Beste Rechnungssoftware für Kleinunternehmer 2026: 7 Rechnungsprogramme, auch kostenlos
Fastlancer Team · Aktualisiert: 27. Okt. 2026
Alle Rechnungsprogramme im Vergleich
Als Kleinunternehmer brauchst du ein Rechnungsprogramm, das den Hinweis auf § 19 UStG setzt, E-Rechnungen von Lieferanten annimmt und umschaltet, sobald du die Grenze überschreitest. Das können alle Tools hier; sie unterscheiden sich darin, was sie kostenlos lassen und ab wann Buchhaltung dazukommt. Ohne Kleinunternehmer-Fokus: beste Rechnungssoftware für Freelancer.
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Jede Rechnung ist zugleich E-Rechnung, der Steuerberater holt sich seine Daten selbst.
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EÜR, Bankabgleich und DATEV-Export schon im kleinsten Bezahltarif.
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Gratis-Tarif zum Einstieg, Buchhaltung im selben Konto, wenn du sie brauchst.
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Verbreitet bei Kanzleien, DATEV-Export, monatlich kündbar.
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Größtes Dokumentenkontingent im Gratis-Tarif, aber nur für eine Handvoll Kontakte.
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Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer im Vergleich
| Tool | Gratis-Tarif | Kleinster Bezahltarif | EÜR im Tool | Haken für Kleinunternehmer |
|---|---|---|---|---|
 BillingEngine |
3 Rechnungen/ |
Basic 6 € | Nein | Mahnwesen ab Basic, nicht im Free-Tarif |
 Papierkram |
Ja, ohne Mahnungen | S 12,90 € | Ab S | S erfasst 15 Belege/ |
 sevdesk |
3 Rechnungen/ |
Rechnung 12,90 € | Ab Buchhaltung 25,90 € | 12 oder 24 Monate Laufzeit |
 Lexware Office |
30 Tage Test | M 12,90 € | Ab L 21,90 € | Tarif S schreibt keine Rechnungen |
 easybill |
50 Dokumente, 3 Kontakte | Starter 9 € | Nein | Archivkosten ab 101 Dokumenten (Free) |
 Fastbill |
14 Tage Test | Solo 9 € | Nein, UStVA und DATEV-Export | Fremdwährungen erst ab Plus |
 Zervant |
Laut FAQ 5 Rechnungen/ |
Start 9 € | Nein | Ohne USt-IdNr 25,5 % finnische USt aufs Abo |
Monatspreise netto bei jährlicher Zahlung, sevdesk bei 12 oder 24 Monaten Laufzeit, Lexware Office ohne Startrabatt. Alle Rechnungstools im Überblick.
Was 2026 für Rechnungen von Kleinunternehmern gilt
| Thema | Was gilt | Grundlage |
|---|---|---|
| Umsatzgrenzen | Vorjahr höchstens 25.000 €, laufendes Jahr höchstens 100.000 €; wer die zweite Grenze überschreitet, ist schon ab diesem Umsatz regelbesteuert | § 19 Abs. 1 UStG, BMF-Schreiben vom 18.03.2025 |
| Pflichtangaben | Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr, Ausstellungsdatum, Leistung, Entgelt in einer Summe, Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG | § 34a UStDV |
| E-Rechnung versenden | Nie Pflicht: Papier oder PDF ist immer erlaubt, auch an Geschäftskunden | § 34a Satz 4 UStDV |
| E-Rechnung empfangen | Pflicht seit 01.01.2025, ein E-Mail-Postfach genügt | § 14 UStG, BMF-Schreiben zur E-Rechnung |
| Aufbewahrung | Rechnungen acht Jahre; bei E-Rechnungen die XML-Datei im Original | § 14b Abs. 1 UStG |
Wichtiger als das Versandformat ist für dich deshalb der Eingang: Er macht Lieferanten-E-Rechnungen lesbar und archiviert das XML-Original — bei BillingEngine, Papierkram und easybill schon gratis. Will ein Geschäftskunde trotzdem eine E-Rechnung: ZUGFeRD oder XRechnung? Zur Steuererklärung: Müssen Kleinunternehmer eine Umsatzsteuererklärung abgeben?
Für Barverkäufe reicht ein Quittungsblock: die AVERY Zweckform 1742 Quittung für Kleinunternehmer, nach dem Wechsel in die Regelbesteuerung der AVERY Zweckform 1737 Quittungsblock mit Steuerausweis.
Die Rechnungsprogramme im Detail
BillingEngine
- Gratis
- 3 Rechnungen pro Monat, mit Wasserzeichen
- Stärke
- ZUGFeRD und XRechnung in allen Tarifen
- Tarife
- Basic 6 €, Premium 12 € pro Monat (jährlich)
- Achtung
- Keine EÜR; Mahnwesen erst ab Basic
Am besten für: Kleinunternehmer, deren Steuerkanzlei die Buchhaltung macht — sie holt sich ihren DATEV-Datensatz selbst ab.
Papierkram
- Gratis
- Rechnungen mit Papierkram-Logo, E-Rechnung
- Stärke
- EÜR und DATEV-Export schon ab S
- Tarife
- S 12,90 €, M 24,90 € pro Monat (jährlich)
- Achtung
- S erfasst nur 15 Belege pro Monat
Am besten für: Selbstständige, die ihre EÜR selbst machen, ohne einen teureren Buchhaltungstarif zu buchen. Nüchterner als sevdesk, dafür mit Zeiterfassung und Projekten.
sevdesk
- Gratis
- 3 Rechnungen pro Monat
- Stärke
- DATEV-Schnittstelle schon im Rechnungs-Tarif
- Tarife
- Rechnung 12,90 €, Buchhaltung 25,90 € pro Monat
- Achtung
- Rabatt-Aktionen sind befristet
Am besten für: wer gratis anfängt und die Buchhaltung später im selben Konto will.
Lexware Office
- Stärke
- DATEV-Exporte für den Steuerberater
- Tarife
- Rechnungen ab M 12,90 €, EÜR ab L 21,90 € pro Monat
- Achtung
- Niedrigere Preise nur in den ersten drei Monaten; kein Gratis-Tarif
Am besten für: Kleinunternehmer mit Steuerberater. Tarif L lohnt sich spätestens nach dem Wechsel in die Regelbesteuerung.
easybill
- Gratis
- 50 Dokumente pro Monat, 3 Kontakte
- Stärke
- Schnittstelle zu Lexware Office und DATEV
- Tarife
- Starter 9 € pro Monat (jährlich)
- Achtung
- Archivkosten ab 101 gespeicherten Dokumenten
Am besten für: wenige feste Kunden mit vielen Rechnungen, etwa Wartungsverträge. Die Buchhaltung läuft woanders.
Fastbill
- Stärke
- Bankkonto, Mahnungen und DATEV-Export schon in Solo
- Tarife
- Solo 9 € pro Monat (jährlich)
- Achtung
- Kein Gratis-Tarif; wiederkehrende Rechnungen ab Pro
Am besten für: wer Zahlungseingänge vom ersten Tag an gegen offene Rechnungen abgleichen will.
Zervant
- Gratis
- Bis 5 Rechnungen pro Monat, XRechnung
- Stärke
- Gelegentliche Rechnungen ohne Abo
- Tarife
- Start 9 € pro Monat (jährlich)
- Achtung
- Ohne USt-IdNr 25,5 % finnische Umsatzsteuer auf Bezahltarife
Am besten für: Nebenberufliche, die gelegentlich eine Rechnung schreiben. Braucht es ein Abo, sind deutsche Anbieter günstiger.
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Fazit
Wer nur Rechnungen schreibt und die Buchhaltung der Kanzlei überlässt, startet mit BillingEngine kostenlos. Wer EÜR und Bankabgleich selbst machen will, bekommt beides bei Papierkram am günstigsten. Arbeitet deine Kanzlei mit Lexware oder willst du dir den Weg bis zur vollen Buchhaltung offenhalten, sind Lexware Office oder sevdesk die bessere Wahl.
Häufige Fragen
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Nein: Nach § 34a UStDV dürfen Kleinunternehmer ihre Rechnungen immer als Papier oder PDF verschicken, auch an Geschäftskunden. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen trotzdem seit 2025, dafür genügt ein E-Mail-Postfach.
Was muss auf einer Rechnung als Kleinunternehmer stehen?
Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr, Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung und das Entgelt in einer Summe. Dazu kommt der Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt — jedes Programm hier setzt ihn automatisch.
Was passiert mit der Rechnungssoftware, wenn ich die Kleinunternehmergrenze überschreite?
Wer die Grenze für das laufende Jahr überschreitet, muss schon für diesen Umsatz Umsatzsteuer ausweisen; du stellst dann den Kleinunternehmer-Modus im Programm ab. Was danach auf dich zukommt, erklärt der Guide zur Regelbesteuerung.
Ist sevdesk oder Lexware Office besser für Kleinunternehmer?
Fürs reine Rechnungsschreiben kosten beide gleich viel, aber nur sevdesk hat einen Gratis-Tarif; bei Lexware Office kann der kleinste Tarif gar keine Rechnungen schreiben. Lexware Office ist dafür die günstigere Wahl, sobald EÜR und Umsatzsteuer im Tool laufen sollen.
Reichen Word oder Excel für Rechnungen als Kleinunternehmer?
Verboten sind sie nicht, aber lückenlose Rechnungsnummern und eine unveränderbare Ablage musst du dann selbst nachweisen. Ein Rechnungsprogramm mit GoBD-konformem Archiv nimmt dir genau das ab.
Welches Rechnungsprogramm ist für Kleinunternehmer kostenlos?
Dauerhaft kostenlose Tarife haben BillingEngine, sevdesk, easybill, Papierkram und Zervant. Sie unterscheiden sich vor allem in der Zahl der Rechnungen oder Kontakte pro Monat und darin, ob Mahnungen und E-Rechnungsformate schon gratis dabei sind.
