absence.io Review 2026: Urlaubsverwaltung und Zeiterfassung im Test
Tim Wittke · Aktualisiert: 5. Sept. 2026
Affiliate-Link — wir erhalten ggf. eine Provision, ohne Mehrkosten für dich. Wie wir testen
Ideal für
- Kleine Unternehmen, die Urlaubsanträge raus aus Excel und E-Mail holen wollen
- Teams, die Zeiterfassung und Abwesenheiten in einem Tool brauchen
- Firmen mit Datenschutz-Anforderungen: Hosting ausschließlich auf deutschen Servern
- Wachsende Teams, die später Personalakte und Spesen ergänzen wollen
USP
Urlaubsverwaltung, Zeiterfassung und digitale Personalakte aus München — Server ausschließlich in Deutschland, ab 2,99 € pro Nutzer
Kostenlos testen?
Ja — 14 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte
Was ist absence.io?
absence.io ist ein Münchner HR-Tool, das mit einem klaren Problem gestartet ist: Urlaubsanträge, die per E-Mail und Excel-Liste durchs Unternehmen geistern. Daraus ist eine schlanke Personal-Plattform geworden — Abwesenheitsverwaltung, Zeiterfassung, digitale Personalakte und Spesen, modular gestaffelt in drei Paketen. Seit über zehn Jahren am Markt, entwickelt in München und Berlin.
Für die Einordnung: absence.io ist Team-Software für HR-Prozesse — kein Projektzeit-Tracker für Solo-Freelancer. Wer abrechenbare Stunden für Kunden erfassen will, findet in unserer Zeiterfassungs-Übersicht die passenderen Werkzeuge.
Urlaubsverwaltung: der Kern
Der Starter-Plan digitalisiert den kompletten Abwesenheits-Workflow: Mitarbeiter beantragen Urlaub in Web oder App, Vorgesetzte genehmigen mit einem Klick, der Team-Kalender zeigt, wer wann fehlt. Urlaubskontingente, Resturlaubs-Übertrag mit Verfallsdatum und eigene Abwesenheitsarten (Homeoffice, Fortbildung, Elternzeit) bildet das System ebenso ab wie Erinnerungen, bevor Resturlaub verfällt. Slack-, Google- und Outlook-Integrationen synchronisieren alles dahin, wo das Team ohnehin arbeitet.
Zeiterfassung und Personalakte (Pro)
Der Pro-Plan ergänzt die Zeiterfassung per Web, App oder digitaler Stempeluhr — mit automatischem Überstundenmanagement und individuellen Arbeitsplänen pro Mitarbeiter. Dazu kommen die digitale Personalakte, Dokumentenmanagement und Single Sign-On. Damit deckt absence.io die Pflichten aus dem EuGH-Zeiterfassungsurteil ab, ohne dass ein zweites Tool nötig wird. Der Complete-Plan setzt Spesenabrechnung mit Belegerfassung, DATEV-Integration und API obendrauf.
Datenschutz: Hosting nur in Deutschland
Bei Personaldaten — Krankmeldungen, Gehaltsdokumente, Personalakten — ist der Serverstandort kein Detail. absence.io hostet ausschließlich in Deutschland, in einem ISO-zertifizierten Rechenzentrum, mit externem Datenschutzbeauftragten und AV-Vertrag. Das ist ein handfestes Argument gegenüber US-Alternativen und für viele Betriebsräte die Grundvoraussetzung.
Für wen lohnt sich absence.io?
Für kleine und mittlere Teams, die ihre HR-Basics digitalisieren wollen, ohne ein schweres HR-System einzuführen: Der Einstieg ab 2,99 € pro Nutzer ist günstig, die Bedienung kommt ohne Schulung aus (OMR 4,5/5, Capterra 4,7/5), und die Pakete wachsen mit. Wer Dienstplanung mit Schichtzuweisung braucht, schaut auf Papershift; wer Kundenprojekte abrechnet, auf Clockodo — für alle anderen ist absence.io ein sehr rundes Paket.
Was uns an absence.io gefällt und was nicht
Vor- und Nachteile
Vorteile
- Fairer Einstieg: Urlaubsverwaltung ab 2,99 €, Zeiterfassung ab 4,99 € pro Nutzer (netto)
- Server ausschließlich in Deutschland (ISO-27001-Rechenzentrum), DSGVO-konform mit AVV
- Sehr gute Bewertungen: OMR 4,5/5, Capterra 4,7/5
- Aufgeräumte Bedienung — Web und App ohne Schulungsaufwand
- Slack-, Google- und Outlook-Kalender-Integrationen ab dem Starter-Plan
Nachteile
- Kein Gratis-Plan und kein Solo-Tarif — als reines Freelancer-Tracking überdimensioniert
- DATEV und API erst im Complete-Plan (7,99 €)
- Reporting laut Nutzerfeedback eher schlicht
- Projektzeit-Abrechnung an Kunden ist nicht der Fokus — es geht um HR, nicht ums Billing
Preise & Pläne
Starter
2,99 €
pro Nutzer/Monat, netto — jährlich −10 %
- Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung
- Genehmigungs-Workflows und Team-Kalender
- Reports und Exporte
- Slack-, Google- und Outlook-Integration
Pro
4,99 €
pro Nutzer/Monat, netto — jährlich −10 %
- Zeiterfassung (Web, App, Stempeluhr)
- Automatisches Überstundenmanagement
- Digitale Personalakte und Dokumente
- Single Sign-On, Priority-Support
Complete
7,99 €
pro Nutzer/Monat, netto — jährlich −10 %
- Spesen- und Reisekostenabrechnung
- Automatische Belegerfassung
- DATEV-Integration
- API und automatisierte Workflows
Preise ohne Gewähr – aktuelle Tarife auf der offiziellen Website prüfen.
Häufige Fragen
Was kostet absence.io?
Drei Pakete, jeweils pro Nutzer und Monat (netto): Starter 2,99 € (Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung), Pro 4,99 € (+ Zeiterfassung, Personalakte, SSO), Complete 7,99 € (+ Spesen, DATEV, API). Bei jährlicher Zahlung gibt es 10 % Rabatt, abgerechnet werden nur aktive Lizenzen. Einrichtungsgebühren fallen keine an. Stand September 2026 — aktuelle Preise auf absence.io prüfen.
Gibt es absence.io kostenlos?
Einen dauerhaften Gratis-Plan gibt es nicht — dafür 14 Tage kostenloses Testen ohne Kreditkarte. Mit 2,99 € pro Nutzer gehört der Starter-Plan aber zu den günstigsten Einstiegen unter den HR-Tools.
Wo werden die Daten von absence.io gehostet?
Ausschließlich in Deutschland: absence.io ist eine Münchner GmbH und hostet in einem ISO-zertifizierten Rechenzentrum. Dazu kommen SSL-Verschlüsselung, ein externer Datenschutzbeauftragter und ein AV-Vertrag — für Personaldaten wie Krankmeldungen und Personalakten ein echtes Argument gegenüber US-Tools.
Kann absence.io auch Zeiterfassung?
Ja, ab dem Pro-Plan (4,99 €/Nutzer): erfasst wird im Browser, per App oder über die digitale Stempeluhr, inklusive automatischem Überstundenmanagement und individuellen Arbeitsplänen. Der Fokus liegt auf Arbeitszeit und Anwesenheit fürs Team — nicht auf abrechenbaren Projektstunden wie bei Toggl oder Clockodo.
absence.io oder Papershift — was passt besser?
Beide sind deutsche Team-Tools, aber mit anderem Schwerpunkt: absence.io startet bei Urlaub und Abwesenheiten und ergänzt Zeiterfassung — schlanker und günstiger im Einstieg. Papershift ist die vollere Workforce-Lösung mit Dienstplanung und Schichtzuweisung. Faustregel: Urlaubsanträge + Arbeitszeiten digitalisieren = absence.io; Schichtbetrieb mit Dienstplan = Papershift.
Fazit
absence.io macht genau das gut, wofür kleine Teams es holen: Urlaubsanträge, Krankmeldungen und Arbeitszeiten raus aus Excel, rein in ein aufgeräumtes Tool mit deutschem Hosting. Die Preisstruktur ist fair und wächst mit — von 2,99 € für die Urlaubsverwaltung bis zum Complete-Paket mit DATEV und API. Es ist kein Tool für Solo-Freelancer und kein Billing-System; aber für Teams, die HR-Basics sauber und DSGVO-konform digitalisieren wollen, gehört es zu den sympathischsten Lösungen im DACH-Markt — die Bewertungen (OMR 4,5, Capterra 4,7) sprechen dieselbe Sprache.
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