Notion: Das vielseitige Workspace-Tool für Freelancer und kleine Teams
Notion ist längst mehr als eine simple Notiz-App. Es ist ein flexibles, digitales Arbeitsumfeld, das Projekte, Aufgaben, Datenbanken und Notizen an einem Ort vereint. Gerade für Freelancer und kleine Unternehmen kann Notion zum zentralen Dreh- und Angelpunkt werden, um Arbeit, Kundenprojekte und private Organisation unter einen Hut zu bringen. Wir haben uns das etwas genauer angeschaut.
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Was ist Notion?
Notion ist eine All-in-One-Workspace-App, die es ermöglicht, Texte, Datenbanken, Kanban-Boards, Kalender und vieles mehr in einem Tool zu kombinieren. Die Plattform ist komplett anpassbar und eignet sich daher sowohl für Einzelpersonen als auch für Teams. Ob du deine Kunden verwalten, Projekte planen oder ein digitales Archiv für dein Business aufbauen willst – Notion bietet dir die Basis dafür.
Die zentrale Notion-Startseite: KI-gestützter Workspace für Organisation, Planung und Zusammenarbeit (Auszug von notion.com)
Wichtige Funktionen von Notion
Anpassbare Arbeitsbereiche: Dashboards und Seiten lassen sich komplett frei gestalten. So kannst du Notion exakt auf deinen Workflow zuschneiden.
Projekt- und Aufgabenmanagement: Erstelle Kanban-Boards, Kalender und To-Do-Listen, die deine Projekte übersichtlich abbilden.
Datenbanken und Verknüpfungen: Baue eigene CRM-Systeme, Finanzübersichten oder Content-Planungen mit Datenbank-Funktion und Formeln.
Kollaboration in Echtzeit: Teile Seiten mit Kunden oder Teammitgliedern und arbeite live zusammen.
Notion AI: Die integrierte KI unterstützt beim Texten, Sortieren und Automatisieren von Aufgaben.
Template-Galerie: Nutze Vorlagen aus der Community oder erstelle eigene, um Zeit zu sparen.
Visuelle Projektplanung mit Kanban-Boards und Status-Tracking in Notion (Auszug von notion.com)
Beispiel für Projektmanagement mit Notion und GitHub – Aufgaben, Status und Fortschritt im Überblick (Auszug von notion.com)
Live-Kollaboration in Dokumenten: Kommentare, Feedback und Versionen in Echtzeit (Auszug von notion.com)
Warum ist Notion auch gut für Freelancer geeignet?
Als Freelancer jonglierst du oft viele Rollen: Kundenkommunikation, Projektmanagement, Rechnungsstellung – und all das neben deiner eigentlichen Arbeit. Notion setzt hier an und kann helfen, Struktur in diesen Mix zu bringen.
Kunden- und Projektverwaltung: Erstelle Datenbanken für Kunden, tracke Deadlines und behalte den Überblick über laufende Aufträge.
Finanzen und Rechnungen: Nutze Tabellen und Formeln, um Einnahmen, Ausgaben und offene Zahlungen zu verwalten.
Portfolio: Baue aus deinen Projekten interaktive Seiten, die du direkt als Portfolio nutzen kannst.
Content-Planung: Für Creator und Dienstleister ideal, um Social-Media-Posts, Blogs oder Kampagnen zu planen.
Persönliche Organisation: Auch private To-Do-Listen, Journals und Zieltracker lassen sich in Notion abbilden.
Im Gegensatz zu klassischen Projektmanagement- oder Notiz-Apps kombiniert Notion alles in einer Oberfläche. Du brauchst kein separates Kanban-Board, keine externe To-Do-App und kein zusätzliches Wiki. Besonders für kleine Businesses bedeutet das weniger Chaos und mehr Übersicht in einem einzigen Workspace. Unzählige kostenlose und bezahlbare Vorlagen machen das Anlegen von neuen Projekten zudem wesentlich leichter.
Notion Template-Galerie mit Vorlagen für Arbeit, Alltag und Schule (Eigener Auszug von Notion auf MacOS)
Was uns an Notion gefällt und was nicht
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Was uns gefällt
Flexibilität und Anpassbarkeit: Arbeitsbereiche, Dashboards und Templates lassen sich genau auf die eigenen Projekte und Workflows zuschneiden.
Alles-in-einem-Lösung: Notion kombiniert Notizen, Projektmanagement und Datenbanken in einer einzigen Oberfläche.
Visuelle Organisation: Datenbanken, Kanban-Boards und Kalender machen Projekte und Deadlines übersichtlich.
Kollaboration: Echtzeitbearbeitung und Freigaben sind unkompliziert und für Teams und Kundenprojekte geeignet.
Notion AI: Automatisierte Textgenerierung, schnelle Berechnungen und Content-Ideen sparen Zeit.
Integration: Schnittstellen zu Tools wie Google Drive, Slack und Zapier erleichtern den Workflow.
Preis-Leistung: Der kostenlose Plan deckt bereits viele Funktionen ab, die Bezahlpläne sind für kleine Teams attraktiv.
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Wo noch Luft nach oben ist
Performance bei großen Datenbanken: Bei sehr umfangreichen Workspaces kann die Ladegeschwindigkeit leiden.
Offline-Nutzung: Funktioniert nur eingeschränkt, keine vollwertige Offline-Version. Diese sei aber geplant.
Kein klassisches Task-Management out of the box: Vieles muss über Vorlagen oder eigene Strukturen erstellt werden. Das kann aber über Templates gelöst werden.
Rechteverwaltung: Für Teams fehlen teilweise feinere Berechtigungsstufen.
Updates: Regelmäßige Änderungen im Interface erfordern manchmal Anpassungen an bestehenden Workspaces.
Preisgestaltung von Notion
Notion bietet einen kostenlosen Plan, der für Einzel-Freelancer bereits viel abdeckt: Kalenderfunktion, Basic-Websites, Formulare, viele Seiten und Blöcke, die Kernfunktionen und die Möglichkeit, mit bis zu zehn Gästen zusammenzuarbeiten. Das ist einer der stärksten und umfangreichsten Free-Plans unter den getesteten Tools. Doch upgraden kann sich lohnen:
Der Plus-Plan startet bei ca. 9,50 € pro Monat bei jährlicher Zahlung pro Nutzer und eignet sich für größere Workflows mit unbegrenzten Datei-Uploads, Seiten und Blöcken.
Für größere Vorhaben gibt es den Business-Plan für 19,50€ mit erweiterten Admin- und Sicherheitsfunktionen sowie Premiumintegrationen (und vollwertiger Notion AI, die ist im Free-Plan eher zu eingeschränkt).
Die aktuellen Notion-Preismodelle im Überblick – von Free bis Enterprise für Teams jeder Größe (Auszug von notion.com)
Hinweis: Die genannten Preise entsprechen dem Stand zum Zeitpunkt der Veröffentlichung und können sich jederzeit ändern. Für die aktuellsten Konditionen besuche bitte die offizielle Website des Anbieters: Aktuelle Preise ansehen.
Fazit: Lohnt sich Notion für dich als Freelancer?
Notion ist eine der flexibelsten Plattformen für Selbstständige und kleine Unternehmen. Es ersetzt gleich mehrere Tools, lässt sich an jede Arbeitsweise anpassen und wächst mit deinem Business. Vor allem das kollaborative Arbeiten mit anderen Kollegen oder Kunden ist eine der stärksten Eigenschaften des Tools. Wer eine zentrale Lösung sucht, um Projekte, Finanzen, Kunden und eigene Ziele zu organisieren, findet in Notion ein starkes Alltags-Werkzeug.
Alternativen zu Notion – Was gibt es noch?
Trello: Einfaches Kanban-Board für Aufgabenmanagement, ideal für Teams, die visuelle Workflows bevorzugen.
ClickUp: Kombiniert Aufgaben, Ziele und Zeiterfassung in einem Tool mit umfangreichen Integrationen.
Asana: Leistungsstarke Projektmanagement-Lösung mit klaren Workflows und Teamkommunikation.
Evernote: Fokussiert auf Notizen und Wissensmanagement, geeignet für einfache Organisation.
Coda: Flexible Kombination aus Dokumenten und Datenbanken, ähnlich wie Notion, aber mit stärkerem Tabellenfokus.
Probiere es am besten selbst aus.
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