall

Zoho Books ist kostenlos für Unternehmen unter 50.000 € Jahresumsatz — ein Umsatz- statt Dokumenten-Limit, das im Feld einzigartig ist. Rechnungen, Ausgaben und Buchhaltung sind enthalten. Als internationales Tool ist Zoho Books allerdings nicht auf deutsche Pflichten zugeschnitten — wer UStVA, deutsche E-Rechnungs-Formate und Steuerberater-Workflows braucht, ist mit den deutschen Anbietern oben besser bedient.

Am besten für: International arbeitende Selbstständige, die ein kostenloses Allround-Tool ohne DACH-Fokus suchen.

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Wo Gratis wirklich reicht — und wo der Bezahltarif Pflicht wird

Die ehrliche Rechnung: Gratis reicht dauerhaft, wenn du Kleinunternehmer nach §19 UStG bist, eine Handvoll Rechnungen pro Monat schreibst und deine Belege überschaubar bleiben. Die E-Rechnungs-Pflicht ist in allen fünf deutschen Free-Tarifen abgedeckt — dafür muss 2026 niemand mehr bezahlen.

Der Bezahltarif wird Pflicht, sobald einer dieser drei Punkte eintritt:

• Steuerberater: Der DATEV-Export liegt bei Papierkram, sevDesk, Accountable und easybill hinter der Paywall — einzig BillingEngine liefert ihn ab 0 €. Wer quartalsweise Daten an die Kanzlei übergibt, kommt um 6–10 €/Monat kaum herum.
• Umsatzsteuer: UStVA-Pflicht heißt ELSTER-Anbindung oder saubere Auswertungen — bei Accountable ab dem Steuern-Tarif (29,90 €/Monat, inklusive direkter ELSTER-Übermittlung), bei sevDesk ab Buchhaltung (22,90 €/Monat).
• Volumen: 3 Rechnungen (sevDesk, BillingEngine), 5 Ausgaben (Accountable) oder 3 Kontakte (easybill) — wächst dein Geschäft, sprengst du jedes dieser Limits innerhalb weniger Monate.

Unterm Strich: Starte gratis, aber wähle das Tool so, als würdest du morgen upgraden — der Datenumzug zwischen Buchhaltungstools ist der eigentliche versteckte Preis. Welcher Bezahltarif dann der richtige ist, zeigt unser großer Buchhaltungssoftware-Vergleich; alle Rechnungstools findest du im Rechnungssoftware-Vergleich.

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