absence.io Review 2026: Urlaubsverwaltung und Zeiterfassung im Test

Q: Was kostet absence.io?

Drei Pakete, jeweils pro Nutzer und Monat (netto): Starter 2,99 € (Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung), Pro 4,99 € (+ Zeiterfassung, Personalakte, SSO), Complete 7,99 € (+ Spesen, DATEV, API). Bei jährlicher Zahlung gibt es 10 % Rabatt, abgerechnet werden nur aktive Lizenzen. Einrichtungsgebühren fallen keine an. Stand Juli 2026 — aktuelle Preise auf absence.io prüfen.

Fastlancer Team · Aktualisiert: 22. Juli 2026

4.2/5 Fastlancer-Bewertung

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Ideal für

Kleine Unternehmen, die Urlaubsanträge raus aus Excel und E-Mail holen wollen
Teams, die Zeiterfassung und Abwesenheiten in einem Tool brauchen
Firmen mit Datenschutz-Anforderungen: Hosting ausschließlich auf deutschen Servern
Wachsende Teams, die später Personalakte und Spesen ergänzen wollen

USP

Urlaubsverwaltung, Zeiterfassung und digitale Personalakte aus München — Server ausschließlich in Deutschland, ab 2,99 € pro Nutzer

Kostenlos testen?

Ja — 14 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte

absence.io in 30 Sekunden

Geeignet fürKleine Teams, die Urlaub, Abwesenheiten und Arbeitszeiten digitalisieren wollen

PreisStarter 2,99 € · Pro 4,99 € · Complete 7,99 €/Nutzer/Monat (netto, jährlich −10 %)

StärkeDeutsches Hosting, faire Preise, sehr gute Bewertungen

SchwächeKein Solo-/Gratis-Plan; DATEV und API erst im Complete

Was ist absence.io?

absence.io ist ein Münchner HR-Tool, das mit einem klaren Problem gestartet ist: Urlaubsanträge, die per E-Mail und Excel-Liste durchs Unternehmen geistern. Daraus ist eine schlanke Personal-Plattform geworden — Abwesenheitsverwaltung, Zeiterfassung, digitale Personalakte und Spesen, modular gestaffelt in drei Paketen. Seit über zehn Jahren am Markt, entwickelt in München und Berlin.

Für die Einordnung: absence.io ist Team-Software für HR-Prozesse — kein Projektzeit-Tracker für Solo-Freelancer. Wer abrechenbare Stunden für Kunden erfassen will, findet in unserer Zeiterfassungs-Übersicht die passenderen Werkzeuge.

Urlaubsverwaltung: der Kern

Der Starter-Plan digitalisiert den kompletten Abwesenheits-Workflow: Mitarbeiter beantragen Urlaub in Web oder App, Vorgesetzte genehmigen mit einem Klick, der Team-Kalender zeigt, wer wann fehlt. Urlaubskontingente, Resturlaubs-Übertrag mit Verfallsdatum und eigene Abwesenheitsarten (Homeoffice, Fortbildung, Elternzeit) bildet das System ebenso ab wie Erinnerungen, bevor Resturlaub verfällt. Slack-, Google- und Outlook-Integrationen synchronisieren alles dahin, wo das Team ohnehin arbeitet.

Zeiterfassung und Personalakte (Pro)

Der Pro-Plan ergänzt die Zeiterfassung per Web, App oder digitaler Stempeluhr — mit automatischem Überstundenmanagement und individuellen Arbeitsplänen pro Mitarbeiter. Dazu kommen die digitale Personalakte, Dokumentenmanagement und Single Sign-On. Damit deckt absence.io die Pflichten aus dem EuGH-Zeiterfassungsurteil ab, ohne dass ein zweites Tool nötig wird. Der Complete-Plan setzt Spesenabrechnung mit Belegerfassung, DATEV-Integration und API obendrauf.

Datenschutz: Hosting nur in Deutschland

Bei Personaldaten — Krankmeldungen, Gehaltsdokumente, Personalakten — ist der Serverstandort kein Detail. absence.io hostet ausschließlich in Deutschland, in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Augsburg, mit externem Datenschutzbeauftragten und AV-Vertrag. Das ist ein handfestes Argument gegenüber US-Alternativen und für viele Betriebsräte die Grundvoraussetzung.

Für wen lohnt sich absence.io?

Für kleine und mittlere Teams, die ihre HR-Basics digitalisieren wollen, ohne ein schweres HR-System einzuführen: Der Einstieg ab 2,99 € pro Nutzer ist günstig, die Bedienung kommt ohne Schulung aus (OMR 4,5/5, Capterra 4,7/5), und die Pakete wachsen mit. Wer Dienstplanung mit Schichtzuweisung braucht, schaut auf Papershift; wer Kundenprojekte abrechnet, auf Clockodo — für alle anderen ist absence.io ein sehr rundes Paket.

Was uns an absence.io gefällt und was nicht

Vor- und Nachteile

Vorteile

Fairer Einstieg: Urlaubsverwaltung ab 2,99 €, Zeiterfassung ab 4,99 € pro Nutzer (netto)
Server ausschließlich in Deutschland (ISO-27001-Rechenzentrum), DSGVO-konform mit AVV
Sehr gute Bewertungen: OMR 4,5/5, Capterra 4,7/5
Aufgeräumte Bedienung — Web und App ohne Schulungsaufwand
Slack-, Google- und Outlook-Kalender-Integrationen ab dem Starter-Plan

Nachteile

Kein Gratis-Plan und kein Solo-Tarif — als reines Freelancer-Tracking überdimensioniert
DATEV und API erst im Complete-Plan (7,99 €)
Reporting laut Nutzerfeedback eher schlicht
Projektzeit-Abrechnung an Kunden ist nicht der Fokus — es geht um HR, nicht ums Billing

Preise & Pläne

Starter

2,99 €

pro Nutzer/Monat, netto — jährlich −10 %

Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung
Genehmigungs-Workflows und Team-Kalender
Reports und Exporte
Slack-, Google- und Outlook-Integration

Häufige Fragen

Was kostet absence.io?

Drei Pakete, jeweils pro Nutzer und Monat (netto): Starter 2,99 € (Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung), Pro 4,99 € (+ Zeiterfassung, Personalakte, SSO), Complete 7,99 € (+ Spesen, DATEV, API). Bei jährlicher Zahlung gibt es 10 % Rabatt, abgerechnet werden nur aktive Lizenzen. Einrichtungsgebühren fallen keine an. Stand Juli 2026 — aktuelle Preise auf absence.io prüfen.

Gibt es absence.io kostenlos?

Einen dauerhaften Gratis-Plan gibt es nicht — dafür 14 Tage kostenloses Testen ohne Kreditkarte. Mit 2,99 € pro Nutzer gehört der Starter-Plan aber zu den günstigsten Einstiegen unter den HR-Tools.

Wo werden die Daten von absence.io gehostet?

Ausschließlich in Deutschland: absence.io ist eine Münchner GmbH und hostet in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Augsburg. Dazu kommen SSL-Verschlüsselung, ein externer Datenschutzbeauftragter und ein AV-Vertrag — für Personaldaten wie Krankmeldungen und Personalakten ein echtes Argument gegenüber US-Tools.

Kann absence.io auch Zeiterfassung?

Ja, ab dem Pro-Plan (4,99 €/Nutzer): erfasst wird im Browser, per App oder über die digitale Stempeluhr, inklusive automatischem Überstundenmanagement und individuellen Arbeitsplänen. Der Fokus liegt auf Arbeitszeit und Anwesenheit fürs Team — nicht auf abrechenbaren Projektstunden wie bei Toggl oder Clockodo.

absence.io oder Papershift — was passt besser?

Beide sind deutsche Team-Tools, aber mit anderem Schwerpunkt: absence.io startet bei Urlaub und Abwesenheiten und ergänzt Zeiterfassung — schlanker und günstiger im Einstieg. Papershift ist die vollere Workforce-Lösung mit Dienstplanung und Schichtzuweisung. Faustregel: Urlaubsanträge + Arbeitszeiten digitalisieren = absence.io; Schichtbetrieb mit Dienstplan = Papershift.

Fazit

absence.io macht genau das gut, wofür kleine Teams es holen: Urlaubsanträge, Krankmeldungen und Arbeitszeiten raus aus Excel, rein in ein aufgeräumtes Tool mit deutschem Hosting. Die Preisstruktur ist fair und wächst mit — von 2,99 € für die Urlaubsverwaltung bis zum Complete-Paket mit DATEV und API. Es ist kein Tool für Solo-Freelancer und kein Billing-System; aber für Teams, die HR-Basics sauber und DSGVO-konform digitalisieren wollen, gehört es zu den sympathischsten Lösungen im DACH-Markt — die Bewertungen (OMR 4,5, Capterra 4,7) sprechen dieselbe Sprache.