Selbstständig machen 2026: Checkliste in 7 Schritten – von der Anmeldung bis zur Krankenkasse
Fastlancer Team · Aktualisiert: 27. Okt. 2026
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Sich selbstständig zu machen ist vor allem eine Frage der Reihenfolge: Wer die Tätigkeit falsch einordnet oder eine Frist verpasst, korrigiert das später teuer. Diese Checkliste zeigt die sieben Schritte mit ihren Fristen — für Freelancer, Selbstständige und kleine Unternehmen.
Das Wichtigste in Kürze
Steuerlicher und rechtlicher Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine individuelle Beratung.
Selbstständig machen: die Checkliste in 7 Schritten
| Schritt | Was zu tun ist | Frist und Grundlage |
|---|---|---|
| 1. Tätigkeit einordnen | Freiberuflich oder gewerblich? Entscheidet über Gewerbeamt, Gewerbesteuer und IHK. | vor dem Start · § 18 und § 15 EStG |
| 2. Gewerbe anmelden | Nur bei gewerblicher Tätigkeit: Gewerbeanzeige beim Gewerbeamt, oft online; Gebühr je Kommune, rund 15–65 € (Ablauf und Kosten). Das Gewerbeamt informiert Finanzamt und IHK. | gleichzeitig mit dem Beginn · § 14 GewO |
| 3. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung | Für Freiberufler und Gewerbe: selbst über ELSTER übermitteln, auch wenn das Gewerbeamt das Finanzamt schon informiert hat. Danach kommt die Steuernummer. | binnen eines Monats · § 138 Abs. 1b, 4 AO |
| 4. Umsatzsteuer festlegen | Kleinunternehmerregelung oder Regelbesteuerung — die Wahl triffst du im Fragebogen. | § 19 UStG, Grenzen siehe Steuertabelle |
| 5. Absicherung klären | Krankenversicherung, Rentenversicherungspflicht, Künstlersozialkasse, ggf. Berufshaftpflicht. | Rentenversicherung: Meldung binnen drei Monaten · § 190a SGB VI |
| 6. Konto und Buchhaltung | Geschäftskonto (keine Pflicht für Einzelunternehmer), Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Rechnungen mit Pflichtangaben. | Aufbewahrung: Belege 8, Bücher 10 Jahre · § 147 AO |
| 7. Steuerrücklagen planen | Geld für Nachzahlung und die anschließenden Vorauszahlungen zurücklegen. | Vorauszahlungen 10.3., 10.6., 10.9., 10.12. · § 37 EStG |
Den Gründungszuschuss gibt es nur, wenn er vor Beginn der Selbstständigkeit beantragt ist (§ 324 SGB III). Wer zuerst das Gewerbe anmeldet und danach zur Agentur für Arbeit geht, hat den Anspruch in der Regel verspielt — Details im Abschnitt Gründungszuschuss.
Freiberufler oder Gewerbe: welcher Anmeldeweg gilt
Freiberufler melden sich nur beim Finanzamt; Gewerbetreibende — vom Online-Shop über Social-Media-Management bis zum Einzelcoaching — zusätzlich beim Gewerbeamt, und zwar ab dem ersten Tag der Tätigkeit, nicht ab dem ersten Umsatz. Bei IT, Design oder Fotografie hängt die Einordnung am Einzelfall: Die Grenzfälle stehen in Freiberufler oder Gewerbe?, die Begriffe in Unterschied zwischen freiberuflich und selbstständig, das Formular im Schritt-für-Schritt-Guide zur Kleingewerbeanmeldung.
Nebenberuflich oder direkt Vollzeit? Nebenberuflich zu starten ist der risikoärmste Weg: Das Gehalt läuft weiter, und die Krankenversicherung bleibt meist beim Arbeitgeber, solange der Hauptjob den Schwerpunkt bildet — ob das so ist, stuft die Krankenkasse ein, nicht du. Arbeitgeber, Steuern und Elterngeld behandelt der Guide nebenberuflich selbstständig machen. In Vollzeit wechselst du am besten auf Basis eines stabilen Durchschnitts über mehrere Monate, nicht nach einem guten Monat.
Steuern als Selbstständiger: was im ersten Jahr auf dich zukommt
| Steuer | Wann sie greift | Was du tun musst |
|---|---|---|
| Einkommensteuer | Auf deinen Gewinn, zusammen mit allen anderen Einkünften zum persönlichen Steuersatz. | Jährliche Erklärung; danach Vorauszahlungen, sobald sie mindestens 400 € im Jahr und 100 € je Termin betragen (§ 37 Abs. 5 EStG). |
| Umsatzsteuer | Steuerfrei als Kleinunternehmer, wenn der Vorjahresumsatz 25.000 € nicht überschritten hat und der laufende 100.000 € nicht überschreitet. Im Gründungsjahr: 25.000 € im laufenden Jahr, ohne Hochrechnung. | Sonst Umsatzsteuer auf Rechnungen und regelmäßige Voranmeldungen. Ein freiwilliger Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung bindet fünf Jahre (§ 19 Abs. 3 UStG). |
| Gewerbesteuer | Nur Gewerbetreibende, nur auf den Gewerbeertrag über dem Freibetrag von 24.500 € (§ 11 GewStG). | Wird größtenteils auf die Einkommensteuer angerechnet (§ 35 EStG); Freiberufler zahlen keine. |
Wann die Voranmeldung fällig wird, erklärt Umsatzsteuervoranmeldung: Grenzen. Wie viel du zurücklegen solltest, rechnet der Rücklagenrechner für Freelancer mit deinen Zahlen durch — Nachzahlung fürs erste Jahr und erste Vorauszahlung kommen oft gleichzeitig.
Absicherung: Krankenversicherung, Rente, KSK und Rechtsschutz
| Thema | Wen es betrifft | Was gilt |
|---|---|---|
| Krankenversicherung | Alle hauptberuflich Selbstständigen | Wahl zwischen freiwillig gesetzlich und privat, Beitrag trägst du allein. Der Weg zurück in die gesetzliche Kasse ist als Selbstständiger schwierig. |
| Rentenversicherungspflicht | u. a. Lehrer und Erzieher (auch Trainer und Dozenten), Pflegepersonen, Hebammen, Handwerker in der Handwerksrolle, Selbstständige ohne Angestellte mit im Wesentlichen nur einem Auftraggeber | Pflichtbeiträge zur gesetzlichen Rente (§ 2 SGB VI); Meldung binnen drei Monaten nach Start (§ 190a SGB VI). |
| Künstlersozialkasse (KSK) | Selbstständige Künstler und Publizisten, etwa Designer, Texter, Journalisten, Musiker | Pflichtversichert in Renten-, Kranken- und Pflegeversicherung; du zahlst die Hälfte der Beiträge, die andere Hälfte tragen Künstlersozialabgabe und Bundeszuschuss (§ 1, § 14 KSVG). Unter einem Arbeitseinkommen von 3.900 € im Jahr versicherungsfrei — nicht in den ersten drei Jahren (§ 3 KSVG). |
| Berufshaftpflicht | Pflicht nur in einzelnen Kammerberufen wie Anwälten, Steuerberatern, Architekten und Ärzten | Für alle anderen freiwillig, bei Kundenprojekten mit Haftungsrisiko sinnvoll. |
Die Krankenversicherung ist die folgenreichste Entscheidung des Starts: Vergleiche Angebote und plane den Beitrag fest in deinen Stundensatz ein. Auf der privaten Seite ist ottonova die digitale Variante mit Tarifen für Selbstständige, Arztterminen und Rechnungseinreichung per App. Gegen Vertragsrisiken — ein Kunde zahlt nicht, ein Auftrag kippt — deckt der Firmenrechtsschutz der ARAG Vertragsstreit, Forderungsmanagement und telefonische Anwaltsberatung ab; für Vertragsstreit gilt eine Wartezeit, also vor dem ersten Konflikt abschließen.
Gründungszuschuss: Förderung aus dem Arbeitslosengeld
| Punkt | Was gilt (§§ 93, 94 SGB III) |
|---|---|
| Voraussetzung | Hauptberufliche Selbstständigkeit, die die Arbeitslosigkeit beendet; Restanspruch auf Arbeitslosengeld von mindestens 150 Tagen. |
| Nachweise | Stellungnahme einer fachkundigen Stelle zur Tragfähigkeit (z. B. IHK, Handwerkskammer, Kreditinstitut) plus Darlegung deiner Kenntnisse — in der Praxis mit Businessplan. |
| Höhe | Sechs Monate das zuletzt bezogene Arbeitslosengeld plus 300 € im Monat; danach auf Nachweis der Geschäftstätigkeit weitere neun Monate 300 € im Monat. |
| Antrag | Vor dem Start (§ 324 SGB III). Ermessensleistung: Es gibt keinen Rechtsanspruch. |
Durch den Businessplan, den auch die Bank sehen will, führt SmartBusinessPlan mit Leitfragen und integrierter Finanzplanung.
Deinen Stundensatz richtig kalkulieren
Der häufigste Startfehler ist ein Stundensatz am alten Gehalt: Als Selbstständiger fehlen Lohnfortzahlung, bezahlter Urlaub und Arbeitgeberanteile, und Akquise ist unbezahlte Zeit. Den Rechenweg mit Steuern und Krankenkasse zeigt der Guide Stundensatz berechnen, mit deinen Zahlen rechnet der Stundensatzrechner für Freelancer. Wer mehrere Leistungen zu unterschiedlichen Preisen anbietet, prüft mit Smart Business Control, ob Angebot, Preise und Absatzmengen zusammen tragen.
Die richtigen Tools von Anfang an
| Bereich | Womit starten | Ausführlicher Vergleich |
|---|---|---|
| Geschäftskonto |  Finom, Kontist oder FYRST Base — alle mit kostenlosem Einstiegstarif | Geschäftskonto-Vergleich |
| Rechnungen |  Papierkram (Free-Tarif für Angebote und Rechnungen), BillingEngine oder der kostenlose Rechnungsgenerator | Buchhaltungstools für Selbstständige |
| Buchhaltung und EÜR | Papierkram ab dem ersten Bezahltarif (EÜR, GoBD-Testat von PKF), FastBill, Lexware, sevDesk | |
| Zeiterfassung |  Clockify mit dauerhaft kostenlosem Tarif | Zeiterfassungstools im Vergleich |
| Organisation |  Notion für Kunden, Projekte und Notizen; analog ein Notizbuch wie das LEUCHTTURM1917 Medium (A5) | Top-Empfehlungen für Selbstständige |
Erste Kunden gewinnen
Der erste Auftrag kommt oft aus dem eigenen Netzwerk: Sag Freunden, früheren Kollegen und Bekannten, was du anbietest, und zeig auf LinkedIn mit einem klaren Profil und regelmäßigen Einblicken, woran du arbeitest. Auf Plattformen wie Malt, freelancermap oder Upwork bewirbst du dich direkt auf Projekte — die Übersicht der besten Projektplattformen zeigt, welche zu dir passt. Kaltakquise funktioniert nur persönlich und auf das einzelne Unternehmen zugeschnitten; mehr dazu im Guide Kunden gewinnen als digitaler Freelancer.
Fallbeispiele: drei typische Starts
| Fall | Anmeldung | Umsatzsteuer | Worauf achten |
|---|---|---|---|
| Webentwicklerin, Vollzeitjob, abends Kundenprojekte | Oft freiberuflich (ingenieurähnlich), dann nur Fragebogen in ELSTER | Kleinunternehmerregelung möglich | Arbeitsvertrag auf Anzeigeklausel prüfen, Krankenkasse informieren; Projekte als Qualifikationsnachweis dokumentieren. |
| Coach, hauptberuflich aus dem Arbeitslosengeld | Einzelcoaching meist gewerblich: Gewerbeamt plus Fragebogen | je nach Kunden und Umsatz | Gründungszuschuss vor der Anmeldung beantragen; bei überwiegend Seminaren und Kursen Rentenversicherungspflicht als Lehrer prüfen. |
| Online-Shop für Selbstgenähtes | Gewerbe: Gewerbeamt plus Fragebogen | im Gründungsjahr bis zur 25.000-€-Grenze steuerfrei | Gewerbesteuer erst über dem Freibetrag; Shop-Rechtstexte und Belege von Anfang an sauber ablegen. |
Weiterführende Guides zur Selbstständigkeit:
- Nebenberuflich selbstständig machen — Krankenkasse, Arbeitgeber und Steuern neben dem Hauptjob
- Freiberufler oder Gewerbe? — Katalogberufe, Grenzfälle und was die Einordnung kostet
- Kleingewerbe anmelden — Kosten und Ablauf der Gewerbeanmeldung
- Stundensatz berechnen — der Rechenweg mit Beispiel
Jemand im Umfeld macht sich gerade selbstständig? Passende Geschenkideen zur Selbstständigkeit und Firmengründung stehen in einem eigenen Guide.
Selbstständig machen – Fazit
Ordne zuerst deine Tätigkeit ein und halte die zwei Fristen ein, die zählen: Gewerbeanzeige zum Start, Fragebogen binnen eines Monats. Einzige Ausnahme von der Reihenfolge: Wer aus dem Arbeitslosengeld gründet, stellt den Antrag auf Gründungszuschuss vor allem anderen. Den ganzen Weg ausführlich beschreibt der Fastlancer Greenprint.
Häufige Fragen
Was sind die ersten Schritte in die Selbstständigkeit?
Erst die Tätigkeit einordnen (freiberuflich oder gewerblich), bei einem Gewerbe die Gewerbeanzeige abgeben und dann binnen eines Monats den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung in ELSTER übermitteln — dort entscheidest du auch über die Kleinunternehmerregelung. Danach folgen Krankenversicherung, Geschäftskonto und Buchhaltung.
Freiberufler oder Gewerbetreibender — was bin ich?
Freiberuflich sind die Katalogberufe nach § 18 EStG sowie wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende und erzieherische Arbeit; alles andere ist Gewerbe. Bei IT, Design oder Coaching kommt es auf den Einzelfall an — siehe Freiberufler oder Gewerbe.
Brauche ich nebenberuflich die Zustimmung meines Arbeitgebers?
Eine generelle Genehmigungspflicht gibt es nicht, Anzeigeklauseln im Arbeitsvertrag sind aber wirksam. Tabu sind Konkurrenztätigkeit und alles, was den Hauptjob beeinträchtigt.
Was kostet es, sich selbstständig zu machen?
Die Anmeldung beim Finanzamt ist kostenlos, für die Gewerbeanzeige verlangt die Kommune eine Gebühr. Laufend fallen vor allem Krankenversicherung, Steuerrücklagen und Software an.
Lohnt sich die Kleinunternehmerregelung?
Vor allem bei Privatkunden und wenig Ausgaben: Du stellst Rechnungen ohne Umsatzsteuer und sparst die Voranmeldungen, verzichtest aber auf den Vorsteuerabzug. Möglich ist sie, wenn der Vorjahresumsatz 25.000 € nicht überschritten hat und der laufende 100.000 € nicht überschreitet — im Gründungsjahr gilt 25.000 € als Grenze für das laufende Jahr.
Gibt es Förderung für den Start in die Selbstständigkeit?
Wer Arbeitslosengeld bezieht und hauptberuflich gründet, kann den Gründungszuschuss nach § 93 SGB III bekommen — eine Ermessensleistung der Agentur für Arbeit. Der Antrag muss vor dem Start gestellt sein.
