Handwerkersoftware für kleine Betriebe: Büro- oder Branchenlösung?

Handwerkersoftware ist kein einzelnes Produkt, sondern zwei verschiedene Dinge mit demselben Namen. Das eine ist Bürosoftware: Angebote, Rechnungen, Belege, Umsatzsteuer. Das andere ist eine Branchenlösung, die den kompletten Betriebsablauf abbildet — Aufmaß auf der Baustelle, Kolonnen in der Plantafel, Rapporte aus der App. Beide werden als „Handwerkersoftware“ verkauft, sie unterscheiden sich im Preis aber um den Faktor zehn.

Die eine Frage, die alles entscheidet

Bevor du Tarife vergleichst, beantworte diese Frage: Brauchst du Aufmaß, Plantafel, Bautagebuch und mobile Zeiterfassung? Wenn ja, führt an einer Branchenlösung kein Weg vorbei. Wenn nein, kaufst du dir mit ihr vor allem Funktionen, die du nie öffnest — und zahlst dafür jeden Monat pro Mitarbeiter.

Die ehrliche Beobachtung aus den Preislisten: Ein Ein-Personen-Betrieb zahlt für Bürosoftware zwischen 4 und 26 € im Monat, für den gesamten Betrieb. Dieselbe Person zahlt für eine Branchenlösung ab rund 48 € im Monat — und zwar bevor der erste Mitarbeiter dazukommt.

Was Bürosoftware im Handwerk abdeckt

Angebot, Auftragsbestätigung, Abschlagsrechnung, Schlussrechnung, Mahnwesen, Belegerfassung und die Übergabe an den Steuerberater: Das können alle gängigen Buchhaltungstools, und sie können es GoBD-konform. Für einen Malerbetrieb mit zwei Leuten oder einen selbstständigen Elektriker ist das oft die vollständige Antwort.

Preise pro Monat, Stand 31. August 2026, geprüft auf den Anbieterseiten.

Was eine Branchenlösung zusätzlich kann

Vier Funktionen rechtfertigen den Aufpreis, und sie hängen zusammen: Aufmaß erfasst Mengen direkt vor Ort, die Plantafel verteilt Termine und Kolonnen über die Woche, Berichte und Rapporte entstehen in der App statt auf Zetteln, und die mobile Zeiterfassung ordnet jede Stunde einem Projekt zu. Am Ende zieht die Software daraus die Rechnung — das ist der eigentliche Gewinn, nicht das Rechnungsformular selbst.

Preise am 6. September 2026 auf den Anbieterseiten geprüft. clockin ist der Sonderfall: Es deckt Zeiterfassung, Berichte und Dokumentation ab, aber keine vollständige Auftragsabwicklung.

Die Rechnung für einen Fünf-Personen-Betrieb

Ein Meister im Büro, vier Leute auf der Baustelle. So sieht die Rechnung aus:

• plancraft Business: 47,92 € für den Büro-Nutzer plus vier mobile Nutzer à 15,92 € — 111,60 € im Monat, bei zweijähriger Vorauszahlung und zzgl. USt. Ohne Bindung sind es 59,90 € plus 4 × 19,90 € = 139,50 €.
• Craftboxx: fünf Nutzer à 15,99 € im Jahresabo — 79,95 € im Monat.
• HERO Select: 59 € für die erste Lizenz plus vier weitere à 22 € — 147 € im Monat.
• Bürosoftware plus separate Zeiterfassung: sevDesk Buchhaltung für 25,90 € plus Clockodo Basic für fünf Nutzer à 4 € — 45,90 € im Monat.

Die letzte Zeile ist der ehrliche Vergleichspunkt. Sie kostet ein Drittel und kann alles außer Aufmaß und Plantafel. Wer diese beiden Funktionen wirklich täglich nutzt, holt die Differenz von 60 bis 100 € im Monat über gesparte Bürostunden herein. Wer sie nicht nutzt, verbrennt sie.

Handwerkersoftware kostenlos: was wirklich geht

Die Suche nach „Handwerkersoftware kostenlos“ führt fast immer zu Testphasen — 14 Tage bei clockin, eine kostenlose Testphase bei Craftboxx, Demo-Termine bei plancraft und HERO. Eine dauerhaft kostenlose Branchenlösung gibt es nicht, und das ist bei Softwarepreisen von 48 € aufwärts auch nicht überraschend.

Auf der Büroseite sieht es anders aus: Papierkram, easybill und sevDesk haben jeweils einen dauerhaft kostenlosen Tarif. Damit lassen sich Angebote und Rechnungen schreiben, meist mit Limits bei der Zahl der Belege oder Kunden. Für den Nebenerwerbs-Handwerker oder das erste Jahr nach der Meisterprüfung reicht das oft aus. Der Rechnungssoftware-Vergleich zeigt, wo die Grenzen der Gratis-Tarife liegen.

E-Rechnung: der Termin, den kein Betrieb verpassen darf

Empfangen muss jedes deutsche Unternehmen E-Rechnungen bereits seit Januar 2025 — auch der Zwei-Mann-Betrieb, auch ohne eigene Software. Für den Versand gelten Übergangsfristen bis 2027 beziehungsweise 2028, abhängig vom Vorjahresumsatz. Die Formate heißen XRechnung und ZUGFeRD.

Alle oben genannten Bürolösungen beherrschen beide Formate. Bei Branchensoftware ist die Lage uneinheitlicher, weil dort die Rechnungsstellung nur ein Modul unter vielen ist — vor dem Vertragsabschluss nachfragen und sich die Antwort schriftlich geben lassen. Was die Pflicht im Detail bedeutet, steht im Vergleich der Rechnungsprogramme.

Empfehlung nach Betriebsgröße

• Ein-Personen-Betrieb ohne Angestellte: Bürosoftware. Lexware Office oder BuchhaltungsButler ab knapp 4 €, Papierkram kostenlos zum Ausprobieren. Aufmaß und Plantafel für eine Person zu bezahlen, lohnt praktisch nie.
• Zwei bis fünf Personen, feste Kundschaft: Bürosoftware plus separate Zeiterfassung, solange die Baustellenplanung im Kopf funktioniert. Sobald zwei Kolonnen parallel laufen und die Termine kippen, wird die Plantafel ihr Geld wert.
• Sechs bis zwanzig Personen: Branchenlösung. Ab dieser Größe kostet jede verlorene Stunde in der Disposition mehr als die Lizenz. plancraft und HERO zielen genau auf dieses Feld, Craftboxx ist der günstigere Einstieg mit klarem Pro-Kopf-Preis.

Für die kaufmännische Seite lohnt in jedem Fall der Blick in den Buchhaltungssoftware-Vergleich

Dieser Guide gehört zum großen Überblick Die besten Tools für Selbstständige, in dem alle Werkzeug-Kategorien zusammenlaufen.