Trello Alternativen 2026: Die 6 besten Tools im Vergleich

Trello ist der Inbegriff des einfachen Kanban-Boards: in 30 Sekunden verstanden, großzügiger Free-Plan (10 Boards, 10 Mitarbeitende, 250 Automation-Runs pro Monat), über 200 Power-Ups. Doch genau die Einfachheit ist irgendwann der Wechselgrund: Andere Ansichten als Kanban — Kalender, Timeline, Tabelle, Dashboard — gibt es erst ab Premium (10 $/Nutzer/Monat), Aufgaben-Abhängigkeiten und native Zeiterfassung fehlen ganz, und bei komplexeren Projekten mit mehreren Kunden stößt das Karten-Modell an seine Grenzen.

Dieser Guide vergleicht 6 Trello-Alternativen für Freelancer, Selbstständige und kleine Teams — sortiert nach dem, was sie besser machen: mehr Ansichten und Funktionen gratis (ClickUp, Plaky), Docs und Datenbanken statt reinem Board (Notion), Struktur für wachsende Teams (Asana, monday) oder DSGVO-konformes EU-Hosting mit Zeiterfassung (awork). Zu jedem Tool: Free-Plan-Fakten, Stärken und für wen es passt.

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Vergleichstabelle: Trello-Alternativen auf einen Blick

1. ClickUp — mehr Ansichten und Funktionen, gleicher Preis: kostenlos

ClickUp ist die direkteste Antwort auf Trellos größte Schwäche: Was Trello hinter den Premium-Tarif legt, gibt es hier gratis. Der Free-Forever-Plan erlaubt unbegrenzte Nutzer und Aufgaben und bringt Listen-, Board- und Kalender-Ansicht mit; dazu kommen benutzerdefinierte Status, Automatisierungen, Docs und native Zeiterfassung ab dem Unlimited-Tarif (7 $/Nutzer/Monat). In unserem Test bewerten wir ClickUp mit 4,6 von 5 — es gehört zu den stärksten PM-Tools am Markt.

Die Kehrseite ist die Funktionsdichte: Wer Trellos 30-Sekunden-Einstieg liebt, braucht bei ClickUp ein paar Tage, bis das Setup sitzt. Die spürbarste Free-Plan-Grenze sind 60 MB Datei-Speicher — mit vielen Anhängen ist der schnell voll. Für alle, die von Trello kommen, weil sie mehr brauchen (nicht weniger), ist ClickUp trotzdem der naheliegendste Wechsel.

Am besten für: Freelancer und Teams, die an Trellos Funktionsgrenzen stoßen, aber kostenlos bleiben wollen.

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2. Notion — Boards plus Docs, Datenbanken und Wiki

Notion kann alles, was ein Trello-Board kann — als eine von vielen Datenbank-Ansichten neben Tabelle, Timeline und Kalender. Der eigentliche Mehrwert liegt daneben: Texte, Notizen, ein einfaches CRM und Kundenfreigaben leben im selben Workspace wie die Aufgaben. Statt Board-Tool plus Notiz-App plus Wiki reicht eine Oberfläche.

Der kostenlose Plan deckt für Solo-Freelancer bereits viel ab — Kalenderfunktion, Formulare, viele Seiten und Blöcke sowie Zusammenarbeit mit bis zu zehn Gästen. Dafür ist die Lernkurve steiler als bei Trello: Das Baukasten-Modell aus Blöcken, Datenbanken und Relationen will verstanden werden, und die Flexibilität verführt zum Struktur-Basteln. Wer nur ein simples Board sucht, greift zu Plaky; wer ein Projekt-und-Wissens-Zuhause sucht, zu Notion.

Am besten für: Freelancer und kleine Teams, die Aufgaben, Wissen und Kundenfreigaben in einem flexiblen Workspace bündeln wollen.

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3. Asana — Struktur und Abhängigkeiten statt Karten-Chaos

Asana ist der richtige Wechsel, wenn Trello-Boards unübersichtlich werden: Tasks mit Subtasks, Deadlines und — der entscheidende Unterschied — Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, die das Kanban-Modell nicht abbilden kann. Dazu kommen Listen-, Board- und Kalender-Ansicht (ab Starter auch Timeline/Gantt) und über 100 Integrationen. Ein Praxisvorteil: Asana ist bei vielen Agenturen und Kundenteams der gesetzte Standard.

Der Personal Plan ist dauerhaft kostenlos und trägt für Solo-Freelancer weit, ist aber auf zwei Nutzer begrenzt; Teams brauchen den Starter-Tarif ab 10,99 €/Nutzer/Monat. Native Zeiterfassung gibt es erst ab Advanced. Gegenüber Trello wirkt Asana aufgeräumter und hochwertiger — kostet im Team-Einsatz aber spürbar mehr.

Am besten für: Wachsende Teams und Freelancer-Kollektive, die mehrere Kundenprojekte mit klarer Struktur und Abhängigkeiten steuern.

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4. monday.com — visuelle Workflows und Automatisierungen

monday.com nimmt Trellos visuelle Grundidee und baut sie zum Workflow-System aus: farbcodierte Boards, anpassbare Spalten, Dashboards mit Echtzeit-Reports und starke Automatisierungen für wiederkehrende Abläufe wie Statusupdates oder Erinnerungen. Kanban, Timeline und Gantt sind an Bord, dazu CRM-Funktionen und gute Mobile-Apps.

Beim Preis muss man genau hinsehen: Der Free-Plan ist mit 2 Nutzern und 3 Boards eng bemessen — deutlich enger als Trellos Gratis-Tarif —, danach geht es mit Basic ab 9 €/Nutzer/Monat los (Standard 12 €, Pro mit Zeiterfassung 19 €). Für Solo-Freelancer ist monday oft überdimensioniert; seine Stärken spielt es in kleinen Teams aus, die Projekte visuell steuern und Abläufe automatisieren wollen.

Am besten für: Kleine Teams, denen Trello zu simpel und ClickUp zu verschachtelt ist — und die Wert auf Automatisierung legen.

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5. awork — die deutsche Alternative mit Zeiterfassung

awork aus Hamburg ist die Alternative für alle, die bei US-Cloud-Tools wie Trello (seit 2017 Teil von Atlassian) aus Datenschutzgründen zögern: Die Server stehen in der EU, die Software ist DSGVO-konform, der Anbieter deutsch. Inhaltlich kombiniert awork Aufgabenmanagement (Kanban, Gantt, Listen) mit integrierter Zeiterfassung und Auslastungsplanung — zwei Funktionen, die Trello selbst mit Power-Ups nur über Drittanbieter abdeckt.

Einen dauerhaften Free-Plan gibt es nicht — dafür 14 Tage kostenlosen Test und einen Einstiegspreis ab 5 €/Nutzer/Monat. awork positioniert sich damit nicht als Gratis-Ausweichlösung, sondern als bezahltes Arbeitstool für Teams, die Projektzeiten sauber erfassen müssen — etwa Agenturen und Freelancer mit Subunternehmern.

Am besten für: DACH-Freelancer und kleine Teams, die Projektmanagement plus Zeiterfassung mit EU-Hosting wollen.

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6. Plaky — Kanban ohne Limits, komplett kostenlos

Plaky ist für alle, die Trellos Einfachheit mögen, aber nicht dessen Free-Plan-Limits: unbegrenzte Boards, Items und Nutzer mit Kanban- und Tabellen-Ansicht, komplett kostenlos — ohne die 10-Board-Grenze und ohne Automation-Kontingent. Das Tool läuft im Browser sowie auf iOS und Android und eignet sich vom Solo-Setup bis zum größeren Team, auch mit externen Kunden im Board.

Wer später mehr braucht, startet mit Pro bei 3,99 $/Nutzer/Monat (jährliche Zahlung) — deutlich unter Trello Premium. Die Workflows bleiben bewusst simpel: Gantt und Automationen gibt es erst im Pro-Tarif, Docs oder native Zeiterfassung gar nicht. Als kostenloser Kanban-Ersatz ohne Limits-Frust ist Plaky aber schwer zu schlagen.

Am besten für: Budget-bewusste Freelancer und kleine Teams, die ein simples, dauerhaft kostenloses Board ohne Grenzen suchen.

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Fazit: Welche Trello-Alternative passt zu dir?

• Mehr Ansichten und Funktionen, weiter kostenlos: ClickUp

• Boards plus Docs, Wissen und CRM in einem: Notion

• Struktur und Abhängigkeiten für wachsende Teams: Asana, monday.com

• DSGVO, EU-Server und Zeiterfassung integriert: awork

• Simples Kanban ohne Limits, dauerhaft gratis: Plaky

Und wenn du nach dem Vergleich feststellst, dass Trello für deinen Workflow reicht: auch gut — die 30-Sekunden-Einstiegshürde und der großzügige Free-Plan bleiben unerreicht. Die Details findest du im Trello-Review, alle weiteren Kandidaten in der Projektmanagement-Tool-Übersicht mit Vergleichstabelle — und wer von ClickUp aus vergleichen will, liest die ClickUp-Alternativen.

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