Stundensatz als Freelancer berechnen: So geht's (2026)

Der Stundensatz ist die wichtigste Zahl im Freelancer-Leben — und die mit Abstand am häufigsten falsch berechnete. Wir haben über die Jahre mit hunderten Selbstständigen gesprochen, eigene Stundensätze mehrfach korrigiert und das Pricing-Kapitel in unserem Buch Greenprint dazu geschrieben. Die ehrliche Quintessenz: rund 80 % aller Solo-Freelancer kalkulieren ihren Stundensatz strukturell zu niedrig. Nicht weil sie sich „nicht trauen" — sondern weil die Rechnung mit den falschen Variablen läuft.

Dieser Guide ist die saubere Variante: Formel Schritt für Schritt, drei durchgerechnete Praxis-Beispiele, typische Fehler und ein direkter Sprung zum kostenlosen Stundensatz-Rechner für deine eigenen Zahlen.

TL;DR — Die Kurzformel

Die Formel — Schritt für Schritt

Der Stundensatz ist im Kern eine sehr einfache Rechnung: alles, was im Jahr reinkommen muss, geteilt durch alles, was du im Jahr abrechnen kannst. Die Tücke steckt in beiden Hälften.

1. Wunsch-Netto-Einkommen

Was willst du am Ende des Jahres als Netto-Einkommen (nach Steuern und Sozialversicherung) haben? Dieser Punkt ist der ehrlichste Realitätscheck im Pricing. Lebst du in München mit Kindern? Eher 4.500–5.500 € netto/Monat. Soloselbstständig in Leipzig mit niedrigen Fixkosten? 2.500–3.500 € reichen rein finanziell. Schreib auf, was du tatsächlich brauchst — nicht, was sich „nett" anhört.

2. Plus Steuern & Sozialversicherung

Vom Brutto-Honorar gehen über das Jahr ca. 30–40 % für Einkommensteuer (und ggf. Gewerbesteuer), Krankenversicherung, Renten-/Altersvorsorge und ggf. Künstlersozialkasse weg. Bei Soloselbstständigen ohne Sozialversicherungspflicht (z. B. private Krankenkasse + private Altersvorsorge selbstgewählt) kann der Anteil höher ausfallen. Konkrete Sätze hängen vom Einzelfall ab — Steuerberater fragen.

3. Plus Betriebsausgaben

Alles, was du als Freelancer monatlich zahlst, um arbeiten zu können — und was du oft unterschätzt. Eine ehrliche Liste:

• Software-Abos: Buchhaltung, Projektmanagement, Design-Suite, CRM, KI-Tools — schnell 100–250 €/Monat.

• Büro oder Coworking: Coworking-Hotdesk 150–250 €/Monat, eigener Schreibtisch 250–400 €.

• Versicherungen: Berufshaftpflicht (40–150 €/Mo. je nach Branche), ggf. Rechtsschutz, Betriebsinhalts.

• Weiterbildung: Kurse, Konferenzen, Bücher — über das Jahr realistisch 600–1.500 €.

• Hardware-Rücklage: Laptop ersetzt sich nicht von selbst — 1.500–2.500 € alle 3 Jahre = 50–70 €/Monat.

• Steuerberatung: 600–1.800 € pro Jahr für Buchhaltungs-Begleitung + EÜR.

Summe ehrlicher Betriebsausgaben für eine Solo-Selbstständige: typischerweise 800–1.500 € pro Monat. Wer „nur 50 € Software-Abos" rechnet, hat etwas vergessen.

4. Plus Rücklagen für Krankheit, Urlaub und Auftragsflauten

Als Angestellter bekommst du Lohn, wenn du krank bist oder Urlaub hast. Als Freelancer nicht. Diese „Ausfall-Wochen" muss dein Stundensatz mitfinanzieren. Größenordnung:

• Urlaub: 4–6 Wochen pro Jahr. Während dieser Zeit kein Honorar.

• Krankheit: Realistisch 1–2 Wochen Puffer pro Jahr.

• Auftragsflauten: 2–4 Wochen pro Jahr ohne Projekt sind keine Ausnahme.

Wir rechnen Krankheit und Urlaub nicht als separaten Posten in den Stundensatz, sondern reduzieren stattdessen die abrechenbaren Stunden (siehe nächster Abschnitt). Ergebnis ist mathematisch dasselbe und intuitiver.

5. Geteilt durch abrechenbare Stunden — nicht Arbeitsstunden

Das ist der häufigste Fehler. Die naive Rechnung: 220 Arbeitstage × 8 Stunden = 1.760 Stunden pro Jahr. Falsch — das sind Brutto-Arbeitsstunden. Davon entfällt ein erheblicher Anteil auf Akquise (Angebote schreiben, Kunden anbahnen, Netzwerk pflegen), Admin und Buchhaltung, Weiterbildung, E-Mails und Calls, Tool-Setup und ganz normale Pausen. Realistisch sind das 30–50 % der Brutto-Stunden, die nicht direkt fakturierbar sind.

Was sind realistisch abrechenbare Stunden?

Konkret und ehrlich gerechnet:

• 365 Tage − 104 Wochenenden − 30 Tage Urlaub − 10 Tage Krankheit/Puffer = ~221 Arbeitstage

• 221 Tage × 8 Stunden = 1.768 Brutto-Stunden pro Jahr

• Davon ab: 30–50 % nicht-fakturierbar (Akquise + Admin + Lernen + Pausen + Kommunikation) = ~880–1.240 abrechenbare Stunden pro Jahr

Wer mit 1.500 oder 1.700 fakturierbaren Stunden rechnet, plant strukturell ein, dass jede Arbeitsstunde abrechenbar wird. In der Praxis funktioniert das selten — und führt am Jahresende zu einer Rechnung, in der du gefühlt 60 Stunden pro Woche gearbeitet hast, aber nur 35 davon Geld eingebracht haben.

Drei Praxis-Beispiele

Drei typische Profile, sauber durchgerechnet. Die Zahlen sind Größenordnungen, keine Steuerberatung — der Punkt ist die Logik.

Typische Fehler bei der Stundensatz-Kalkulation

1. „Wie hoch war mein Brutto-Stundenlohn als Angestellter?" als Ausgangspunkt nehmen. Falsch. Angestelltes Brutto enthält Arbeitgeber-Anteile der Sozialversicherung nicht, und Urlaub/Krankheit sind bezahlt. Als Freelancer fehlt das beides — der gleiche Lebensstandard braucht mindestens 1,5× bis 2× den Angestellten-Stundenlohn.

2. Akquise- und Admin-Zeit nicht einpreisen. Wer 40 Stunden pro Woche arbeitet, davon aber 15 für Angebote, E-Mails, Buchhaltung und Lernen — und nur die 25 verbleibenden in den Stundensatz dividiert — rechnet automatisch zu niedrig.

3. Keine Rücklagen für Krankheit, Urlaub und Flauten. Wer mit 1.700 Stunden rechnet, kalkuliert implizit, dass es weder Krankheit noch Auftragslücken gibt. Klingt streng — passiert aber im ersten Quartal nach der Gründung praktisch jedem.

4. Steuern und Sozialversicherung unterschätzen. 30–40 % gehen realistisch weg. Wer mit „ich pack noch 20 % drauf" arbeitet, hat am Jahresende eine Nachzahlung.

5. Marktvergleich ohne Kontext. „Der Konkurrent verlangt 80 €/h, ich nehme auch 80" ignoriert, ob deine Kostenstruktur identisch ist (oft nicht) und ob der Konkurrent gerade selbst gut rechnet (oft nicht). Marktwerte sind Orientierung, nicht Vorgabe.

6. Verwechslung Stundensatz ↔ Tagessatz. Wer im IT-Markt mit Tagessätzen arbeitet, sollte nicht den Stundensatz × 8 als Tagessatz aufrufen — üblich sind 6× bis 7,5× als impliziter Volumen-Rabatt. Umgekehrt: Wer im Marketing einen Tagessatz hat und stundengenau abrechnen soll, sollte den Stundensatz höher ansetzen als Tagessatz ÷ 8.

Stundensatz-Benchmarks für Deutschland (2025)

Als Orientierungspunkt — nicht als Zielvorgabe — die aktuellsten Bandbreiten aus dem Freelancer-Kompass 2025 (freelancermap.de, N = 3.210 Selbstständige, Erhebung Januar/Februar 2025):

• Alle Freelancer im Durchschnitt: 104 €/Stunde

• IT-Freelancer: 95 €/Stunde im Schnitt — Senior-Profile deutlich darüber, Einsteiger darunter

• Beratung & Management: 120 €/Stunde — Spitzenwert nach Fachgebieten

• SAP: 117 €/Stunde

Wichtig zur Einordnung: das sind Durchschnitte aus einer Studie, die überproportional IT- und Tech-Freelancer abbildet. Für Kreativ- und Marketing-Berufe sind die typischen Stundensätze deutlich niedriger (Designer-Einsteiger oft 35–55 €/h, Senior-Texter 70–95 €/h). Quelle: freelancermap.de Marktstudie (Stand: 2025).

Fazit: vom Lesen ins Rechnen

Stundensatz richtig kalkulieren ist keine Magie, sondern saubere Buchhaltung. Drei Dinge merken: Erstens, Wunsch-Netto + alle Kosten + Rücklagen, nicht nur „was möchte ich verdienen". Zweitens, durch abrechenbare Stunden teilen (800–1.200 pro Jahr, nicht 1.700). Drittens, Marktwerte als Orientierung nehmen, nicht als Decken.

Der Stundensatz-Rechner unten macht die Mathematik in 60 Sekunden — mit deinen eigenen Zahlen. Wer tiefer in die Pricing-Strategie einsteigen will (Stundensatz vs. Wertpreis, Verhandlung, Markt-Positionierung), findet das ausführlich im Kapitel „Pricing" unseres Buchs Greenprint.

Weiterführend

• Pricing hängt direkt mit Cashflow zusammen — wer Stundensatz richtig hat, braucht eine saubere Buchhaltung: beste Buchhaltungssoftware für Freelancer.

• Für Steuer-Rücklagen ist ein eigenes Konto ein Game-Changer: bestes Geschäftskonto im Vergleich — mit Hinweis auf Unterkonten-Logik.

• Rechnung schreiben, sobald der Stundensatz steht: beste Rechnungssoftware für Freelancer.

• Zurück zum Überblick: alle Finanz-Tools für Freelancer.